Мы все были там: слишком много дел и мало времени.
Большинство людей, вероятно, относят себя к людям относительно организованным, и это указано в качестве требования практически для каждой вакансии. Значит, мы все мастера организации, верно?
Не совсем.
Организация может быть одним из главных мотиваторов или сдерживающих факторов нашей производительности, поэтому нам всем нужно сосредоточиться на этом.
Вот четыре основных правила, которые помогут вам организовать себя и повысить продуктивность на работе:
1. Держите его в чистоте
Попасть в «зону» сложно.
В офисе есть бесконечные отвлекающие факторы, такие как фоновые разговоры, телефонные звонки и электронные письма, постоянно попадающие в ваш почтовый ящик. Возможно, у нас нет возможности контролировать подобные сбои, но у нас есть возможность контролировать среду нашего рабочего пространства.
Попробуйте это:
Проведите инвентаризацию своего компьютера, телефона и стола. Все ли на самом деле служит какой-то цели? Есть ли у вас дубликаты файлов и папок, которые можно удалить? Оптимизируйте свои приложения и размещайте их в местах, которые интуитивно понятны. Удалив реальный и визуальный беспорядок из вашего окружения, вам будет легче оставаться продуктивным.
Кроме того, когда придет время заняться делом, найдите минутку, чтобы оставить все остальные мысли позади. Почти невозможно сосредоточиться, когда вы заняты чем-то другим, поэтому обязательно очистите свой разум, прежде чем приступить к делу.
Если вы знаете, что ваши мысли будут постоянно возвращаться к чему-то, не связанному с текущей задачей, запланируйте для себя несколько коротких перерывов, чтобы убедиться, что вы готовы к тому, что нужно сделать.
2. Составляйте списки
Сколько раз вы заходили в продуктовый магазин без одной вещи и получали как минимум три вещи, которые вам не нужны, и без пяти вещей, которые вы действительно собирались купить?
Даже если вы думаете, что запомните все, легко отвлечься, поэтому составьте список, чтобы убедиться, что вы помните все, что хотели.
Попробуйте это:
В начале каждой недели и каждого рабочего дня составляйте для себя список.
Какие задачи нужно выполнить? Некоторые из них привязаны к определенному дню или их просто нужно закончить к концу недели? Наглядное представление того, что нужно сделать, поможет вам сосредоточиться на главном.
После того, как вы закончите определенную задачу или проект, обязательно физически отметьте ее или вычеркните из своего списка. Удовольствие, которое вы получите от сокращения списка, поможет вам сохранить мотивацию.
3. Расставьте приоритеты
Поскольку к настоящему моменту у вас должен быть список или даже несколько, пришло время расставить приоритеты. Что имеет срок? Что занимает больше всего времени? Что ты откладывал неделями?
Пронумеруйте или даже перепишите свой список в порядке того, что имеет высший приоритет. Это поможет вам не сбиться с пути и вовремя достичь своих целей.
Попробуйте это:
Сначала начинайте самые срочные задачи, затем переходите к тем, которые требуют больше всего времени, и заканчивайте тем, что быстро и относительно просто.
Всегда трудно заставить себя начать что-то, особенно если это требует много времени и усилий, но как только вы расставите приоритеты и просто начнете, закончить будет намного легче.
4. Создайте распорядок дня
Рутина - естественная часть того, как большинство из нас проводит свою жизнь, но почему-то мы склонны забывать о ней на работе. Мы часто можем быть заняты встречами, занятой работой, например, постоянной проверкой электронной почты или даже походом в комнату отдыха, чтобы выпить пятую чашку кофе.
Все эти вещи имеют место в течение рабочего дня, но важно понимать, что наша реальная работа должна иметь высший приоритет, и нам нужно создать вокруг нее распорядок дня.
Попробуйте это:
Регулярное выделение времени каждый день для целенаправленной работы создаст привычку к чрезвычайной продуктивности и эффективности.
Каждый день в своем календаре выделяйте время для глубокой работы. Это поможет другим узнать, что вы недоступны, и даст вам время сосредоточиться на том, что нужно сделать.
Если вам нужно провести какое-то исследование, отключите электронную почту и телефон и приступайте к делу. Закройте все остальные ненужные вкладки в браузере и просто погружайтесь в работу.
Вы будете удивлены тем, что, сосредоточившись на одной задаче и расставив ее по приоритетам на определенное время, вы сможете выполнить удивительный объем работы.
Ключ на вынос
Научиться оставаться организованным и знать, когда следует отказаться от вредных привычек, - это то, что нам всем может быть полезно.