Чтобы сэкономить время, но, прежде всего, облегчить вашу жизнь, на компьютерах доступно множество функций. Некоторые даже необходимы, когда вы начинаете свой бизнес, чтобы быть эффективным и иметь возможность управлять всеми своими задачами в один и тот же день. Увеличьте некоторые из них.
1 - подписывание писем
Вы устали в сотый раз вводить свое имя, имя, номер телефона, логотип, адрес и знаменитое сердечное приветствие. Имейте в виду, что большинство курьеров предлагают автоматическую подпись, и поэтому вам больше не придется каждый день тратить время, вставляя ее вручную или копируя из другого электронного письма. Создание вашей подписи занимает не более 3 минут и сэкономит вам сотни в течение года.
2 - синхронизация между вашими устройствами
Если вы сможете синхронизировать как можно больше данных, это избавит вас от необходимости сообщать о каждом из данных. Обычно электронные письма синхронизируются между вашими разными почтовыми ящиками, чтобы вы могли перенаправлять их в один почтовый ящик. Вы экономите время, потому что они всегда доступны, а обновление выполняется в режиме реального времени. Календари регулярно синхронизируются, особенно между Outlook и телефоном, что позволяет всегда иметь под рукой ваши встречи.
3 - автоматические сообщения об отсутствии/ответах
Вы хотите сообщить тем, кто связывается с вами, о нужном человеке, с которым можно связаться, или просто сказать им, что вы будете недоступны в течение нескольких дней? Не стесняйтесь настроить свою электронную почту, чтобы подтвердить получение или предоставить необходимую информацию человеку, чтобы он мог связаться с нужным человеком в вашей команде. Вы сэкономите много времени!
4 - правила сортировки писем
Это может звучать глупо, но некоторые электронные письма возвращаются, и их нужно хранить. Часто нужно просто создать правило, чтобы они автоматически архивировались в нужные папки. Это экономит ваше время, и вы получаете к нему доступ только тогда, когда это полезно. Вы также можете лучше управлять своими чрезвычайными ситуациями, имея дело только с теми, кто прибывает в папку, созданную для этой цели.
5 - систематическая отписка
Вы все еще получаете информационные бюллетени 10-летней давности, которые сегодня вас больше не интересуют? Не стесняйтесь отписаться. С каждым днем вы будете получать все меньше и меньше писем. Сейчас лето, так что воспользуйтесь возможностью избавиться от всех этих вредителей, которые ничего вам не приносят.
6 - Создавайте ссылки между вашими файлами
Если информация должна присутствовать в файле, вы можете создать ссылки, чтобы после изменения в одном файле они менялись во всех остальных, это избавляет вас от необходимости открывать каждый файл и вносить изменения. Вы также снижаете риск ошибки или забывания, поскольку модификация выполняется везде. Очень полезная привычка, особенно когда дело касается индикаторов.
7 - Создать избранное
Вы всегда заходите на одни и те же сайты? Почему бы не сохранить избранное для более быстрого доступа. Ежедневно вы тратите немалое количество времени, набирая и перепечатывая адреса, по которым часто заходите: информационный сайт, онлайн-бухгалтерия, хранилище документов, банк Так много сайтов, которые быстро сэкономят вам колоссальное количество времени!
8 - Запоминание логинов и паролей
Вы можете сэкономить огромное количество времени, запоминая логины для каждого сайта в вашем бизнесе. Это избавит вас от повторного ввода, изучения или поиска. Если запоминание идентификаторов является обычным явлением, то запоминание паролей не выполняется постоянно из соображений компьютерной безопасности. Тот, кто сможет контролировать ваш компьютер, сможет войти во все ваши учетные записи. Будьте осторожны.
9 - Создание разных ответных писем
Вы часто отвечаете на одни и те же электронные письма? Чтобы сэкономить время, подготовьте свои ответы заранее, чтобы вам не приходилось вечно вводить одни и те же ответы на одни и те же вопросы. Вы сэкономите драгоценное время, автоматизировав свои ответы и избавившись от необходимости их перепечатывать. Если вы не хотите изучать эту технику, просто отправьте себе электронное письмо с содержимым, которое вы можете быстро передать, удалив верхнюю часть электронного письма.
Итак, вы готовы начать автоматизацию. Другие более современные методы будут обсуждаться в следующей статье.