Слово дематериализация обеспокоило не одного предпринимателя, но на самом деле эта концепция представляет собой процесс, призванный упростить жизнь предпринимателя и его сотрудников. Интернет создал то, что наше воображение считало утопией. Щелчок пальцами, и работа будет сделана сама собой, было частью нашего воображения, но эта мечта стала реальностью с процессом дематериализации.
Дематериализация документов вашей компании заключается в замене бумажных документов вашей организации цифровыми файлами или создании их непосредственно в цифровом формате через вашу информационную систему. Он также стремится хранить и хранить свои электронные документы на компьютерах или компьютерных серверах. Что касается процесса, то он обозначает систему действий, которая использует ресурсы для преобразования входных элементов в выходные элементы. Он описывает «что делать» в предопределенном порядке.
Дематериализация, бережное отношение к лесам
Шкафы были заполнены архивами документов, которые хранились на всякий случай, и эти ящики с архивами занимали преобладающее физическое пространство до такой степени, что компаниям приходилось арендовать складские помещения по установленной цене. Однако дематериализация процессов заключается в отказе от использования хранимых элементов, которые накапливаются в течение жизни компании. Он основан на широкой компьютеризации бизнес-процессов. Дематериализация направлена на сокращение использования бумаги.
Даже если доверие, оказанное бумажному документу, все еще кажется трудным для преодоления, дематериализация процессов дает столько же гарантий. Теперь можно подписывать компьютеризированные документы, придавать им юридическую силу, делать их конфиденциальными и добавлять все функции традиционного бумажного документа.
Дематериализация, неоспоримые активы
Дематериализация позволяет:
- сэкономить время. Управление документами переносится на компьютеры, которые потребуются для выполнения работы за нас и составят базу данных. Пользователю нужно только ввести ссылки на свой документ, чтобы найти его за несколько кликов. Чтобы ознакомиться с документом, необходимо несколько кликов.
- найти и достать документ из архива, сделать ксерокопию, подготовить почтовое письмо, а затем вернуть исходную копию на нужное место. Благодаря дематериализации все делается в несколько кликов.
- управляйте рабочими днями и делайте их прибыльными, потому что таким образом сотрудники мобилизуются на деятельность с добавленной стоимостью для компании.
- снизить управленческие расходы компании.
Разные стадии процесса
Для дематериализации его процессы принимают разные формы, каждая из которых адаптирована к цели, поставленной подходом.
Шаг 1. Отсканируйте документы
Внимание, сложность возникает из-за того, что все документы не имеют одинакового формата, одинаковой толщины, одинакового качества бумаги или письма. И, прежде всего, необходимо соблюдать устав, определенный стандартами, чтобы сохранить юридическую ценность каждого оцифрованного элемента.
Иape 2: обрабатывать информацию, потому что документы должны оставаться доступными. Это означает разработку или использование соответствующего программного обеспечения, сочетающего эффективность и простоту повседневного использования.
Шаг 3: Обеспечьте хранение документов. Даже дематериализованная документация имеет вес, смехотворный по сравнению с бумагой, но которому нужно найти место. Для дематериализации требуется найти серверы для получения сканов, классифицировать их в соответствии со ссылками, которые легко понять компании. В частности, безопасность должна быть важным вопросом в основе ваших процедур хранения, и люди, которые будут заниматься этими процессами в вашей компании, должны быть осведомлены об этом.