Джеймс Маршалл
Профессиональный журналист, освещающий проблемы с технологиями и компьютерами и ежедневно использующий программы обработки текстов.
Хотя потеря данных затрагивает всех, кто использует компьютер, это особенно проблематично для тех, кто использует программное обеспечение для обработки текстов. Потеря важных документов, которые вы потратили так много времени на создание, разочаровывает, особенно если вы, как и большинство пользователей, создаете документы непосредственно на компьютере и не пользуетесь рукописной копией. Вопросы и рассказы о горе о восстановлении потерянных файлов можно найти на онлайн-форумах и в отделах технической поддержки. Единственный верный способ восстановить потерянные файлы - это восстановить их из резервной копии. Вот почему система предотвращения потери данных в первую очередь так важна. Вот пять способов сохранить ваши обработанные документы в безопасности.
Никогда не храните ваши документы на том же диске, что и ваша операционная система
Хотя большинство текстовых процессоров сохранят ваши файлы в папке « Мои документы », для них это худшее место. Будь то вирус или программный сбой, большинство проблем с компьютером влияют на операционную систему, и зачастую единственное решение - переформатировать диск и переустановить операционную систему. В таком случае все на диске будет потеряно.
Установка второго жесткого диска на ваш компьютер является относительно недорогим способом решения этой проблемы. Второй внутренний жесткий диск не будет поврежден, если операционная система повреждена, и его можно даже установить на другой компьютер, если вам нужно купить новый; Более того, вы будете удивлены, насколько легко их настроить. Если вы скептически относитесь к установке второго внутреннего диска, внешний жесткий диск является отличным вариантом. Внешний диск можно подключить к любому компьютеру в любое время, просто подключив его к порту USB или Firewire. Многие внешние накопители также имеют дополнительное преимущество резервного копирования в одно касание и / или по расписанию; Вы просто указываете папки и расписание, а программное обеспечение берет на себя все остальное.
Регулярно создавайте резервные копии ваших файлов, независимо от того, где они хранятся
Недостаточно просто хранить файлы в другом месте, отличном от операционной системы; вам нужно регулярно создавать резервные копии ваших файлов. И давайте посмотрим правде в глаза: даже ваша резервная копия подвержена сбоям: DVD-диски поцарапаны и жесткие диски сломаны. Имеет смысл увеличить ваши шансы на получение файла, если у него будет вторая резервная копия; если данные действительно важны, вы можете даже подумать о хранении резервной копии в несгораемом хранилище.
Остерегайтесь вложений электронной почты
Даже если вы уверены, что они не содержат вирусов, вложения электронной почты могут привести к потере данных. Подумайте об этом: если вы получили документ с тем же именем, что и на вашем диске, и ваше почтовое программное обеспечение настроено на сохранение вложений в том же месте, вы рискуете перезаписать уже существующий файл. Это часто происходит, когда вы работаете над документом, а коллеги отправляют обновления по электронной почте. Поэтому убедитесь, что вы настроили свою почтовую программу так, чтобы вложения были сохранены в уникальном месте, или, за исключением этого, дважды подумайте, прежде чем сохранять вложение электронной почты на жесткий диск.
Остерегайтесь ошибок пользователя
Нам не нравится это признавать, но мы часто проектируем собственные проблемы. Воспользуйтесь средствами защиты, включенными в ваш текстовый процессор, такими как функции контроля версий и отслеженные изменения. Обычно пользователи теряют данные, когда они редактируют документ и случайно удаляют части. После сохранения документа измененные или удаленные части будут потеряны, если вы не включили функции, которые будут хранить изменения для вас.
Если вы не хотите связываться с расширенными функциями, используйте клавишу F12, прежде чем начать работу, чтобы сохранить файл под другим именем. Это не так организовано, как некоторые другие методы, но тем не менее это полезный трюк.
Перейти в облако
Хранение файлов и их резервных копий в облаке, то есть на удаленном сервере, становится все более распространенным. Он предлагает множество преимуществ, таких как большие площади, простота использования, доступ из любого места и с любого устройства, которое вы используете, и надежность. Службы облачного хранения выполняют резервное копирование своих собственных серверов, поэтому таким образом обеспечивается двойная защита файлов. По этим причинам облачное хранилище становится все более лучшим вариантом для большинства людей.
Есть несколько основных бесплатных вариантов:
- Google Drive предлагает 15 ГБ с каждой учетной записи Google.
- Пользователи Mac получают 5 ГБ с iCloud, который встроен в каждое устройство Apple.
- Microsoft предоставляет 5 ГБ пространства с OneDrive, который поставляется с учетными записями Office 365 и XBox.
Если у вас есть больше, чем хранить, вышеперечисленные услуги предлагают платные опции, как и многие другие компании облачных хранилищ
Храните твердые копии ваших документов
Это не элегантно, и это не помешает вам снова набирать и форматировать документ, но хранение печатной копии важного документа, по крайней мере, гарантирует, что у вас есть содержимое файла - и это лучше, чем вообще ничего не иметь.