Контроль за использованием инфраструктуры обмена сообщениями - это борьба стара, как сам бизнес. Сегодняшние вызовы, конечно, более сложные, но по сути не изменились, поскольку римляне, египтяне и вавилоняне посылали команды бегунов, преодолевавших более 200 миль в день. Мы хотим, чтобы наши коммуникации были безопасными, точными и ограничивались миссией (миссиями) предприятия. По моему собственному опыту, этот поиск привел к довольно экстремальным и безуспешным попыткам контроля. Я работал на компанию
Контроль за использованием инфраструктуры обмена сообщениями - это борьба стара, как сам бизнес. Сегодняшние вызовы, конечно, более сложные, но по сути не изменились, поскольку римляне, египтяне и вавилоняне посылали команды бегунов, преодолевавших более 200 миль в день.
Мы хотим, чтобы наши коммуникации были безопасными, точными и ограничивались миссией (миссиями) предприятия. По моему собственному опыту, этот поиск привел к довольно экстремальным и безуспешным попыткам контроля.
Я работал в компании, которая установила в помещении таксофоны и запретила использовать телефонную систему компании для личных звонков. Некоторые классы сотрудников не могли даже принимать входящие звонки. Администраторы принимали сообщения, и на звонки можно было отвечать во время запланированных перерывов с телефонов-автоматов. В конце 90-х я работал в компании, которая какое-то время пыталась запретить использование сотовых телефонов в здании. Эта конкретная компания не была технически подкованной, и ее методы гестапо включали мучительный мониторинг использования Интернета и электронной почты, опасаясь, что Интернет, как и сотовые телефоны, снизит производительность. Топ-менеджеры были печально известны своей привычкой отвечать на электронные письма, распечатывая сообщения, писая свой ответ ручкой на документах и наклеивая их на внутренней почте.
Их недоверие к электронной почте было настолько глубоким, что в тех редких случаях, когда они действительно отправляли сообщение, они заставляли своих помощников связываться с вашим помощником, чтобы убедиться, что оно получено.
Это одна крайность, а другая - это свобода действий, которая может снизить производительность и подвергнуть компанию риску. Знание того, где провести черту, - огромная проблема, которая усложняется без эффективных инструментов для отслеживания и сбора данных сообщений. И еще больше усложняет тот факт, что сотрудники могут использовать несанкционированные службы обмена сообщениями.
В нашем текущем опросе читателей мы спрашиваем читателей, к чему вернутся их пользователи, когда корпоративная сеть электронной почты выходит из строя. Пока что личные адреса электронной почты лидируют в голосовании с большим отрывом. Мы все получили эти сообщения: «Моя электронная почта временно недоступна, если вам нужно связаться со мной, используйте до дальнейшего уведомления».
В наши дни все мы, по крайней мере, отчасти осознаем, что личное использование корпоративных учетных записей электронной почты и использование личных учетных записей через корпоративный доступ в Интернет представляет риск как для компании, так и для сотрудника, использующего систему. Если вы этого не сделаете, ознакомьтесь с новым опросом Харриса об опасности электронной почты сотрудников. Проблема заключается в том, чтобы решить, где провести черту в обеспечении соблюдения этой политики.
Легко занять жесткую позицию и объявить политику отказа от использования, точка. Но у этого подхода есть две проблемы. Во-первых, практически невозможно обеспечить принудительное исполнение изнутри системы, а во-вторых, люди все равно это делают. Ты собираешься позвонить своему боссу на ковер, потому что он открыл электронное письмо, в котором говорилось: «Папа, тебя подвезут. Тебе не нужно забирать меня после работы»? Возможно нет. Папа / ваш босс - занятой парень, и это, вероятно, сэкономило ему время. Вместо того, чтобы ответить на звонок или сообщение от ребенка, эта ненавязчивая записка позволила ему скорректировать свой график и продолжить работу.
С другой стороны, Ромео, занимающийся маркетингом, был бы чрезвычайно смущен, если бы его онлайн-обмен сладкими пустяками с несколькими подругами обнаружился из-за несвязанного аудита юридического раскрытия. Да, кстати, одна из тех подружек работает на соревнования, так что теперь за ним наблюдают как за ястребом.
И это даже близко не приближается к реальной опасности того, что кто-то войдет на веб-сайт AOL и откроет сеанс электронной почты в Интернете, содержимое которого не отслеживается. Но именно это и происходит, иногда по необходимости, как показывает опрос читателей. По многим причинам в наши дни люди, вероятно, имеют несколько учетных записей электронной почты, и большинство из них доступны через Интернет.
Конечно, общение любого материального характера с использованием личных учетных записей, так сказать, вне поля зрения, и может нарушить несколько правил или поставить вашу организацию в юридическое положение. Каждый раз, когда в отношении компании проводится расследование по какой-либо причине, первое, что в настоящее время вызывают в суд, - это записи электронной почты.
С четко сформулированными политиками и системой мониторинга и сбора максимально возможного объема обмена сообщениями вы достигнете точки, когда все, что вы можете сделать, - это доверять. Это не надежно, но и ваша практика приема на работу тоже. Вы можете выстрелить себе в ногу, придерживаясь жесткой линии, и ввести неприемлемый риск с помощью более мягкой политики.
В более юмористической ноте, остальная часть голосования за самые популярные резервные варианты электронной почты складывается, как и следовало ожидать. Личные учетные записи электронной почты получили 50 процентов голосов, корпоративные системы обмена мгновенными сообщениями - 14 процентов, коммерческие системы обмена мгновенными сообщениями - 7 процентов, а факсимильный аппарат не является игроком. Но пока что 29 процентов респондентов выбрали мой ответ, не требующий высоких технологий: дымовые сигналы!