Что для вас значит управление проектами?
Речь идет об управлении сроками, ожиданиями или, может быть, даже о людях, работающих над проектом?
Да, управление проектами состоит из сроков и ожиданий, но оно не полностью связано с управлением ожиданиями клиентов; речь идет об использовании различных инструментов и эффективной коммуникации для построения успешных отношений между клиентом и агентством, которые позволяют всем идти в ногу со временем и быть на одной волне.
(И мы все знаем, что нет ничего хуже, чем иметь два совершенно разных набора ожиданий.)
Вы, наверное, видели ниже мультфильм о качелях на дереве управления проектами. Если да, то вы знаете, о чем я говорю. Это отличное представление об ожиданиях и о том, как одно недоразумение может сорвать весь проект или кампанию.
Чтобы укрепить отношения между клиентом и агентством, давайте углубимся в 4 области управления проектами, которые могут быть немного размытыми. Следующие идеи помогут убедиться, что обе стороны находятся на одной волне и что все работают над одной и той же целью.
1. Вы не можете перенести только один срок
Даже несмотря на то, что мы делаем все, что в наших силах (перераспределяем ресурсы, работаем сверхурочно, объясняем последствия неполучения необходимых ресурсов и т. д.), чтобы сохранить проект в рамках графика, иногда у нас нет другого выбора, кроме как отступить последний срок. Вы можете подумать: «Что такого важного, мы перенесли только одну», но от этого может зависеть любое количество этапов.
Отличный пример - редизайн сайта. Обычно есть веха для:
- Начало и подготовка
- Создание/доработка концепции и контента
- Дизайн
- Развитие
- QA - тестирование и доставка
- Проверка и обслуживание после запуска
И внутри каждого из них указаны ключевые даты для создания каркасов, разработки/обновления контента страницы, макетов дизайна, окончательного дизайна, разработки шаблонов страниц, список можно продолжать и продолжать.
Но что произойдет, если срок выполнения одного этапа придется перенести?
В большинстве случаев, если этапы задерживаются, а окончательный срок - нет, команде разработчиков приходится изо всех сил стараться завершить их вовремя. Эта спешка, к сожалению, может привести к ошибкам во время контроля качества.
Когда случаются задержки, нам как агентству важно общаться и вырабатывать стратегию в целом. К сожалению, именно здесь57% проектов терпят неудачу. Коммуникация не должна начинаться сразу после того, как кто-то поймет, что проект еще не уложился в сроки; это должно быть приоритетом на протяжении всего проекта.
Чтобы обеспечить успешное завершение проекта, независимо от того, большого он или маленький, соблюдение сроков и соблюдение графика и бюджета требует приверженности со стороны агентства и клиента.
В IMPACT наши специалисты по работе с клиентами всегда участвуют в установлении и корректировке ожиданий и стратегий, чтобы обеспечить завершение проекта к согласованной дате завершения.
Использование диаграммы Ганта
Когда дело доходит до корректировки ожиданий и дат завершения, требуется немного творчества, а иногда и простаяДиаграмма Ганта. Если вы никогда раньше не использовали и не видели диаграмму Ганта, это не так страшно, как может показаться. (Посмотрите этот пример из веб-студии.)
По сути, диаграммы Ганта можно настроить так, чтобы отодвинуть все соответствующие этапы в случае продления одной фазы.
Это отличный способ предоставить клиентам визуальную шкалу ключевых дат и сроков, а также в целом получить лучшее представление о критическом пути всего проекта.
С точки зрения управления проектами это также дает нам возможность легко управлять проектом и разбивать его на задачи, основанные на временных рамках.
2. Прозрачность – основа отношений между клиентом и агентством
В управлении проектамипрозрачность заключается в том, чтобы держать всех в курсе событий и иметь возможность управлять и опережать масштабы.
Наш отдел обслуживания клиентов считает себя продолжением команды наших клиентов. Часть управления этими отношениями требует быть на 100% честным и откровенным в отношении ожиданий от проекта и выполнения всего, что указано в их ежемесячных планах.
Многим агентствам сложно сказать «нет» своим клиентам. Отличный способ преодолеть это - сказать себе: «Никогда не бывает нет; просто есть более эффективный процесс или тактика для достижения желаемого результата и удержания его в рамках».
Билл Гаффни из Applied Robotics говорит об этом лучше всего: «Сдерживание масштабов - это ахиллесова пята управления проектами. Даже незначительные изменения могут накапливаться и вызывать расширение масштаба.»
Прозрачность также учитывает объем работ и стратегию входящего маркетинга на месяц.
Эта стратегия не только должна описывать ключевые мероприятия на месяц, но и гарантировать, что и клиент, и агентство видят общую картину - каковы рутинные входящие действия, специальные проекты, а также какие показатели оцениваются. сосредоточился на.
Описывая эти пункты, обе стороны могут сыграть значимую роль в направлении кампании к успеху и помочь клиенту достичь своего БИХАГа.
3. Речь никогда не идет о «недостаточных обещаниях и перевыполнении»
Формирование ожиданий и управление ими - это, пожалуй, самая большая проблема в предотвращении расширения масштабов и обеспечении сосредоточенности всех на конечной цели.
Все слышали старую поговорку: «Обещал, перевыполнил». Не знаю, как вы, а я никогда в это не верил.
Смысл этого высказывания заключается в том, что вы должны управлять ожиданиями клиентов, чтобы избежать конфронтации, но избегание некомфортной ситуации не должно быть целью.
Вы когда-нибудь читали исследование ученого-бихевиориста Калифорнийского университета в Сан-Диего Айелет Гнизи и профессора бизнеса Чикагского университета Николаса Эпли? Эпли заявил: «Кажется, что выход за рамки обещания вообще не ценится». Речь идет скорее о фактическом выполнении обещанного.
Если клиент ждет единорога, это наша вина
Ожидания не следует задавать, а затем просто забывать о них. В IMPACT мы регулярно посещаем и корректируем нашу работу, чтобы каждый придерживался практических ожиданий на протяжении всего проекта.
Простой способ лучше формировать ожидания и управлять ими - это общаться с нашими клиентами. Предоставление обновлений, получение отзывов и обмен информацией о ходе работы - отличный способ поддерживать открытость линий связи и держать всех на одной волне.
Планируя заранее, мы принимаем во внимание бизнес-цели/задачи и определяем, что маркетинг может сделать, чтобы воплотить эти цели в жизнь.
4. Существуют инструменты, которые помогут нам работать «лучше» вместе
Для всего есть инструмент, даже для улучшения и расширения каналов коммуникации. Иногда в сутках просто не хватает времени на встречу или нам хочется, чтобы все было в одном месте (некоторые из нас немного одержимы организацией.)
Вот несколько инструментов, которые мы держим в своем арсенале, чтобы помочь нам всем работать «лучше» вместе.
Trello
Вы, наверное, слышали, как мы говорили о Trello. В офисе мы не проводим больше получаса, не упомянув об этом или не спросив: «Вы добавили это в Trello?»
Это не только отличный внутренний инструмент, но и отличный ресурс, который мы используем вместе с нашими клиентами, чтобы одним взглядом осветить наш процесс разработки и задачи, которые мы наметили на месяц.
Это также еще один способ продемонстрировать «общую картину», позволяя обеим сторонам активно участвовать в создании контента без необходимости переписываться по электронной почте.
Собрать контент
К сожалению, контент может стать основной причиной задержки проекта.
При редизайне сайта нет ничего хуже, чем иметь несколько электронных таблиц или текстовых документов, заполненных черновым контентом. Это не только сбивает с толку, но и трудно отличить черновики от утвержденного контента.
Что мне очень нравится в GatherContent, так это то, что мы можем представить контент таким образом, чтобы подчеркнуть структуру и навигацию сайта. Это дает вам и вашему клиенту визуальное представление о сайте и о том, как будет реалистично размещен контент.
Ежемесячные стратегии
Как будет выглядеть ваш гонорар за входящий маркетинг на следующий месяц? Какие показатели вы пытаетесь достичь? Помогут ли эти показатели вам достичь ваших целей?
Это отличные вопросы, которые вам следует задать себе. Общая цель входящего маркетинга вашего агентства должна заключаться в разработке кампании, в которой будет описано, как вы собираетесь использовать лучшие практики для таргетинга на своих покупателей и улучшения привлечения потенциальных клиентов.
Первая встреча
Отличный способ начать любой проект - познакомить клиента со всей командой разработчиков, а также установить и скорректировать ожидания на стартовом совещании.
Вот что вашему агентству следует включить в повестку дня стартового мероприятия и почему их следует включить:
- Оцените объем работ: Сейчас самое время быстро обсудить ваше соглашение на высоком уровне, чтобы убедиться, что все участники знают, что включено в него, а что нет. масштаб проекта.
- Сроки реализации проекта: четко укажите окончательную дату поставки. Также следует обсудить, как будут решаться вопросы, связанные с потенциальными задержками проекта. Будут ли изменения в объёме работ? Эта часть стартового мероприятия - прекрасная возможность обсудить, как будут рассматриваться и утверждаться различные этапы проекта.
- Способы общения: Убедитесь, что все знают об инструментах общения, которые вы будете использовать, и о лучших методах связи с командой. Важно найти баланс между общением в реальном времени, ежедневными или еженедельными отчетами и всем остальным.
Ключевой вывод: постоянно совершенствуйте свои внутренние инструменты
Принимая активное участие в управлении программой, каждую неделю я встречаюсь с нашим исполнительным вице-президентом по обслуживанию клиентов и отделом обслуживания клиентов, чтобы понять и определить, на каком этапе находятся наши клиенты в отношении счастья/удовлетворения и прогресса их проектов.
Мы также используем это время как возможность определить инструменты, дополнительные меры и действия, которые мы можем реализовать и которые помогут укрепить отношения с нашими клиентами.
Как клиент, вы сидите на другой стороне.
Вы можете даже рассматривать нас как консультанта, помощника для реализации потенциальных маркетинговых идей или члена вашей команды, но, в конечном итоге, наша команда сосредоточена на успехе вашего бизнеса.
Благодаря нашему консультативному подходу к входящему маркетингу мы постоянно работаем с вами, чтобы улучшить ваш текущий маркетинговый план, найти новые способы преодоления проблем и помочь вам и вашей организации достичь ваших целей.