В начале марта IMPACT решил отложить наше главное весеннее мероприятие - Digital Sales & Marketing World - до ноября, решив вместо этого провести однодневное виртуальное мероприятие.
Менее чем за месяц День цифровых продаж и маркетинга (DSMD) превратился из идеи в успешное онлайн-мероприятие на целый день с участием 3000 человек.
Но на дороге были неизбежные неровности.
Как известно любому организатору мероприятий, невозможно предвидеть все трудности. Первое использование виртуальной платформы служит прекрасным напоминанием об этом.
Кристен Гарольд - директор IMPACT по формированию спроса, а Стефани Байокки - наш директор по связям с общественностью и мероприятиям.
Вместе они возглавили команду, совершившую этот подвиг, и поделились со мной своими мыслями, оглядываясь назад на весь этот опыт.
Если что-то может пойти не так, так и будет
Обладая богатым опытом в планировании мероприятий, Кристен и Стефани повидали свою долю кризисных ситуаций в последнюю минуту.
Кристен пришлось перенести всю конференцию на шесть месяцев, потому что в принимающем городе произошло землетрясение. В другой раз протестующий ворвался на сцену, где выступал генеральный директор Starbucks, и пришлось вызвать охрану.
У Стефани артисты болели, застревали в снежной буре, ломали ногу (в буквальном смысле) - даже забывали обувь.
Однако, несмотря на свой многолетний опыт, ни Стефани, ни Кристен никогда не планировали виртуальное мероприятие такого масштаба, как DSMD.
Конечно, у них был опыт проведения вебинаров, прямых интервью и онлайн-мероприятий продолжительностью час или два, но многодневное цифровое мероприятие на целый день было для них неизведанными водами.
Уроки, извлеченные в виртуальных окопах
За несколько недель до мероприятия Кристен, директор по формированию спроса, сосредоточилась на увеличении количества посетителей, но по мере приближения мероприятия и Стефани, и Кристен были одержимы каждой логистической деталью.
Будут ли ссылки на регистрацию работать правильно? Нужен ли нам выделенный сервер? Будет ли прямая трансляция проходить гладко? Будет ли чат эффективен?
При использовании виртуальных мероприятий вы можете выполнить лишь ограниченное количество пробных работ по устранению неполадок. Хотя функция потоковой передачи может работать нормально, когда ее опробует ваша небольшая команда, вы не сможете воспроизвести тысячи людей, которым она понадобится каждый день.
Особой непредвиденной проблемой стало получение доступа для тех, кто зарегистрировался в день.
Поскольку в день мероприятия зарегистрировалось более сотни человек, после начала первой сессии вопросы клиентов заполонили почтовый ящик Стефани, поскольку она вместе с Маркусом Шериданом вела прямую трансляцию мероприятия.
Нельзя планировать мероприятие за месяц - хоть они и планировали
DSMD потребовались огромные командные усилия для планирования и реализации, и это произошло всего за четыре недели. Однако, предупреждает Кристен, в большинстве случаев это нереалистичные сроки.
Уникальность нашей ситуации заключалась в том, что мы уже планировали личное мероприятие на тот же день. Это означало, что у нас уже был веб-сайт, логотип, список контактов, группа спонсоров и спикеров, а также тема.
Изменить направление и платформу уже запланированного мероприятия гораздо проще, чем начинать с нуля.
Если бы нам пришлось сделать всё за месяц, это было бы невозможно в том масштабе, который мы себе представляли.
Стоит ли попытаться спланировать масштабное виртуальное мероприятие?
По словам Кристен, если вы - компания, которая регулярно проводит мероприятия и у вас есть команда, которая может заниматься программированием и технологиями, вы, безусловно, можете подумать о том, чтобы сделать ваше отмененное или отложенное личное мероприятие виртуальным.
Если у вас нет такой команды и опыта, вам понадобится более длинная взлетно-посадочная полоса и, возможно, некоторая посторонняя помощь.
IMPACT решили провести цифровое мероприятие, потому что мы по-прежнему хотели, чтобы наша аудитория связалась с нами 6 апреля, и мы по-прежнему хотели предоставить им новый, своевременный контент.
Стефани соглашается. «Если бы было легко хорошо проводить виртуальные мероприятия, - говорит она, - все бы этим занимались». Хотя многие компании и организации сейчас пытаются проводить виртуальные мероприятия, лишь немногие делают это хорошо.
Если вы займетесь планированием виртуальных мероприятий, вам необходимо преодолеть растущее стереотипное мнение, что ваше мероприятие - это всего лишь очередной прославленный вебинар. Вы должны действительно приносить пользу своей аудитории и убедиться, что используемые вами технологии улучшают качество обслуживания для всех.
По словам Стефани: «Наш друг Брайан Фанзо, который выступал на наших личных и виртуальных мероприятиях, сказал: давайте посмотрим правде в глаза: у онлайн-людей есть миллион вариантов и нет времени на дрянной контент. Поэтому, если вы не будете поддерживать свой контент на высоком уровне, люди уйдут».