Большинство малых и средних предприятий передают бухгалтерию, учет, налоги и другие финансовые нужды на аутсорсинг. Однако, по словам контролера IMPACT Эрика Чомы, компаниям следует серьезно рассмотреть возможность выполнения этих задач собственными силами. Нанимать первого финансового эксперта нужно с осторожностью, поскольку правильный человек может помочь вашей компании разумно расти.
Я: Когда я пригласил вас на собеседование, вы сказали, что хотите поговорить о внутренних финансах и бухгалтерском учете. Почему ты об этом думаешь?
Эрик Чома: Я думаю, что это полезное обсуждение для нашей целевой аудитории, которая включает в себя в основном малый и средний бизнес. Преимущество этого - найти кого-то, кого вы можете привлечь для выполнения вашей бухгалтерской и финансовой работы, - позволит вам быстрее принимать решения.
Если вы небольшое агентство, у вас, скорее всего, не будет в штате кого-то, кто специализируется на бухгалтерском учете и финансах. Вы собираетесь отдать на аутсорсинг и найти кого-нибудь, кто будет вести вашу бухгалтерию и платить налоги в конце года.
Если вы позволите этому прийти в себя, вы сможете задавать те вопросы, которые вы хотите задать, и сможете выявить проблемы, которые могут возникнуть у вас на пути к достижению ваших целей. Кроме того, в случае с IMPACT инсорсинг позволил нам по-настоящему практиковать управление открытыми книгами.
Управление открытыми книгами - это больше, чем просто раскрытие финансовых показателей вашей компании. При правильном обучении и знаниях все уровни вашего бизнеса начнут действовать и взаимодействовать так же, как владелец бизнеса или команда руководителей.
В IMPACT мы еженедельно полностью взаимодействуем с нашими сотрудниками во время общих собраний. Мы начинаем эти встречи с обзора нашего отчета о прибылях и убытках. Это совместное упражнение, которое требует от каждой команды оценить, где они находятся в настоящее время, и спрогнозировать, где они будут в конце месяца.
Мы уделяем особое внимание обучению каждого сотрудника внутренней работе нашего бизнеса и финансовой грамотности, необходимой для понимания наших книг. Благодаря этим знаниям каждый получает возможность ежедневно принимать решения, влияющие на бизнес, и каждый получает право собственности на результат.
Наша конечная цель - создать «бизнес деловых людей», которые думают, действуют и чувствуют себя владельцами. Открытое управление бухгалтерским балансом было бы невозможно без собственной финансовой команды.
Финансы и бухгалтерский учет: в чем разница?
Я: Можете ли вы объяснить разницу между финансами и бухгалтерским учетом? Может ли один и тот же сотрудник делать и то, и другое?
Eric: Если вы просто хотите нанять кого-то, кто возьмет на себя ведение вашей бухгалтерии, вы ищете сотрудника с доходом 40–60 тысяч долларов в год, в зависимости от на своем опыте.
В то время как, если вы ищете человека, который не только полностью разбирается в ваших системах бухгалтерского учета и учета, но также может выполнять анализ финансовой отчетности, разбирается в финансовом учете и может обучать финансовой грамотности в вашей организации, вам следует ожидать платить им от 75 тысяч до 120 тысяч долларов, в зависимости от их опыта и вашего местоположения.
Я: Когда вы говорите «малый бизнес», есть ли такой размер, который слишком мал? В какой момент бизнесу следует задуматься о найме сотрудников для этой нужды? При каком размере это может быть оправдано?
Eric: Я думаю, что как только вы наберете, скажем, 20 человек, это, вероятно, должно быть показателем того, что вам следует подумать о том, чтобы иметь в штате кого-то, кто будет управлять вашим административным и бухгалтерским учетом. и финансовые функции. В малом бизнесе один человек, вероятно, будет заниматься всеми финансовыми аспектами бизнеса.
Я: Может ли это включать в себя такие вещи, как инвестиции, долги, кредиты – помимо финансовых показателей поступления и вывода денег?
Эрик: Да. Я думаю, именно здесь и проявляется разница в уровне вашего первого сотрудника. Если вы ищете кого-то, кто будет просто заниматься бухгалтерией, вы не получите такой дополнительной перспективы.
Первый финансовый сотрудник IMPACT, которым был я, - это должность контролера, который занимается не только повседневной бухгалтерией, но и финансовыми инициативами более высокого уровня, такими как кредит, выяснение кредитных карт для компании, управление расчет заработной платы, вся наша кредиторская задолженность, управление сборами.
Все эти вещи, которые помогают развивать и поддерживать бизнес, например, получение денежных средств от дебиторской задолженности. Все эти вещи централизованы, когда этим процессом управляет один внутренний человек, что помогает руководителям и лицам, принимающим решения, получать более ценную информацию в режиме реального времени, вместо передачи этой работы на аутсорсинг.
Я: Может ли этот человек также возглавить дела с банками, если, скажем, компании понадобится кредитная линия или другой кредит?
Эрик: Абсолютно. В идеале этот новый сотрудник должен иметь свой CPA или находиться на «треке CPA» (это означает, что он заработал все необходимые кредиты колледжа и выполнил работу, необходимую для того, чтобы иметь возможность сдать экзамен CPA и пройти тест).
Как только в вашей компании появятся CPA, они будут более чем способны вести переговоры с банками, регулирующими органами, аудиторами и любыми другими финансовыми учреждениями или регулирующими органами.
Почему компании колеблются
Я: Так почему же компании не учитывают свои финансовые потребности?
Eric: Я думаю, что компаниям сложно осознать ценность найма человека, скажем, за 75–120 тысяч долларов, в зависимости от того, в какой точке мира вы находитесь. Самым большим препятствием является возможность увидеть ценность и заставить всех принять все это на себя.
Я: Но эти инвестиции имеют смысл по мере вашего роста?
Эрик: Да. Если вы используете аутсорсинг, скорее всего, у вас уже есть кто-то очень хорошо осведомленный, предоставляющий вам информацию. Однако вы не единственный их клиент. И я думаю, что это самое большое отличие. Вы можете быстрее принимать бизнес-решения и быть более уверенными в данных, которые вы видите в режиме реального времени, по всем вопросам, связанным с бухгалтерским учетом и финансами.
Я: С точки зрения затрат, если бы компания передала все эти обязанности на аутсорсинг, каковы были бы затраты? Часто инсорсинг кажется дорогим, пока вы не начнете складывать затраты на аутсорсинг
Eric: Вы, вероятно, рассчитываете на три-пять тысяч в месяц, в зависимости от того, какое сейчас время года. Что касается бухгалтерского учета и проверки финансовой отчетности, бухгалтерский учет, скорее всего, будет осуществляться по более низкой ставке, а затем его проверит кто-то другой. Итак, вы уже рассматриваете диапазон от 36 тысяч долларов (минимум) до 72 тысяч долларов.
Я: А как насчет налогового сезона? Конец финансового года? Тогда более вероятно, что компании перейдут на аутсорсинг?
Eric: В IMPACT мы по-прежнему передаем нашу налоговую работу на аутсорсинг. Я мог бы этим заняться, но это не моя специальность. И это то, что я бы порекомендовал. Вам очень повезет, если вы возьмете кого-нибудь, кто полностью разбирается как в техническом учете, так и в налоговом учете.
Я: И, очевидно, вы будете платить соответственно, по сути, в виде зарплаты?
Эрик: Верно. Если бы у них было такое налоговое прошлое.
Когда дело доходит до налогового сезона, я теперь работаю рука об руку с нашим налоговым бухгалтером, чтобы предоставить ей необходимую документацию, чтобы сделать этот процесс дешевле. Я выполняю то, что обычно делает ее команда, поэтому процесс проходит быстрее и эффективнее.
Найм первого штатного финансового эксперта
Я: Итак, как компания нанимает на эту должность?
Eric: Во-первых, вам следует составить список обязанностей, которые возьмет на себя ваш новый сотрудник.
Важно взглянуть на текущее состояние вашей системы бухгалтерского учета и убедиться, что у вашего кандидата есть опыт работы с этой системой. Например, если вы используете QuickBooks онлайн, вам понадобится кто-то, кто разбирается в QuickBooks онлайн, прежде чем приступить к работе.
Но при этом, если у вас есть кто-то очень талантливый, имеющий опыт работы в большой четверке аудиторских фирм, трудно ошибиться. Есть много действительно талантливых бухгалтеров. Вам просто нужно найти то, что подходит вашей культуре, вашему бюджету и тому, как вы хотите в конечном итоге развивать эту сторону своего бизнеса.
Например, с помощью IMPACT мы все еще пытаемся выяснить, как будет выглядеть наша идеальная финансовая команда, когда мы вырастем из агентства с 65 людьми в организацию с 75-100 людьми.
Существуют бухгалтерские задачи административного типа, но есть и более масштабный финансовый анализ, который может помочь компании экономить и разумно расти. В этом преимущество наличия этой должности внутри компании. У вас есть кто-то, кто полностью понимает ваш бизнес, полностью понимает, где находится ваш долг и куда вы стремитесь расти, и может помочь вашей компании достичь этих целей.
Я думаю, что помимо собеседований важно, чтобы ваши кандидаты выполнили действия, связанные с работой, которую они будут выполнять. Вам необходимо убедиться, что они будут готовы к работе в первый день.
Как и при приеме на любую другую должность в вашей организации, вам необходимо убедиться, что ваш кандидат хорошо соответствует вашей культуре. В идеале они должны иметь солидный опыт работы в области финансового учета, опыт работы с вашей системой бухгалтерского учета и 2–4 года опыта работы в аудиторской фирме.
Это очень важная должность в вашей организации. Не соглашайтесь ни на что, кроме самого лучшего!