Как руководитель отдела реализации в IMPACT, я постоянно пытаюсь самосовершенствоваться и изучать лучшие и более эффективные способы реализации стратегии, одновременно управляя несколькими клиентами в дополнение к моей внутренней команде.
Быть менеджером проекта, без сомнения, напряженная работа, но если использовать лучшие инструменты, процессы и профессиональные советы, это может стать одной из самых полезных профессий, по крайней мере, на мой взгляд.
Кажется, существуют тысячи советов по управлению проектами, но в этой статье я сузил их до 14 моих любимых и наиболее часто используемых.
1. Установите цели и приоритеты для проекта(ов) и часто переоценивайте их
Если вам не над чем работать в обратном направлении, планирование и управление становятся очень трудными. Знайте, над чем вы работаете, устанавливая цели SMART и даже контрольные точки проекта, если это имеет смысл. Тогда вы сможете правильно реализовать и измерить свой прогресс, что облегчит понимание того, как выглядит успех проекта.
2. Запишите все
Как руководитель проекта вы постоянно получаете новую информацию и выполняете множество задач. Запишите все. Не пытайтесь просто запомнить все детали; поверьте мне, это не сработает. Используйте блокнот или цифровое пространство, где вы можете хранить свои заметки. Это даст вам отличную ссылку, к которой можно вернуться, если вы что-то забудете, а это неизбежно.
3. Используйте последовательный процесс оценки и определения объема
Независимо от того, какие процессы управления проектами вы используете, убедитесь, что вы используете один и тот же процесс для всех проектов. Это поможет избежать путаницы у вас, вашей команды и клиента, а также обеспечит бесперебойную работу.
4. Используйте полезные/дополнительные инструменты PM
Ваша компания, возможно, уже инвестировала в определенный инструмент управления проектами для оценки, планирования и делегирования, однако нет ничего плохого в использовании небольших дополнительных инструментов, которые также помогут вам оставаться организованными!
Такие инструменты, как Trello, Evernote, Slack, GatherContent и InVision, могут действительно улучшить совместную работу и общение в команде во многих аспектах любого проекта.
5. Делегируйте правильно
Важно не забывать вовлекать нужных людей в правильный проект. Например, если вы работаете над проектом веб-сайта, вам, вероятно, захочется поручить определенные детали дизайнеру или веб-разработчику из вашей команды.
Не думайте, что вам следует знать все; Доверьтесь окружающим вас людям и назначайте задачи подходящим людям.
6. Убедитесь, что все согласны с планом
Это важно для четкого общения. Несмотря на то, что план или стратегия уже определены, они даже не близки к завершению.
Убедитесь, что все члены команды и клиенты увидели и поняли это. Если есть какие-либо возражения или вопросы, внимательно выслушайте и дайте четкое объяснение.
После представления стратегии убедитесь, что все согласны с планом. Не верьте им на слово; получить его в письменном виде. Это будет очень полезно, если что-то изменится в середине проекта или клиент начнет отклоняться от плана.
7. Будьте реалистичны и честны
Честность и прозрачность важны как при планировании, так и при выполнении работы. Не лгите только для того, чтобы произвести впечатление на клиента или приукрасить проделанную вами работу. Дайте честность, чтобы получить честность.
Будьте реалистичны при установлении сроков и составлении оценок. Если клиент абсолютно хочет, чтобы шестинедельный проект был выполнен всего за три недели,не соглашайтесь Вместо этого четко объясните ценность дополнительных трех недель для создания хорошо продуманного проекта. нереализованный проект по сравнению с проектом, который был выполнен быстро и небрежно. Скорее всего, они наняли вас за ваши головы, а не за руки, и они оценят, что вы взяли на себя ответственность.
8. Будьте максимально подробными и организованными
Как руководитель проекта вы должны обладать способностью быть детальным и организованным. Ваша команда (и клиент) рассчитывают на то, что вы продолжите проект, а для этого он должен быть хорошо продуман и хорошо документирован. Помогите всем участникам, активно предоставляя им то, что им нужно, еще до того, как они об этом попросят.
9. Работайте умнее, а не усерднее
Это просто. Всегда улучшайте свою эффективность и процессы. Документируйте все успешные методы повышения производительности, чтобы вы могли использовать их снова и снова и продолжать улучшать их. Вы никогда не сможете быть слишком эффективными.
10. Чрезмерное общение
Лучше знать слишком много, чем знать недостаточно. Задавайте слишком много вопросов, получайте разъяснения по всем вопросам и, как я уже говорил в пункте 2, записывайте все.
Знание дополнительной информации позволит вам быть более подробным и точным в исполнении. Это также поможет избежать догадок, что приведет к меньшему количеству задержек и более своевременному выполнению проектов.
11. Проводите регулярные запланированные встречи
Важно проводить встречи, приносящие пользу всем участникам. Обратная связь и одобрение обеих сторон помогают сформировать конечный результат, а регулярное общение является ключом к тому, чтобы все были на одной волне. При необходимости запланируйте встречи вокруг конкретных точек реализации вашего проекта, чтобы все двигалось в заданном темпе.
12. Имейте запасной план
На случай, если что-то пойдет не так или планы изменятся (а они, кажется, всегда так и делают), у вас обязательно должен быть запасной план.
Принесение пользы вашему клиенту - самое важное в вашем списке, поэтому знайте, как вы можете это сделать, даже если вам нужно внести несколько изменений. Если у вас есть что-то готовое, вы можете сделать переход быстрым и легким.
13. Сообщите о последствиях, чтобы избежать увеличения объема работ и/или разочарования
Если у вас когда-либо был клиент, который откладывал выполнение проекта, поднимите руку. (Я сейчас поднимаю обе руки.)
Одна очень важная вещь, которую я усвоил, работая руководителем отдела доставки, - это четко доносить все до всех.
Часть этого заключается в установлении конкретных последствий за невыполнение плана.
Например, если клиент опоздает хотя бы на день, чтобы предоставить вам свой отзыв, вам необходимо сообщить ему о последствиях этого изменения. Как это повлияет на остальную часть проекта? Что это значит для них? Для вашей команды?
Если вы не определите последствия, они не будут ожидать, что что-то изменится, и вы будете работать в срок, который вы не планировали.
14. Будьте лидером команды
Поддерживайте свою команду, несмотря ни на что. Если им нужна помощь, дайте им ее. Если у них есть мнение, которое бросает вызов вашему, прислушайтесь к ним.
Ваша команда не работает на вас; они работают с тобой.
Без них вы не сможете достичь поставленных целей, поэтому убедитесь, что они знают, насколько они важны для успеха каждого проекта.
Что вы делаете, чтобы стать лучше?
Есть ли у вас какие-то специальные инструменты, которые вы используете, чтобы сохранять организованность и продвигать свои проекты? Или, возможно, вы подписаны на несколько замечательных блогов по управлению проектами, которые дают полезные советы. Что бы ты ни делал, я хочу знать!
Комментируйте в разделе ниже, чтобы помочь менеджерам проектов во всем мире стать еще лучше в своей работе.