Превратить наше личное мероприятие в виртуальное было непростой задачей.
Помимо того, что это масштабная задача, существует множество вещей, которые потенциально могут пойти не так с виртуальными мероприятиями.
Например, я уверен, что вы видели хотя бы одну из многих смущающих вирусных ошибок Zoom во время карантина.
Даже в этом выпуске своего подкаста профессионал по контент-маркетингу Питер Вамос и президент The Streaming Network Мэтт Лей поделились ужасными историями с виртуальных событий и о том, как подготовиться, чтобы избежать их при потоковой передаче в больших масштабах.
Увидев все эти неудачи, вы можете спросить себя, стоит ли нам вообще проводить виртуальное мероприятие?
Но ты должен. Виртуальные мероприятия могут быть невероятно полезными для вашей аудитории и вашего бизнеса.
Помимо экономии денег и времени для компаний и участников, виртуальные мероприятия более доступны и удобны для посещения, что означает, что вы можете охватить более широкую аудиторию, чем при личном мероприятии.
Кроме того, вам не придется отправляться в путешествие по планированию виртуального мероприятия в одиночку.
Поскольку большинство компаний плохо знакомы с виртуальными мероприятиями, многие компании предлагают консультации через консультантов по виртуальным мероприятиям.
Однако тогда возникает вопрос: сколько стоит консультация по виртуальному мероприятию?
Виды услуг виртуальных мероприятий
Прежде чем мы перейдем к стоимости, давайте поговорим о том, что мы подразумеваем под виртуальным консультированием по мероприятиям.
В поисках помощи в организации вашего виртуального мероприятия вы встретите множество услуг и специалистов, которые могут вам помочь, включая консультантов, организаторов и продюсеров виртуальных мероприятий.
Какой тип помощи вы выберете, будет зависеть от того, что ваша команда может охватить и где вам нужно заполнить пробелы.
Вам необходимо собрать правильную команду, успешно продвигать мероприятие, выбрать программное обеспечение для его проведения и убедиться, что ваши докладчики правильно настроены для качественной онлайн-трансляции.
Исходя из этих потребностей, давайте разберем варианты услуг виртуальных мероприятий:
Консультирование по виртуальным мероприятиям в основном фокусируется на стратегии вашего мероприятия и помогает вам добиться его успеха. Консультанты по виртуальным мероприятиям могут помочь вам выбрать лучшее программное обеспечение для ваших нужд, структурировать виртуальные презентации, разработать творческие способы перевода нашего предыдущего личного опыта в виртуальный, процесс продвижения, помочь докладчикам в создании профессиональных и увлекательных сессий из удаленного рабочего пространства. и многое другое.
Консультация по виртуальному мероприятию может подойти, если у вас уже есть команда для запланированного личного мероприятия, но вам нужна помощь в ее переводе на виртуальное мероприятие.
Это также может подойти, если вам нужна помощь в создании идеального виртуального мероприятия для вашего пространства, но вы планируете нанять или передать на аутсорсинг часть работы, которую ваша команда не может выполнить. Например, вы можете нанять технического продюсера на один день, который будет управлять техническими деталями вашего мероприятия и устранять неполадки в день его проведения.
Планирование виртуального мероприятия обычно включает в себя каждую деталь вашего виртуального мероприятия и обычно даже включает в себя большую работу, такую как создание рекламного контента, поиск подходящего программного обеспечения и даже поиск спикеры и ведущие.
Они очень сосредоточены на деталях и следят за тем, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.
Планировщик виртуальных мероприятий может отлично подойти для бизнеса, в команде которого нет никого, кто обладал бы пропускной способностью или опытом, чтобы сосредоточиться на мелких деталях проведения виртуального мероприятия. Если вам нужен кто-то, кто будет управлять всем на каждом этапе, вам может подойти виртуальный организатор мероприятий.
Они смогут помочь вам принять решения, ответить на вопросы докладчиков и посетителей в преддверии мероприятия, а также помочь вам продвигать и находить зарегистрировавшихся.
Производство виртуальных мероприятий в основном ориентировано на техническое исполнение в день вашего мероприятия. Организаторы виртуальных мероприятий позаботятся о том, чтобы все прошло гладко, были даны ответы на любые вопросы участников, докладчики были готовы представить и использовать доступные инструменты, устранить любые проблемы с инструментами и многое другое.
Они также могут заранее помочь с технической настройкой, чтобы убедиться, что ваше программное обеспечение безопасно, ваше видео и аудио будут работать, а ваша система сможет поддерживать приток посетителей с достаточной пропускной способностью.
Продюсер виртуальных мероприятий подойдет, если у вас есть опыт проведения личных мероприятий, но вам нужна помощь в решении технических проблем, связанных с проведением онлайн-мероприятий. Будь то настройка программного обеспечения, подготовка к прямой трансляции или решение проблем со звуком и видео, продюсер виртуальных мероприятий может помочь. Они не помогут с рекламой вашего мероприятия или наймом спикеров, но они могут убедиться, что день пройдет гладко с технической точки зрения.
Итак, сколько стоит консультация по виртуальному мероприятию?
Хотя многие компании предлагают консультационные услуги по виртуальным мероприятиям, к сожалению, большинство из них по-прежнему боятся обсуждать стоимость своих услуг. Это затруднит составление бюджета и планирование ваших виртуальных мероприятий.
Что я могу вам сказать, так это то, что консультации по виртуальным мероприятиям обычно оцениваются одним из трех способов:
- в зависимости от потребностей конкретного проекта
- ежечасно
- со стандартной комиссией за проект
Это обычно касается организаторов и продюсеров виртуальных мероприятий.
Цена за проект
Когда консультации по виртуальным мероприятиямценятся за проект, они часто основаны конкретно на вещах, которые необходимо сделать, таких как разработка рекламных материалов, написание рекламных текстов и настройка регистрации на мероприятие.. Цена проекта может быть выше или ниже в зависимости от объема работ, задействованных в проекте.
Почасовая оплата
Когда консультации по виртуальным мероприятиямценятся почасово, это обычно касается вещей, которые, независимо от результата, требуют определенного объема работы, ограниченной по времени. Может быть, это что-то вроде звонка каждому выступающему и проверки их.
Однако ценность консультации по виртуальным мероприятиям не ограничивается просто временем, которое требуется, чтобы что-то сделать.
Например, хотя настройка регистрации на ваше мероприятие может не занять много времени, правильная ее настройка кем-то, у кого есть опыт, жизненно важна для успеха вашего мероприятия.
При планировании мероприятий может быть сложно заранее определить, что вам нужно, поскольку вы все еще разрабатываете свою стратегию, и есть много мелких задач, которые могут быть быстрыми или трудоемкими.
Это, в свою очередь, может затруднить определение того, как будут выглядеть ваши инвестиции при расчете цены на основе почасовой работы.
Если вам нужны советы и знания по виртуальным мероприятиям, вы, вероятно,не найдете почасовую стоимость. Однако, если вы ищете кого-то, кто выполнит заранее определенный набор задач, ведущих к вашему мероприятию, вам может подойти виртуальный организатор мероприятий с почасовой оплатой.
Судя по тому, что я недавно видел, стоимость почасовых планировщиков виртуальных мероприятий варьируется от 10 до 150 долларов в час в зависимости от предоставляемых услуг.
Стандартная стоимость проекта
Наконец, когда за консультации по виртуальным мероприятиям взимаетсястандартная плата за проект, она обычно начинается с определенной суммы, но может увеличиваться в зависимости от дополнительных надстроек.
Например, в IMPACT наши пакеты консультаций по виртуальным мероприятиям начинаются от 10 000 долларов США.
Это пакет, который обычно длится около двух месяцев и включает в себя:
- Восемь еженедельных 30-минутных встреч со стратегическим консультантом, на которых будут обсуждаться такие вопросы, как выбор правильного программного обеспечения для мероприятий, как адаптировать стратегию вашего мероприятия к виртуальному ландшафту и создание плана продвижения.
- Восемь еженедельных 30-минутных встреч с видеоконсультантом, который поможет с процессом продвижения видео для виртуальных мероприятий, научит вас, как правильно структурировать виртуальные презентации, и даст рекомендации, как проводить визуально потрясающие сеансы из удаленного рабочего пространства.
Кроме того, вы получаете прямой доступ к своему личному консультанту через Basecamp.
Определение потребностей в консультации по виртуальному мероприятию
При изучении консультационных услуг по виртуальным мероприятиям вам будет полезно получить ответы на как можно больше вопросов:
- Что вы уже знаете о вашем мероприятии?
- Сколько человек в вашей команде будет работать над мероприятием и какими соответствующими навыками или опытом они обладают?
- Вы переходите с очного мероприятия на виртуальное или начинаете виртуальное мероприятие с нуля?
- Какова цель вашего мероприятия?
- Когда у вас мероприятие, как долго оно продлится, в прямом эфире или в записи?
- Сколько участников вы ожидаете?
Чем больше информации вы определите заранее, тем более точную стоимость вы сможете получить для своих консультационных нужд.
Однако, если у вас еще нет ответов на эти вопросы, ничего страшного! Консультант по виртуальным мероприятиям может помочь вам найти лучшие ответы на все эти и другие вопросы, чтобы обеспечить успех вашего мероприятия.
Хотя консультант по виртуальным мероприятиям не сделает все за вас, он поможет вам организовать лучшее виртуальное мероприятие.
Мир личных мероприятий сильно изменился за последние несколько месяцев, но это не значит, что вам следует полностью отказаться от своей стратегии проведения мероприятий. Вместо этого сосредоточьтесь на преобразовании опыта, который вы предоставили на своих личных мероприятиях, в онлайн-опыт, который достигнет тех же целей для вас и ваших посетителей.
Неважно, идет ли речь о серии вебинаров или виртуальной конференции на целый день, консультант по виртуальным мероприятиям поможет вам определить, что лучше всего соответствует вашим целям, и поможет воплотить это в жизнь.