Вы когда-нибудь, глядя на свой список дел, чувствовали, что напрягаетесь все больше и больше? Или беспокоитесь, что никогда не дойдете до конца?
Много раз я приходил в бешенство, думая о том, как много дел мне нужно сделать, ведь в сутках всего 24 часа.
Мне потребовалось много стрессовых дней, чтобы осознать, что организация - это ответ на мой растущий список дел.
Я знал, что не одинок в своем стрессе; 83% работников США испытывают стресс, и почти 70% работников чувствуют, что у них слишком много работы.
Если вы один из них, как и я, вот 17 организационных приемов, которые помогут снизить стресс
1. Прекратите многозадачность
Вы можете подумать, что если немного поработать над каждой частью вашего списка дел, это поможет улучшить его, но вы ошибаетесь. Многозадачность - одна из худших вещей, которые вы можете сделать для своей продуктивности. Вы не только переусердствуете, но и создаете себе еще больше отвлекающих факторов.
Вместо того, чтобы пытаться сделать все сразу, сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить одно дело полностью за раз. Это позволит вам сосредоточить все свои мысли на одной задаче и по-настоящему сосредоточиться. Затем, когда вы закончите, вы можете завершить этот мыслительный процесс и перейти к следующему.
2. Составьте список завтрашних дел сегодня
Чтобы дела продвигались вперед, вам нужно заранее организовывать свой список дел, возможно, каждый вечер. Это позволит вам переоценить то, что вы уже сделали, и то, что нужно перенести на следующий день. Заполнение списка дел накануне вечером также дает вам возможность сразу приступить к выполнению задач на следующее утро.
3. Установите реалистичный срок выполнения для каждой задачи
Думаете, вы сможете написать сообщение в блоге объемом 2000 слов, написать 10 электронных писем и провести 3 встречи за один день? Может быть, если вы хотите работать до 22:00 и еще больше напрягаться.
Как только вы получите задание, убедитесь, что вы установили реалистичный срок, когда вы сможете его выполнить. Назначая дату, примите во внимание все остальные дела, которые у вас уже есть к этому дню, и насколько важно успеть сделать это к определенному времени.
Как только вы все организуете к дате, которуюна самом деле, вы сможете снять с себя это дополнительное давление.
4. Прежде чем приступить к работе, подготовьте все необходимое
Начало задачи без всей необходимой информации или ресурсов только собьет вас с толку.
Например, если вам нужно отправить электронное письмо в вашу базу данных, есть ли у вас список, которому нужно его отправить? Если нет, то создание этого списка должно стать дополнительной задачей в вашем списке дел.
Пополняя свой список, не забудьте спросить себя: «Готов ли я начать это?» Есть ли у меня все, что мне нужно?»
Если нет, переместите его вниз по списку и добавьте его обратно в свой день только тогда, когда будете готовы.
5. Расставьте приоритеты: расставьте вещи в порядке важности
Я знаю, что иногда все может показаться первостепенным, но, скорее всего, они могут подождать день или два.
Если другие ожидают, что вы успеете что-то сделать к определенному времени, они должны появиться первыми в вашем списке. После этого сосредоточьтесь на том, что вам нужно сделать для себя в этот день. Все остальное может подождать до следующих нескольких дней.
Как только ваш список будет упорядочен по важности, сосредоточьте все свое внимание на этих важных пунктах и продолжайте двигаться вниз по списку настолько далеко, насколько сможете, не подвергая себя стрессу.
6. Объедините похожие задачи
После того, как вы составили список дел по приоритету, сгруппируйте похожие задачи вместе (насколько это возможно). Когда вы окажетесь в потоке, вам будет легко перейти к задаче, похожей на ту, которую вы только что завершили. Ваш образ мышления не придется менять так радикально, как при выполнении совершенно другого типа задачи.
7. Отключение уведомлений
В наши дни вы всегда на связи. Будь то по телефону, электронной почте или, в нашем случае, через Slack, у людей всегда есть возможность связаться с вами, что бы вы ни делали.
Одна вещь, которая действительно помогла мне сосредоточиться, - это установить в течение дня время, когда я отключаю ВСЕ уведомления и продолжаю работать. Я заметил, что не только чувствую себя более успешным, но и работа, которую я делаю, стала намного лучше!
Вам не обязательно оставаться офлайн надолго, но постарайтесь не устанавливать интервалы уведомлений пару раз в день, чтобы внешние отвлекающие факторы не замедляли вас.
8. Установить сигналы фокусировки
Еще одна вещь, которая помогает мне оставаться в фокусе, - это установить на телефоне «Сигналы фокусировки». У меня есть будильник утром, днем и за час до ухода с работы, где я спрашиваю себя: «Как я сейчас чаще всего использую свое время?»
Эти будильники позволяют мне перефокусировать свои мысли и поймать себя на том, что я выполняю несколько задач одновременно или неразумно использую свое время. Попробуйте сначала установить его и посмотрите, насколько это поможет. Если это не так, начните устанавливать еще пару, чтобы оставаться в курсе своего дня.
9. Содержите стол в чистоте
Может показаться, что это вообще не повлияет на ваш список дел, но доказано, что беспорядочная обстановка может нарушить вашу концентрацию. Когда вы окружаете себя нездоровым физическим пространством, вы только создаете еще больше нездорового ментального пространства.
Итак, каждое утро наводите немного порядок на своем столе. Избавьтесь от мусора, безделушек и беспорядка, которые могут привести к неорганизованности вашего рабочего пространства.
Еще один бонусный совет, поскольку мы все каждый день находимся за компьютерами, очистите и свой рабочий стол.
Убедитесь, что у вас нет миллиона файлов и папок, из-за которых вам будет сложно найти то, что вам нужно, когда вам это нужно. Держите все в порядке и подальше от экрана, чтобы создать более чистое цифровое рабочее пространство.
10. Начни с большого, затем стань меньше
Когда вы создаете списки дел, легче сосредоточиться на текущей задаче, а не на более широкой картине всего этого. Размышление о том, какое значение каждая задача имеет для вашего долгосрочного плана, поможет вам сохранить чувство выполненного долга даже при выполнении самых обыденных задач.
Это также поможет убедиться, что каждая выполняемая вами задача действительно способствует достижению цели. Поможет ли добавление эффекта наведения к вашему призыву к действию привлечь больше посетителей, или это просто что-то крутое? Если вы сможете задавать себе этот вопрос каждый день, вы всегда будете работать над достижением своих целей.
11. Добавьте незапланированные дела в свой список дел
Когда большинство людей составляют список дел, они, как правило, откладывают повседневные дела, такие как ответы на электронные письма, обед или ответы коллегам, хотя на это уходит время. Добавление этих «незапланированных» дел даст вам более реалистичную картину вашего дня.
Вам не обязательно добавлять каждый пункт по отдельности, но добавление дополнительных 15–20 минут в список дел позволит избежать неожиданных перерывов.
12. Создайте список выполненных работ
Знаете ли вы, что физическое вычеркивание дел из списка помогает вам почувствовать большее чувство выполненного долга? Аналогичного ощущения можно достичь с помощью списка выполненных дел. Выполнив что-то из своего списка дел, переместите это в отдельный список выполненных дел.
Поначалу может показаться, что это не особо на вас влияет, но по мере того, как ваш список выполненных дел заполняется, а список дел пустеет, вы почувствуете себя более успешным в своем дне.
Поверьте мне, каждый вечер, когда я смотрю на свой список выполненных работ, я просто думаю о том, как можно добавить еще что-нибудь, чтобы сделать это завтра.
13. Создайте список отходов
Да-да, я знаю еще один список, но поверьте, этот того стоит.
Когда я создал свой первый «список отходов», куда в течение дня добавлял все, что в конечном итоге создает больше работы для меня или моей команды, я был шокирован тем, сколько элементов моего дня создавали для меня больше работы и моя команда.
Например, пять минут каждое утро, чтобы ответить на вопрос члена команды о примечаниях по функциональности для клиента, хотя я мог дать им это с самого начала, были пятью минутами, которые мне хотелось бы вернуть каждый раз утро.
Так что да, создайте этот дополнительный список мусора, потому что в конце недели вы начнете удалять ненужные предметы из своих ежедневных дел.
14. Сделать это общедоступным
Поделиться своим списком дел с другими значит больше, чем просто возложить на вас ответственность за выполнение дел (хотя это не повредит). Это на самом деле делает вас более эффективными. Если другие просматривают ваши задачи, вы, скорее всего, сделаете их более конкретными и детальными.
Каждую неделю в IMPACT мы вместе, как команда, планируем списки дел. Затем, в стиле Scrum, каждый день мы делимся тем, что мы сделали накануне, что планируем сделать сегодня и что мешает нам завершить дела из нашего списка.
Это помогает нам работать в команде и нести ответственность друг перед другом за все, над чем, как мы говорим, мы будем работать в этот день.
Попробуйте поделиться своим списком дел с коллегой, другом или даже с семьей, чтобы не сбиться с пути.
15. Используйте инструмент, который поможет вам организовать
Самостоятельно оставаться организованным сложно, поэтому попробуйте использовать какой-нибудь инструмент!
В IMPACT мы используем Jira, чтобы планировать наши задачи. Если ваша компания работает в гибкой среде, вам лучше всего использовать Jira. Это позволяет вам планировать все на еженедельной, а затем на ежедневной основе и связывать все с большей целью.
Trello - отличный инструмент для создания более персонализированного списка дел. Когда мы использовали Trello как организацию, у меня был список дел на месяц, неделю и день, а также еще пара, содержащая шаблоны или документы, к которым я часто обращался.
Напоминания - это недооцененный организационный инструмент, который я также использую, чтобы не сбиться с пути.
Вы всегда можете создать список прямо в приложении, но на самом деле я использую его для еженедельных/ежедневных напоминаний о вещах, которые помогут мне выполнить мои задачи.
Например, у меня есть еженедельные будильники для записи каждого моего звонка, что помогает мне лучше вести заметки и прослушивать более подробную информацию. Это помогает заполнить пробелы в некоторых задачах, о которых мне нужно было еще несколько деталей.
Проверьте их и решите, какой из них лучше всего подходит вам, или, если вы похожи на меня, вы можете использовать все три!
16. Не забывайте дышать
Когда вы просматриваете список дел, иногда трудно не забыть остановиться и перевести дух. Это один из моих самых важных факторов, определяющих, буду ли я испытывать стресс в тот день или нет. Каждый день, если я чувствую, что начинаю немного нервничать или беспокоиться о своем списке, я останавливаюсь и следую методу 4-7-8:
- Вдохните через нос, сосчитав до четырех, почувствуйте, как расширяется живот.
- Задержите дыхание на счет семь.
- Затем выдохните через рот, медленно считая до восьми. Если можете, засуньте язык за нижние зубы и издайте свистящий звук на выдохе.
17. Не переживайте
Я знаю, что это гораздо легче сказать, чем сделать. Иногда вы не можете не испытывать стресса из-за всего, что лежит на вашей тарелке в течение дня. Под этим я подразумеваю следующее: не позволяйте списку дел утомлять вас.
Это не конец света, если день подходит к концу, а у тебя еще осталась пара дел. Если вы следовали своему списку приоритетов, то эти дела не являются критически важными и могут быть перенесены на следующий день. Напомните себе об этом в следующий раз, когда день подходит к концу, а у вас еще осталось несколько дел.
Что вам подходит?
Хотя некоторые из этих вещей отлично подходят мне, они могут не подойти вам. Убедитесь, что вы персонализировали каждый из этих советов в соответствии со своими потребностями. Если вы обнаружите, что для вас лучше составлять список дел каждое утро, а не каждый вечер, сделайте это.
Используйте этот список как основу для управления своим списком дел, а затем развивайте его. Дайте нам знать, что работает или не работает для вас, в комментариях ниже!