Какова ваша концентрация и продуктивность в последнее время?
Не знаю, как для вас, но для меня это была настоящая борьба. Первоначальный всплеск адреналина в духе «все руки на палубе» немного утих, и апрель пролетел незаметно - не то чтобы будущее стало более определенным, но адреналин не может длиться вечно.
Я добился определенного прогресса во всех моих важных инициативах, но не так сильно, как мне хотелось, и не так, как я надеялся.
Рабочее время перетекло в время семьи, а время семьи в рабочее время. И это не является устойчивой средой ни для кого. Я не мог допустить, чтобы май сложился таким же образом, и уж тем более весь 2020 год.
Сейчас я активно работаю над тем, как сосредоточиться на работе, следить за своим календарем и вырабатывать привычки, позволяющие не отвлекаться, чтобы поддерживать максимальную продуктивность.
Куда мне обратиться, если у меня возникли проблемы в рабочем процессе? Новые инструменты
Сегодня мы рассмотрим инструменты, которые я использую для повышения своей продуктивности и организованности. О некоторых из них вы, вероятно, слышали, а о других, я гарантирую, нет.
Эта статья является частью нашей серии IMPACT Toolbox
С помощью IMPACT Toolbox мы обсуждаем все новейшие (и иногда недооцененные) инструменты продаж и маркетинга, которые вам нужно попробовать. Мы даем рекомендации по категориям, помогая вам определить, какой инструмент лучше всего подходит для вашей ситуации, и знакомим вас с инструментами, о которых иначе вы, возможно, не слышали.
Есть вопросы о маркетинговом инструменте? Хотите знать, проверили ли мы это? Свяжитесь с @morganandrewv в Твиттере, и мы посмотрим, чем можем помочь.
Сегодня мы рассмотрим:
- Basecamp - Организация общения вокруг самого важного в вашем бизнесе
- Notion - невероятно гибкий цифровой блокнот, в котором можно хранить практически все, что угодно
- Sunsama - гибридное приложение со списком задач и календарем, которое, возможно, станет моим любимым приложением
- Карман - сохраните эту вкладку, чтобы прочитать (или прослушать) позже, вместо того, чтобы падать в кроличью нору
1. Basecamp - Организация общения вокруг самого важного в вашем бизнесе
Цена: Бесплатный (ограниченный) личный кабинет, Полный доступ за квартиру $99/мес
Я далеко не профессионал в Basecamp, но я разделяю их философию.
Многие вещи, которые мы делаем, слишком сложны и не сосредоточены на том, что действительно важно: качественном и устойчивом выполнении работы.
Basecamp устраняет большую часть сложностей стандартных инструментов управления проектами (таких как Jira, Microsoft Project и т. д.). Если вы использовали эти инструменты, вы точно понимаете, о чем я:
- Формы с несколькими вкладками, многошаговые формы и формы с несколькими полями для добавления задачи
- Эпики, истории, доски, информационные панели, канбан, схватка
- Медленный интерфейс (не могу сказать, сколько раз я начинал печатать в поле поиска только для того, чтобы страница «завершила» загрузку, убрал курсор из поля и начал назначать и устранять проблемы из-за сочетаний клавиш Я непреднамеренно спровоцировал)
- Очки истории и баллы ценности (требуется, чтобы каждый «билет» был полностью понят и оценен, прежде чем он попадет к человеку, который выполняет работу)
- Для полноценного использования инструмента требуется роль менеджера проекта
Глубокий вдох.
Глоток свежего воздуха: все в Basecamp основано на основной концепции хорошего общения.
Основной принцип заключается в том, что электронная почта не является лучшим каналом связи для многих вещей. Хотя иметь отслеживаемый стандарт - это хорошо, потоками электронной почты может быть сложно управлять и с ними сложно сотрудничать.
Вместо веток электронной почты (которые разделяются, как только два человека отвечают отдельно, и видны только получателям), Basecamp работает вокруг веток обсуждений.
Вы можете просмотреть все аспекты разговора от каждой вовлеченной стороны в одном хронологическом месте, привязанном к контексту разговора (тема, задача, событие, документ и т. д.).
И вы можете видеть все обсуждения, к которым у вас есть доступ, даже если вы не получаете уведомления о каждом комментарии (кашельэлектронное письмокашель).
Главное, что позволяет мне сделать Basecamp, - это знать, что ничего не ускользает, что я могу общаться, когда у меня есть на это время, и что мне гораздо легче ссылаться на что-то постфактум, чем электронное письмо или сообщение в Slack.
Я не могу переоценить, насколько ценно не получать уведомления о каждом небольшом сообщении в чате, а получать значимые обновления, которые я могу потреблять и отвечать на них, когда у меня есть для этого свободное пространство.
Основной интерфейс Basecamp разделен на три основных уровня:
- HQ - центр для всех сотрудников вашей компании
- Команды – содействие общению, ориентированному на долгосрочные группы людей
- Проекты - временные структуры, имеющие ожидаемый конец (сроки, результаты и т. д.)
В каждом из них есть ряд инструментов, которые можно включить или переименовать в соответствии с конкретным экземпляром:
- Доска объявлений - основные каналы связи
- Задачи - организация задач и назначения
- Документы и файлы - загруженные или связанные с другими службами (Dropbox, Google Drive и т. д.)
- Расписание - привязано ко времени или конкретному событию
- Автоматические проверки - повторяющиеся вопросы, которые не требуют донимания
- У костра - непринужденная среда чата, когда это необходимо
- Переадресация электронной почты - электронные письма все еще отправляются, и это приводит к обсуждению формата
К каждому отдельному элементу в этих инструментах можно прикрепить обсуждение, поэтому любые ваши разговоры могут быть сосредоточены на соответствующей теме.
Если вы хотите более глубоко погрузиться в ситуацию и узнать, как Basecamp использует Basecamp, посмотрите их живой тур.
Кому не подходит Basecamp?
Если вы работаете в крупной корпоративной компании, Basecamp может вам не подойти.
Технически это можно реализовать, но Basecamp не заинтересован в обслуживании крупных компаний. Они работают в компаниях из списка Fortune 5 000 000, и их программное обеспечение идеально подходит для среднего и малого бизнеса, поскольку команды также меньше.
Он также не предназначен для прямой замены сложных или собственных инструментов управления проектами.
Если вам требуются сложные рабочие процессы и тонкая настройка (подробное отслеживание времени, оценки и котировки и т. д.), то Basecamp, вероятно, вам не подойдет.
Их интеграция может помочь заполнить пробелы, но вам может потребоваться иметь две системы, работающие бок о бок, чтобы это работало с Basecamp (ох, сложность).
Если только некоторые из этих инструментов и процессов не являются излишне утомительными и вы могли бы работать лучше, следуя методу Basecamp
2. Notion - невероятно гибкий цифровой блокнот, в котором можно хранить практически все, что угодно
Цена: бесплатный личный кабинет, расширенные функции за 4 доллара в месяц, команда за 8 долларов в месяц на человека
Я прыгаю между приложениями для заметок, как пинбол в автомате для игры в пинбол.
Для меня очень важно иметь единое место, где можно изложить свои мысли. Мне нужна возможность записывать вещи, когда я о них думаю (на собраниях, во время работы над проектом, во время чистки зубов).
Может быть, я не всегда реализую эту идею, но, по крайней мере, если выбросить ее из головы и перенести в доступное для поиска место, мой мозг отпустит эту мысль и сосредоточится на текущей задаче.
Плюс, если это не записано, вероятность того, что я это забуду, составляет около 112%.
В течение многих лет я использовал Evernote, но он стал медленным и раздутым (слишком разбросанным из-за интеграций вместо основных функций, медленный поиск, загроможденный интерфейс, что усложняло организацию), и я не мог заставить себя остаться с ним это.
Я перешел на Bear на год или два, и хотя мне нравилась простота, мне нужно было что-то более надежное (по той же причине, по которой Apple Notes мне не подошла).
За последние несколько лет на сцену создания заметок вышло еще одно приложение, которое продолжает совершенствоваться и приносить массу пользы: Notion.
Notion делает массу возможностей (вероятно, больше, чем вам или мне когда-либо понадобится), что делает его очень гибким для рабочего процесса человека, который его использует.
Это может быть простое приложение для заметок, организованное по страницам, список дел или вики, даже канбан-доска или сложная таблица.
Что действительно отличает Notion для меня, так это уровень гибкости.
Вместо того, чтобы загружать блокноты и теги в Evernote, я могу просто вкладывать страницы друг в друга, делая их настолько простыми или сложными, насколько это необходимо, не беспокоясь о том, как разделить мои заметки в соответствии с платформой.
И хотя Bear прекрасен своей простотой, было слишком много случаев, когда мне требовался более сложный макет (например, диаграммы, таблицы или полная вырезка веб-страницы), который просто терял свою полезность при преобразовании в текст в Bear.
Существуют даже эксперты Notion, которые помогут вам максимально эффективно использовать этот инструмент.
Моя самая большая рекомендация: начните с малого (просто заметки на страницах, вставляйте их в страницы по мере необходимости). По мере добавления новых возможностей в программное обеспечение вы найдете больше вариантов использования.
Кому не подходит Notion?
Если вы не умеете делать цифровые заметки, не тратьте зря время.
Хотя некоторые приложения (например, Evernote или Microsoft OneNote) позволяют оцифровывать рукописные заметки или PDF-файлы (что делает их доступными для поиска), в Notion отсутствует OCR (оптическое распознавание символов), поэтому вам придется добавлять цифровые комментарии к этим вещам, чтобы смогу найти их позже.
3. Sunsama - гибридное приложение со списком задач и календарем, которое, возможно, станет моим любимым приложением
Цена: 20 долларов США в месяц (с двухнедельной бесплатной пробной версией)
Я наткнулся на Sunsama только последние несколько недель (у меня все еще есть бесплатная пробная версия), но я очень заинтригован тем, что она предлагает.
Основная идея заключается в том, что вы можете организовать все свои задачи и события календаря в гибкую консолидированную систему.
Он берет задачи или действия из ряда других приложений и собирает их в одном месте для планирования, обработки (комментирования, добавления подзадач и т. д.) и, наконец, проверки.
Вместо того, чтобы копировать электронное письмо или вручную перемещать задачи в выбранный мной личный трекер, Sunsama извлекает из своей интеграции и позволяет вам перетаскивать их в список ежедневных задач. Никаких переделок, просто организация.
Для работы календаря требуется календарь Google (на данный момент), но, возможно, стоит настроить учетную запись Google и синхронизировать с ней другие календари.
Похоже, что у Trello и вашего календаря родился ребенок, и этот ребенок на самом деле с Криптона и получил суперсилу от нашего желтого солнца.
Вы заранее планируете свой день, включая запланированные встречи, а затем оцениваете количество времени, которое займет каждая из ваших задач более высокого уровня.
Все, что вы не закончите, просто перейдет на следующий день, а все, что запланировано на будущие дни, можно легко перенести вперед, если вы можете заняться этим сейчас.
После каждой недели вы находите время, чтобы поразмышлять как с точки зрения данных (диаграммы!), так и с точки зрения общих чувств (с такими подсказками, как «Какая работа омолаживает? Какая работа истощает? Устойчива ли эта рабочая нагрузка?»).
Если у вас есть доступ к календарю, вы можете делать заметки для каждой встречи и добавлять действия, которые добавляются непосредственно к вашим задачам, чтобы вы могли организовать, когда вы действительно собираетесь над ними работать.
Sunsama интегрируется со следующими инструментами управления проектами:
- Trello
- Gmail
- Джира
- Асана
- Todoist
- GitHub
- Gitlab
Проверка выполнения чего-либо в Sunsama приведет к тому же самому в соответствующем приложении. А для Gmail вы можете решить, какой рабочий процесс связан с импортом электронного письма и проверкой электронного письма (например, пометить его как прочитанное и заархивировать).
Sunsama выглядит как гибридное приложение для задач и календаря, о котором я всегда мечтал. Ты можешь
следите за моим продолжением обзора в Твиттере.
Кому не подходит Сунсама?
Если вы не являетесь пользователем Календаря Google, вы упустите огромный компонент Sunsama. Надеюсь, в будущем мы увидим больше интеграции календарей.
Если вы не используете какие-либо интегрированные инструменты управления проектами, возможно, вы выполняете двойную работу. Но даже встроенные задачи полезны.
Если вы ищете бесплатный или условно-бесплатный вариант, Sunsama вам не подойдет.
Вы можете попробовать эту возможность, воспользовавшись бесплатной пробной версией, но, вероятно, вас зацепит, поэтому не пробуйте, если вы не готовы платить 20 долларов в месяц, чтобы работать более продуктивно.
4. Карманный - сохраните эту вкладку, чтобы прочитать (или прослушать) позже, вместо того, чтобы проваливаться в кроличью нору
Цена: бесплатный план, премиум - от 5 долларов в месяц
На момент написания этой статьи у меня открыто 47 вкладок Google Chrome.
Если первый шаг - признать, что у меня есть проблема, то тебе придется тащить меня, пинающегося и кричащего, вверх по этим ступенькам
Конечно, когда-нибудь я до них доберусь, правда?
Наверное, нет.
К счастью, у меня есть Pocket, который поможет мне сократить это число.
Мне никогда не придется беспокоиться о том, что я не запомню статью, которую хочу прочитать, потому что я могу зайти на веб-сайт Pocket или в мобильное приложение и наверстать упущенное.
Pocket - это расширение для браузера, которое копирует веб-страницу и создает ее удобную для чтения версию, которую вы можете сохранить и прочитать позже.
Как человек, который забывает обо всем, что не записано, Pocket меня спасает, когда я натыкаюсь на что-то, что хочу прочитать, но не хочу в этот момент утомлять свой мозг.
И есть еще одна интересная функция, которую я начал использовать недавно: голосовые аудиоверсии страниц, которые вы кладете в карман.
Для меня это был отличный способ просматривать статьи, не глядя все время на телефон/компьютер.
Кому не подходит Pocket?
Это один из инструментов, который не имеет стандартного сценария «не подходит». Если Pocket вам не нравится, я настоятельно рекомендую какой-нибудь инструмент для обрезки веб-страниц, чтобы вы могли закрыть эти вкладки и иметь единое место для написания статей
(Instapaper - хорошая альтернатива).
Настройтесь на продуктивную вторую половину 2020 года
Даже в лучшие времена нам всем приходится бороться с продуктивностью и концентрацией внимания.
Сейчас, как никогда, нам необходимо выработать привычки, процессы и инструменты, которые позволят нам стать лучше.
Я всегда открыт к использованию новых инструментов, но это не обязательно. Если вы опираетесь на то, что уже работает для вас, это может быть для вас идеальная установка.
Помните, сам инструмент не так важен, как то, как вы его используете.
А теперь займитесь своим делом
Нашли ли вы что-нибудь полезное в нашем обзоре? Расскажите нам, как один из этих инструментов помог улучшить ваш бизнес в IMPACT+! А если у вас есть вопросы по конкретному инструменту, дайте нам знать, и мы посмотрим, сможем ли мы помочь вам найти лучший вариант для вас.