В работе в команде всегда есть свои препятствия: от управления личностями до управления проектами. Однако нет более серьезной организационной проблемы, чем когда существует группа непродуктивных профессионалов.
“Нет ничего бесполезного, как делать с большой эффективностью то, чего вообще делать не следует.” - Питер Друкер
Если ваша команда непродуктивна (т. е. она не делает шагов к достижению ваших профессиональных целей), скорее всего, возникнет цепная реакция, включая срыв сроков, более высокие расходы и недовольство менеджеров. Вот почему так важно внедрить систему (или улучшить существующую) для повышения производительности, пока не стало слишком поздно.
Вот четыре практических совета, которые вы можете использовать, чтобы повысить продуктивность своей команды и вычеркнуть больше дел из своего списка дел:
1. Четко определите роли
В зависимости от размера вашей команды у вас могут возникнуть определенные трудности с планированием, реализацией и исполнением проекта.
Команды часто слишком малы, чтобы эффективно охватить всю необходимую территорию. Это вызывает ряд проблем в процессе планирования проекта, будь то электронные письма, которые остаются без ответа, или члены команды, которые изо всех сил пытаются понять свою роль.
Четкое определение роли каждого и гарантия того, что никто не будет растянут в нескольких направлениях, производительность резко возрастает.
Ключом к поиску роли для каждого члена команды является предоставление ему возможности взять на себя ответственность за определенную часть проекта.
Например, у вас может быть один человек, который будет работать с клиентом - отправлять электронную почту и держать клиента в курсе событий, а другой будет отвечать за выполнение всей маркетинговой деятельности, такой как создание контента, публикация в социальных сетях, и т. д.
Также важно иметь руководителя проекта, который обычно отвечает за весь процесс управления проектом.
Создавая «владельцев», вы даете своей команде возможность взять на себя ответственность!
2. Создайте продуктивную рабочую среду
Это не значит, что нужно купить красивый аквариум, повесить Пикассо на стену или заклеймить все подряд в своем офисе (хотя эстетика и бренд по-прежнему имеют ключевое значение в зависимости от вашего типа бизнеса.)
Речь идет о создании среды, в которой ваша команда может обмениваться идеями, использовать знания друг друга и ограничивать влияние любого отсутствующего ресурса. Речь идет о наличии достаточного личного пространства для каждого сотрудника, чтобы он мог выполнять свою работу; места, где можно шуметь, и места, где царит тишина и покой.
Здесь важна определенная форма пространства для совместной работы над проектом и командой, поскольку общепризнано, что совместная работа может достичь большего.
Предоставляя членам вашей проектной команды платформу, где они могут работать вместе, делиться идеями и знаниями; и когда вклад каждого отдельного члена команды сосредоточен на общей цели, ваш бизнес быстро выиграет от большего количества инноваций, лучшего решения проблем и большей эффективности реализации проектов.
Результат: повышение производительности и использования.
3. Измерьте все
Это старая фраза: «Невозможно управлять тем, что нельзя измерить».
Это очень верно в отношении продуктивности и использования команды, где многие переменные определяют, насколько продуктивен и насколько хорошо используется член команды.
Члены команды будут иметь разные навыки, знания и опыт, что, очевидно, означает, что будут разные уровни производительности.
Однако следите за всеми показателями, которые важны для вашей команды, от отработанного времени и созданных отчетов до почасовой производительности (учет времени).
Используйте систему подотчетности, программное обеспечение для управления проектами, SharePoint, общую электронную таблицу в Документах Google, назначение задач Outlook или даже систему табло, которая отслеживает важные показатели команды.
Какой бы инструмент вы ни решили использовать, данные будут иметь неоценимое значение, поскольку дадут вам представление о том, как члены вашей команды в настоящее время тратят свое время и какая часть тратится на продуктивную деятельность.
4. Аутсорсинг, когда это возможно
Завершение проекта требует так много задач, как больших, так и маленьких, что задача может быстро стать непосильной. Чтобы не тратить время и энергию на менее важные и утомительные действия, передайте их на аутсорсинг.
Существует ряд веб-сайтов для фрилансеров, таких как Upwork и Guru, которые упрощают виртуальную работу с другими маркетологами, веб-разработчиками, дизайнерами и специалистами по виртуальным помощникам. Эти фрилансеры могут взять на себя выполнение небольших задач (или задач, которые не являются вашей специальностью) и помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных результатах, которые нельзя передать на аутсорсинг.
Примечание: Если что-то является вашей основной компетенцией, не передавайте это на аутсорсинг. Это навык или услуга, которую нужно развивать, а не пренебрегать.
Ключ на вынос
Повышение производительности команды - ключ к повышению прибыльности компании. Для этого обязательно четко определите роли в команде и отслеживайте, как участники проводят свое время.
Создайте продуктивную рабочую среду, способствующую командному сотрудничеству, и, наконец, не бойтесь, когда это возможно, передавать утомительные задачи на аутсорсинг. Если у вас есть какие-либо другие ресурсы или советы, которые помогли повысить производительность вашей команды, поделитесь ими в комментарии ниже.