Не похлопывайте себя по спине. - Ну, по крайней мере, пока.
То, что ваш проект запущен, не означает, что он завершен. Фактически, одна из наиболее игнорируемых (и важных) частей проекта - это то, что происходит после его запуска.
Простое завершение проекта еще не гарантирует, что вы получите от него максимальную пользу. Итак, с точки зрения управления проектом, «завершение проекта» никоим образом не означает, что ваша работа завершена.
В разгар волнения (или просто облегчения) от реализации проекта, управление его закрытием следует рассматривать как отдельный этап.
Вот пять советов, которые помогут обеспечить эффективное управление проектом на этапе после запуска жизненного цикла проекта
1. Проверьте свой контрольный список
Составьте себе контрольный список задолго до окончательного развертывания вашего проекта (будь то статья в блоге, электронная книга, кампания и т. д.), чтобы у вас было что проверить после того, как уляжется пыль.
В нем подумайте о том, за чем вам нужно следить, чтобы быть на 100% уверенным, что проект работает как надо. Если это проект редизайна веб-сайта, нижеприведенного варианта может быть достаточно:
- Завершенный контроль качества после запуска, гарантирующий, что он работает на разных платформах, в браузерах и на устройствах, как указано в вашем контракте?
- Настроить мониторинг сервера?
- Уверены, что системы надежны и защищены запасным планом на случай, если все рухнет?
- Создал 301 редирект?
- Погуглил, проверил индекс и подписку, проверил метаописания?
- Отправлены карты сайта и обновлены инструменты Google для веб-мастеров?
- Проверили, что трекинг и аналитика работают?
- Проверили, что все необходимые данные собираются, формы работают, данные можно экспортировать и создается резервная копия?
2. Хранить все файлы проекта
Прежде чем ваша команда забудет о том, что они только что завершили, убедитесь, что проект закрыт правильно с административной точки зрения.
Убедитесь, что все разместили свои файлы на общем сервере или диске и что эти папки в порядке. Создайте архивы для старых файлов и убедитесь, что окончательные версии четко помечены.
Удивительно, как сильно вы оцените эту организацию спустя 6 месяцев, когда сэкономите часы на поиске на компьютере случайного PSD или текстового файла.
3. Тестируйте и анализируйте
Выясните, правильно ли проект решает первоначальные бизнес-цели, и оцените, делают ли пользователи то, что вы от них хотели.
Общайтесь с заинтересованными сторонами клиента, используйте фокус-группы, пользовательское тестирование и аналитику, выявляйте любые проблемы и изучайте возможности для оптимизации проекта.
Вместо того, чтобы пытаться быстро исправить ситуацию, лучше действовать более стратегически
Пришло время задуматься о следующих шагах. Насколько проект соответствует вашим KPI – насколько он приносит результаты?
4. Разработайте дорожную карту
Когда вы четко определите проблемы и возможности, создайте дорожную карту, чтобы тщательно определить последовательность их реализации. Здесь, если вы не будете осторожны, вы получите кучу запросов на изменение без определенной структуры.
Планируйте это, принимая во внимание бюджет клиента и важность, а не предполагаемую срочность изменений
Начните с быстрых побед и планируйте более крупные возможности и улучшения, чтобы клиент знал, чего и когда он может ожидать
5. Ретроспектива: обзор и изучение
Важным шагом в каждом проекте является извлечение уроков.
Послепроектные обзоры очень важны. Например, с точки зрения агентства важно проанализировать, что прошло хорошо, что не очень хорошо и что можно улучшить в следующий раз.
Для этого важно поучиться у всех, кто участвовал в проекте.
Посмотрите на первоначальные оценки и сравните их с фактическими – посмотрите, потратили ли какие-либо отделы больше или меньше, чем предполагалось, и задокументируйте эту информацию в обзоре после завершения проекта, чтобы вы могли извлечь из нее уроки для будущих проектов.
Спросите себя, как это должно повлиять на будущие проекты, и обязательно поделитесь своими знаниями с остальной частью вашей команды.
Также важно быть прозрачным и делиться информацией со своим заказчиком или клиентом, чтобы они могли понять для будущих проектов, почему все оценивается именно так.
На вынос
После запуска проекта последнее, что хотят делать многие проектные команды, - это заново пережить процесс и искать пути улучшения, но важно оценить, были ли достигнуты цели проекта, определить, насколько эффективно был запущен проект, и гарантировать, что вы получите максимально возможную выгоду от проекта.
О чем еще нужно думать при завершении проекта и управлении им после его завершения? Если у вас есть еще советы, поделитесь ими в комментариях ниже.