Политика в отношении социальных сетей в больших и малых организациях еще в 2012 году была довольно редкой. Подобно политикам в отношении телефонов, персональных компьютеров и электронной почты предыдущих поколений, они были введены в действие, чтобы направлять всех в организации посредством использования новой технологии.
Но, как и в случае с предыдущими политиками, некоторые предприятия и другие организации выстояли, отказавшись выделить время на разработку политики. И, как и в предыдущих случаях, некоторые стали сожалеть о своем опоздании.
Какой процент компаний во всем мире теперь имеет политику? Согласно опросу, проведенному международной юридической фирмой Proskauer в 2014 году, 79 процентов предприятий имеют политику в отношении социальных сетей… это означает, что 21 процент предприятий еще не осознал необходимость в ней.
Некоторые организации, у которых есть политики, имеют неадекватные или устаревшие политики.
Так что же должна делать хорошая, актуальная политика в отношении социальных сетей?
8 Требования к политике в отношении социальных сетей
- Объясните новую реальность на рабочем месте: Многие, если не большинство, сотрудников считают свою личную и рабочую жизнь отдельными, но социальные сети эффективно стерли это различие. Независимо от того, насколько «отгороженными» социальными учетными записями человека может казаться в конечном итоге кто-то, где-то этот человек свяжется с вашей организацией. Поэтому они должны понимать, что это означает, что все, что они публикуют в социальных сетях или где-либо еще в Интернете, может отразиться на них и компании.
- Защитите репутацию своей организации: Хорошая политика в отношении социальных сетей разъясняет, что является уместным и недопустимым для сотрудников, размещающих информацию о своей компании в социальных сетях. Как правило, в политике будет указано, что сотрудники не должны писать ничего, что они не хотели бы распространять в средствах массовой информации. В этом разделе могут быть указаны последствия размещения нелестной информации об организации. Это также напомнит сотрудникам, что все, что публикуется в Интернете, даже сообщения, помеченные как частные, может и будет использоваться против них самих и их работодателя.
- Повышайте осведомленность о своей организации и о том, чем она занимается: В лучших политиках в отношении социальных сетей больше «можно», чем «нельзя». У них есть четкие инструкции, помогающие сотрудникам понять способы использования социальных сетей для достижения бизнес-целей. Они также помогают сотрудникам отражать корпоративные ценности в своем поведении в Интернете и объясняют, какими материалами лучше всего делиться в социальных сетях.
- Объясните, что считается конфиденциальной или личной информацией: Сотрудники ценят наличие четких указаний относительно того, что организация считает общедоступной информацией о своем бизнесе и своих сотрудниках. В этом разделе также описываются последствия раскрытия секретов компании в социальных сетях.
- Укажите, кто в организации является официальным голосом: Сотрудники должны знать, кому они должны направлять онлайн-вопросы о вашей организации, чтобы они не отвечали сами себе. В этом разделе указывается представитель компании и обстоятельства, при которых он или она должен отвечать на вопросы в социальных сетях.
- Обсудите, как правильно взаимодействовать с другими людьми в Интернете: Может показаться, что вы констатируете очевидное, но этот раздел напоминает сотрудникам, что они должны быть вежливыми и приятными. Если они должны не соглашаться с кем-то, они должны согласиться не соглашаться с другими в социальных сетях, потому что разногласия могут быстро взорваться и стать вирусными.
- Обучать и обучать сотрудников: Покажите им, что хорошего могут сделать социальные сети для организации… и что плохого. Используйте примеры из реальной жизни, чтобы показать им, что происходит, когда люди не следуют правилам и/или не руководствуются здравым смыслом. Это унция предотвращения, которая может заставить их думать, прежде чем щелкнуть.
- Устраните любую путаницу в юридических вопросах: Четко объясните, какие социальные сети на рабочем месте допустимы, а какие нет. Объясните последствия отклонения от правил, и если это включает формулировку «вплоть до увольнения», скажите об этом здесь. Сейчас не время для двусмысленностей.
Современная и активная политика в отношении социальных сетей так же важна сегодня, как и политика в отношении телефонов и персональных компьютеров в прежние времена. Пока у людей не будет большого опыта работы в социальных сетях, они будут совершать ошибки, если не получат хорошего руководства… такого рода руководство обеспечивает политика социальных сетей.
Что вы думаете? Является ли политика в отношении социальных сетей, в которой вы работаете, актуальной и эффективной?