Стефани Байокки работает директором по мероприятиям и сообществу IMPACT - эта должность требует от нее совмещать личные и виртуальные аспекты нашего бизнеса.
Ранее этой зимой IMPACT набирал обороты, чтобы провести в начале апреля наше крупнейшее мероприятие за всю историю Digital Sales & Marketing World (DSMW).
Однако по мере обострения кризиса COVID-19 Стефани и другие лидеры IMPACT решили отложить DSMW до ноября
Тем не менее, это решение не затмило тот факт, что пандемия создала более острую потребность в цифровых руководствах по продажам и маркетингу со стороны бизнеса по всему миру. Принимая это во внимание, команда IMPACT приняла решение провести полностью виртуальное мероприятие в то время, которое мы уже зарезервировали в апреле.
За несколько недель Стефани и ее команда проверили программное обеспечение, сформировали список докладчиков и запустили маркетинговую кампанию. После чрезвычайно успешного Дня цифровых продаж и маркетинга 6 апреля она поразмышляла о процессе обучения.
Что тебя больше всего волновало?
Джон: Прежде всего, поздравляю с чрезвычайно успешным Днем цифровых продаж и маркетинга! Если вдаваться в подробности, что не давало тебе спать по ночам?
Steph: Почти за четыре недели до мероприятия мы решили перенести его на виртуальное мероприятие и отложить личное мероприятие.
Сначала я думал о том, как люди воспримут виртуальное мероприятие? Будут ли они считать это меньшим? Как нам сделать так, чтобы оно по-прежнему было ценным и чтобы люди захотели его посетить?
Потому что, честно говоря, я не могу вам сказать, когда в последний раз была на вебинаре. Я подписалась на некоторые из них и сказала себе, что посмотрю записи, но никогда этого не делаю.
Итак, я действительно просто проводил все свое время, думая о том, как мы можем сделать это ценным опытом, а не просто еще одним потоковым онлайн-видео.
По мере приближения [мои страхи] перешли к техническим проблемам.
Итак, ближе всего к мероприятию меня не давало спать по ночам следующее: смогут ли все присоединиться и сможем ли мы транслировать наши сеансы в прямом эфире?
Джон: И это так сложно, потому что ты не можешь сделать пробный прогон
Стеф: Ты прав. Я имею в виду, что в пятницу мы провели своего рода пробный прогон, а мероприятие было в понедельник. Итак, мы потратили субботу и воскресенье на устранение неполадок, но я не думаю, что спал с пятницы по понедельник, потому что было так много дел.
Составление расписания мероприятий
Джон: Можете ли вы рассказать мне о графике, который построила ваша команда? Как он сочетал в себе широту и глубину?
Steph: Наша концепция заключалась в следующем: нам нужно дать людям целый день контента, потому что он должен ощущаться как событие, а не просто вебинар, чтобы быть чем-то действительно интересным. значение.
Поскольку это было в основном для специалистов по продажам, маркетингу и лидерству, мы хотели, чтобы контент всегда был для продавцов, маркетологов и руководителей.
Мы внимательно рассмотрели, кто наша аудитория, что им нужно, чего они ожидают от мероприятия, которое сделает его для них ценным?
Доступ к записям каждого из этих (и других) сеансов в IMPACT+
Для нас это включало создание электронной таблицы и заполнение ее контентом, который, как мы уже знали, был у нас из отложенного мероприятия, особенно новым контентом.
Мы также обратились к нашим приглашенным докладчикам за пределами нашей организации и спросили, хотят ли они принять участие в виртуальном мероприятии или нет.
Некоторые ухватились за этот шанс, у некоторых было много дел из-за всего происходящего, и они не хотели этого делать прямо сейчас.
Затем мы обратились к другим представителям отрасли в нашем пространстве и сказали: «Эй, если из-за всего этого у вас есть свободное время, мы будем рады, если вы станете частью нашего мероприятия.”
Итак, речь шла о компиляции контента. Мы знали, что у нас есть несколько докладчиков, а затем организовали и заполнили пробелы, чтобы у нас всегда было что-то для каждого.
Создание FOMO (страха упустить выгоду)
Джон: Мне кажется, это также привело к некоторому FOMO. Было так много хороших переговоров, несколько одновременно
Steph:Создание FOMO всегда является частью мероприятия, поэтому я рад это слышать!
Мы не собирались заставлять людей посещать несколько сессий одновременно, но есть маркетологи, которые возглавляют маркетинговые команды, поэтому они также заинтересованы в лидерском контенте.
Кроме того, все маркетологи должны быть заинтересованы в продающем контенте, а продавцы должны быть заинтересованы в лидерском контенте.
Всем должно быть интересно.
И сессии не были узкими.
Это не было «Руководство для маркетологов по борьбе с COVID-19».
Мы знали, что хотим предлагать записи наших сессий, доступные по запросу постфактум.
Итак, мы сделали очень мало контента, связанного конкретно с вирусом, хотя часть его очень хорошо соответствовала нынешней ситуации.
У нас были занятия как в прямом эфире, так и по запросу, но мы ясно дали понять всем, что когда все это закончится, если вы пропустите одну из них, все записи будут доступны в нашем онлайн-сообществе по образованию.
Это был способ поддержать разговор, взять аудиторию, которую мы вырастили, привлечь ее в наше сообщество и сделать ее частью обсуждения на нашей образовательной онлайн-платформе.
Поэтому мы специально поместили туда все записи.
Джон: Для меня это событие показалось большим и захватывающим, но в то же время очень интимным и личным
Стеф: Да. Я думаю, что сам объем контента, который у нас был, количество посетителей и тот факт, что оно длилось целый день, способствовали созданию более масштабного ощущения от этого мероприятия.
На нас подписалось более 3000 человек, более 30 спикеров, и это продолжалось весь день.
Качество контента должно было поддерживаться на протяжении всего дня, иначе люди бы падали, но в конечном итоге в конце дня мы увидели примерно столько же людей, сколько и в начале.
Интимная часть тоже была такой крутой, потому что мы знали, что очень важно иметь функциональность чата, будь то живые сеансы или предварительно записанные сеансы, которые мы выпускаем по запросу.
Мы не хотели рисковать техническими проблемами, связанными с прямой трансляцией трех одновременных сессий, и из-за того, что что-то пойдет не так.
Итак, чтобы предоставить как можно лучший контент, а также привлечь докладчиков вживую в этот момент, мы устроили чат в реальном времени.
Если вы планируете только личные мероприятия, вы можете задаться вопросом, почему так важен чат. Будет ли это отвлекать говорящего или оскорблять его?
Мы много об этом думали, но моя должность - директор по связям с общественностью и мероприятиям, и на это есть причина.
На мой взгляд, именно аспект сообщества делает отличные мероприятия замечательными
В то же время мы знали, что не хотим никого обмануть и заставить их почувствовать, будто они пришли на живое мероприятие только для того, чтобы увидеть заранее записанную сессию - даже несмотря на то, что все предварительно -записи сеансов были созданы специально для нашего мероприятия.
Одним из способов решения этой проблемы было предоставление говорящим возможности общаться в чате в режиме реального времени.
Это действительно создало что-то особенное; более особенный, чем мы даже предполагали.
Было так здорово видеть это, поскольку все действительно чувствовали себя частью живого опыта, и так оно и было, это был такой же живой концерт, как и все остальное.
Судя по отзывам, людям это определенно понравилось, поэтому я определенно хотел бы сделать это снова. Однако я бы дал людям возможность скрывать панель чата, потому что некоторых это отвлекает.
Технология, которая сделала это возможным
Джон: Можете ли вы рассказать о технологии, которая сделала все это возможным?
Примечание редактора: Внимание! IMPACT получит компенсацию от BigMarker за включение их в эту статью. Это никоим образом не влияет на другие представленные примеры
Стеф: Да. Технология виртуальных мероприятий сейчас настолько интересна, потому что разработчики развивают ее так же быстро, как и мы, но нельзя сказать, что это плохие решения.
Некоторые из них уже находятся в процессе создания, и они просто выйдут в свет немного быстрее. Некоторые полагаются исключительно на интеграцию.
Когда пришло время найти инструмент, который мы собирались использовать, мы знали, каковы наши потребности:
- У нас должны были быть тысячи людей.
- В течение дня у нас будет три сеанса одновременно.
- У нас будут живые выступления.
Итак, нам нужно было рассмотреть проблемы с пропускной способностью и потоковой передачей.
А потом мы поняли, что когда вы собираете тысячи людей в одном живом сеансе, вам, вероятно, захочется находиться на выделенном сервере. Мы начали исследование еще 15 марта, а мероприятие состоялось только 6 апреля. Чтобы найти решение, потребовалось около двух недель.
Чем больше мы искали, тем больше новых инструментов появлялось. Когда мы подумали, что что-то нашли, кто-то выпустил что-то новое, что мы могли бы рассмотреть.
И поэтому я посмотрел на сообщество других людей, делающих то же, что и мы.
Существует множество организаторов мероприятий, которые проводят виртуальные и очные мероприятия. Был канал в Slack, была группа в Facebook, и в итоге мы нашли этот список инструментов с плюсами и минусами.
Для нас не имело смысла демонстрировать 30 программ, когда мы могли пролистать электронную таблицу, созданную этим ульем, и сказать: «У этой нет прямой трансляции. Итак, все кончено.
Это действительно помогло сузить круг вопросов намного быстрее. Тогда у нас был бюджет.
Бюджет был действительно непростым. Прямо сейчас есть фантастические решения за 70 000 долларов. Есть потрясающие решения за 30 000 долларов, и есть вполне достаточные решения за 200 долларов - и выяснить разницу и то, что нам нужно, было определенно непросто.
Группа из семи человек работала над этим мероприятием весь день, каждый день. В итоге мы выбрали что-то под названием BigMarker, и они проделали отличную работу. Определенно были некоторые проблемы, поскольку это решение было дешевым с точки зрения затрат, но оно позволило нам иметь 3000 зарегистрировавшихся.
Это позволило нам проводить серию сеансов в реальном времени или сеансов по запросу, к которым люди могли присоединиться без предварительной регистрации или входа в каждый конкретный сеанс.
Это было очень важно для нас. (Это как на личном мероприятии: вам не захочется подходить к комнате, чтобы увидеть выступающего, и вам не придется снова регистрироваться, чтобы войти в комнату.)
Мы также учли наших спонсоров и партнеров и то, что для них было важно. Это означало получение списка участников, выяснение того, сколько людей пришло на каждый сеанс, и получение списка электронных писем, после которых они могли бы следить.
Очевидно, мы включили это в разрешения и согласие на нашу регистрацию, поскольку нам нужно было иметь возможность показать наших спонсоров и наших партнеров:
Это люди, пришедшие на ваш сеанс в течение дня.
Если бы мы задавали вопросы для опроса [на сеансе], мы хотели бы иметь возможность дать нашим спонсорам ответы на этот опрос постфактум.
В конечном счете, BigMarker отлично справился со всем, что нам было нужно.
Как компаниям следует планировать свои собственные виртуальные мероприятия?
Джон: Если есть компании, организации или некоммерческие организации, которые могли отменить мероприятия или подумывают о проведении мероприятия онлайн, какой ваш главный совет?
Стеф: Мой главный совет - найти кого-нибудь, кто делал это раньше. Нет причин изобретать велосипед.
Тем не менее, вам все равно следует заняться чем-то творческим и найти то, что делает ваше мероприятие особенным и что заставляет людей приходить на него. И убедитесь, что это переведено в виртуальную версию.
Если ваше мероприятие делает особенным то, что люди получают действительно отличный ужин, вам придется найти способ сделать что-то действительно уникальное в вашем виртуальном мероприятии, которое будет таким же особенным.
Если ваше мероприятие - единственное виртуальное мероприятие в вашей отрасли для людей, использующих определенное программное решение, его легче перевести в виртуальное мероприятие.
Итак, подумайте, что делает ваше мероприятие особенным, и убедитесь, что это отражается на вашем виртуальном мероприятии.
А затем найдите кого-нибудь вроде меня или группу людей, которые делали это раньше, и поучитесь у них - так вы сможете избежать тех же ошибок, которые совершили они.
События не ближайшего будущего
Джон: Как вы думаете, события когда-нибудь вернутся к тому, что было до COVID?
Стеф: О, это такой удручающий вопрос! Я живу ради живых событий. Я ищу личные мероприятия, концерты, конференции, нетворкинг. Я просто люблю личное общение с людьми.
Теперь, работая удаленно и постоянно находясь на видео, я знаю, что виртуальное мероприятие - это лучшее, что можно сделать.