Управлять сотрудниками всегда непросто, но управлять сотрудниками, которые даже не находятся в одном помещении, может быть совсем другой игрой.
Рассмотрим некоторые из наиболее частых вопросов, которые возникают у людей об управлении удаленными сотрудниками:
- “Как узнать, работают ли мои удаленные сотрудники?”
- “Как мы можем сделать так, чтобы наши удаленные сотрудники чувствовали себя частью нашей культуры?”
- “Как мне улучшить общение, преодолевая все трудности удаленности?”
- “Как эффективно управлять офисными и удаленными сотрудниками?”
Если какая-либо из этих мыслей пришла вам в голову, читайте дальше. Именно об этом мы и поговорим.
Во-первых, давайте подготовим почву.
Еще в 2016 году я написал статью обо всем, что мне хотелось бы знать, прежде чем переехать на работу сюда, в IMPACT. Перенесемся в осень прошлого года, и обстоятельства моей жизни снова изменились. Моему мужу предложили должность в моем родном городе в Техасе, поэтому я собрала вещи, снова переехала через всю страну и официально стала удаленным сотрудником.
Во время моего первого переезда IMPACT не совсем подходил для удаленной работы. У нас была одна удаленная сотрудница, и, если быть полностью прозрачным, мы не очень постарались, чтобы она не чувствовала себя на острове. Мы знали об этом и усердно работали над тем, чтобы это исправить. Чтобы сохранить прозрачность, мы все еще пытаемся улучшить качество обслуживания как удаленных, так и офисных членов команды.
За последний год количество удаленных сотрудников увеличилось с одного до десяти, включая меня. Это почти треть нашего штата, и этот состав не уникален. Предложение возможностей удаленной работы быстро становится необходимостью современной жизни и привлечения лучших молодых талантов.
В ближайшие несколько месяцев я возьму на себя новую роль директора по обслуживанию клиентов в IMPACT, и с этой задачей мне придется столкнуться лицом к лицу. В нашей команде из 13 человек, работающих с клиентами, 8 работают удаленно; Не все так категорично: все в офисе или все удаленно.
Готовясь к своей роли, я как удаленный член команды спрашивал себя, чего бы мне хотелось видеть, а также исследовал великие компании с замечательной удаленной культурой.
Ниже я узнал, на чем IMPACT будет концентрироваться в следующем году, и как вы тоже можете добиться лучших результатов в управлении удаленной командой.
1. Найм для культуры в первую очередь
Я буду краток, поскольку это довольно очевидно, но и самое важное.
Если вы беспокоитесь о том, что члены вашей команды работают не так усердно и усердно, как ваша офисная команда, то они либо не соответствуют корпоративной культуре, либо вам нужно спросить себя, как вы оцениваете производительность труда (подробнее об этом чуть позже).
Хорошее культурное соответствие означает, что вы согласны с ценностями, процессами, целями и видением компании. Это означает, что вы верите в одно и то же и стремитесь воплотить все это в жизнь.
Как это работает IMPACT:
У нас очень избирательный процесс найма для поиска людей с подходящей культурой, НО он не состоит из 15 звонков. У нас есть 4 основные точки соприкосновения:
- 5-минутный «быстрый» звонок: Мы задаем несколько ключевых вопросов, которые сразу же дадут нам знать, если кто-то квалифицирован.
- 1-часовое интервью: Мы углубляемся в их возможности и определяем, соответствуют ли они культуре. Это делается через видеочат.
- Суперстрашное занятие по найму: Мы просим кандидатов выполнить задание, которое продемонстрирует их способность выполнять работу. Это не так уж и страшно – иногда.
- Личный визит: Только самые избранные идут на этот шаг. Финальных кандидатов мы приглашаем к нам в офис на 1-2 дня и даем им возможность познакомиться со всей командой. Это позволяет им судить о нас с культурной точки зрения, а также позволяет нам учитывать мнение всей команды.
Мы также оцениваем, как кандидат пишет и как быстро он отвечает на наши сообщения по электронной почте - все это важно для того типа работы, для которой мы нанимаем.
Мы делаем это для всех потенциальных кандидатов, удаленных или нет.
P. S. Я говорю, что мы избирательны, но мы точно знаем, что спросить, поэтому не тратим чье-либо время. Однажды я участвовал в собеседовании из 8 звонков, семь из которых состояли из одних и тех же вопросов, но с другим членом команды, чтобы они могли «сравнить мои ответы». Это меня так раздражало, что я даже не хотел после этого работать из-за того, как это отразилось на компании. Не будьте такой компанией.
2. Создайте измеримый план адаптации
Невозможно управлять тем, что нельзя измерить.
При найме всех сотрудников, как штатных, так и удаленных, создайте измеримый план адаптации, который позволит вам полностью увидеть, как новые члены вашей команды растут на своей должности. Даже если кто-то очень опытен или вступает в должность уровня директора, установите измеримые контрольные точки, чтобы вы могли отслеживать его работу и гарантировать, что он находится на пути к тому, где вам нужно.
Как это работает IMPACT:
У нас есть 30-, 60-, 90-дневные планы, специфичные для каждой роли, в которых описываются все действия, которые новый член команды должен выполнить, чтобы освоить свою работу в течение 90 дней.
В ходе адаптации каждый человек еженедельно встречается со своим менеджером, чтобы проверить свои успехи, и ему рекомендуется назначать встречи со своими коллегами в рамках своего опыта обучения.
Мы сразу узнаем, наняли ли мы нужного человека, по тому, насколько хорошо он выполняет свой план и насколько хорошо он берет на себя ответственность за его реализацию, а не ждет, пока мы скажем им, что делать.
3. Установите ожидания
Установите ожидания относительно того, за какую работу отвечают члены вашей команды и как их будут оценивать.
Если вы проводите часы за столом, четко дайте понять, что ваши удаленные сотрудники должны быть доступны в ваше рабочее время. Если набранные баллы или результаты более важны для вашей организации, сообщите об этом.
В IMPACT мы представляем собой небольшую комбинацию того и другого. Мы работаем в Scrum, поэтому количество набранных баллов является одним из наших показателей эффективности, но мы по-прежнему работаем с клиентами, которые ожидают определенного времени на общение. Мы просим нашу команду, удаленную или нет, действовать разумно, когда дело касается точных часов.
Также не забывайте неписаные правила. Если существуют культурные нормы, которые новый человек в офисе естественным образом усвоит, ваши удаленные сотрудники никогда не узнают, если вы им не расскажете.
Кроме того, четко обозначьте ожидания от работы и то, как будут оцениваться ваши сотрудники. По сути, это начало с учетом конечной цели, чтобы вы могли решить, как каждый будет оцениваться, и основывать на этом свои обсуждения производительности.
Планируйте регулярные встречи один на один, чтобы узнать, как идут дела у всех членов вашей команды. Делайте все возможное, чтобы никогда не пропустить встречу один на один. Мы все заняты, но не показывайте, что вы слишком заняты для своей команды.
Ожидания и критерии эффективности работы должны быть одинаковыми независимо от того, где вы находитесь.
Как это работает IMPACT:
Мы используем модель RACI (ответственный, подотчетный, коммуникативный/информирующий) между нашими должностями, чтобы иметь кристальную ясность в отношении того, как измеряется наша работа и все, за что мы несем ответственность. Наша команда очень открыто общается, чтобы решить все, что сбивает с толку или требует дополнительных разъяснений.
4. Используйте правильную технологию
Это большая область, над которой мы работали последний год. Нет ничего более неприятного, чем ненадежные технологии для удаленного сотрудника, особенно если это важно для вашей общей производительности. Вот несколько областей, на которых стоит сосредоточиться:
Для выполнения работы:
Здесь управление проектами встречается с коммуникацией. Убедитесь, что у вас есть инструменты, которые позволят вашей команде легко сотрудничать. В IMPACT мы используем следующее:
- Zoom: мы используем его для всех наших внутренних и внешних видеоконференций (видео имеет ключевое значение!!)
- JIRA: Мы используем JIRA в качестве нашего инструмента управления проектами Scrum.
- Confluence: Мы используем Confluence для общей базы знаний. Здесь собраны все наши инструкции, процессы и т. д. Вся наша команда знает, прежде чем вы зададите вопрос, сначала проверьте Confluence. Вероятно, для этого уже есть сценарий.
- Google для бизнеса: члены команды работают над результатом из разных мест, а документы, таблицы и слайды Google упрощают совместную работу. Google Диск также является отличным общим местом для хранения файлов, к которым мы все можем получить доступ.
Для включения:
Ваши удаленные сотрудники не смогут слоняться возле кулера с водой и болтать со всеми остальными. Однако с помощью правильной технологии вы можете добиться такого же опыта.
Slack: Я мог бы отнести слабину к категории «для выполнения работы», но я думаю, что она служит более широкой цели – вовлечению. Чем больше члены нашей команды общаются, будь то о рабочих вопросах или в наших более глупых каналах Slack, тем больше они становятся частью команды, даже если вы находитесь за много миль от них
Для признания:
Ваши удаленные сотрудники усердно работают и тоже заслуживают признания.
- 7Geese: Один из способов постоянно узнавать друг друга - это инструмент под названием 7Geese. Это не только отражает наши цели и ключевые результаты, но и позволяет команде обращать внимание друг на друга на основе наших основных ценностей или других замечательных достижений.
- Slack: Опять же, Slack просто великолепен с точки зрения признания. В этом смысле у нас есть канал happy Thoughts, где мы можем делиться хорошими историями, которые мы слышим друг о друге или об успехах наших клиентов.
В рамках выполнения работы вы также можете рассмотреть возможность выплаты стипендии на обустройство офиса и повседневные расходы. Ваши удаленные сотрудники тратят свои деньги на обустройство офиса и не могут пойти в ящик с вкусностями компании за стикерами и батарейками. Что бы вы ни считали справедливым, просто имейте в виду, что экономия денег за счет расходов на удаленных сотрудников - не лучший сигнал. В некоторых штатах оплата за мобильные телефоны удаленных сотрудников является обязательной, поэтому убедитесь, что вы соблюдаете все, что вы вводите.
5. Установите основные правила общения
Один из моих самых больших страхов, когда я перешёл на удаленную работу, - вставать из-за стола. Я боялся, что кто-нибудь в тот же момент позвонит и решит, что я на самом деле не работаю, даже если я просто отойду выпить кофе. Чтобы исправить это, мы с командой разработали ряд основных правил общения:
- Slack: Ответ в течение двух часов
- Электронная почта: Если возможно, ответьте в течение рабочего дня
- В экстренных случаях: Напиши мне или позвони
- Часовые пояса: Мы все работаем по восточному времени. Вы можете ожидать ответа от меня, как и я могу ожидать ответа от вас в эти рабочие часы. Я единственный, кто находится не в восточном часовом поясе, поэтому вы можете выбрать другой набор стандартов в зависимости от состава вашей команды.
Еще одна проблема, с которой я столкнулся, заключалась в том, как сотрудники офиса разговаривают по телефону. Когда вы единственный удаленный человек, разговаривающий по телефону, а члены офисной команды указывают на что-то в комнате или перекусывают прямо у телефона, вы не можете понять, что происходит.
Я поговорила с нашим директором по талантам, и она помогла создать руководство по этикету удаленного доступа, которому мы все соблюдаем, например, следить за тем, чтобы в приглашениях на встречи всегда была ссылка на видеозвонок, и, находясь на линии, не занимать сторону разговоры, которые заглушают звук.
Это может показаться мелочью, но для удаленного сотрудника это означает, что мы можем участвовать. Мы призываем всех, у кого возникают проблемы со звуком, высказаться в этот момент, чтобы иметь постоянное напоминание о том, как общаться более четко и вовлекать всю команду.
6. Получить Face Time
Я не собираюсь лгать - я действительно с нетерпением ждал возможности работать в пижаме без макияжа - НО мы все поняли, что видео обеспечивает лучшее общение (и вы все равно можете носить спортивные штаны, если хотите).
Настройте свою команду на технологию конференц-связи, например Zoom, чтобы вы могли разговаривать так, как будто вы действительно находитесь там лично.
Говоря о личных встречах, собирайтесь как можно чаще. Некоторые компании проводят ежегодные пикники, а другие собираются чаще. Встреча даже не обязательно должна проводиться в вашей штаб-квартире, если большая часть вашей команды находится удаленно. Просто не забудьте уделить время сплочению команды и позволить удаленной команде познакомиться с другими людьми, с которыми они обычно не работают.
Как это работает IMPACT:
Мы проводим 1 встречу в квартал в нашем офисе в Уоллингфорде, штат Коннектикут. Каждый удаленный сотрудник прилетает на 1 неделю. Мы работаем в офисе, как обычный день, но каждый вечер у нас есть веселое командное занятие, которым можно заняться вместе. Затем мы обычно заканчиваем неделю общим собранием.
Сделаем лишнюю милю
Мы в IMPACT определенно прошли долгий путь в управлении удаленной командой, но нам еще есть над чем работать. Нам предстоит многому научиться, чтобы каждый мог продолжать чувствовать себя частью культуры и получать значимый опыт работы здесь, но в то же время, если вы приложите дополнительные усилия с использованием правильных технологий и процессов, это будет иметь огромное значение.