Как нельзя печатать
Мы, гики, возможно, давно перестали печатать, но есть много людей, которые все еще регулярно печатают электронные письма и веб-страницы. Мы постараемся дать несколько советов, которые помогут вам отказаться от принтера и перейти к новому способу хранения и организации информации, который имеет смысл.
- Создайте цифровую картотеку: Во-первых, вам нужно решить, где вы будете сохранять файлы, а не распечатывать их. Это помогает иметь одно постоянное место, где вы сохраняете все. Мы бы порекомендовали какой-нибудь облачный сервис, который синхронизирует все ваши устройства, чтобы вы могли получить к ним доступ на смартфонах и планшетах, а также на своем ПК. Многие люди используют Evernote в качестве архива для всех своих заметок и документов, но вы также можете сохранить их в облачном хранилище, таком как Dropbox, Google Drive или Microsoft OneDrive. Если вы действительно предпочитаете локальное хранилище, вы можете сохранить свои файлы в одну папку на своем ПК, но обязательно сделайте резервную копию. Это будет менее удобно, так как вам придется вручную копировать файлы на другие устройства, если вы хотите просмотреть их в другом месте.
- Печать в PDF: все, что вы хотите напечатать, будь то квитанция, документ, электронное письмо или веб-страница, можно распечатать в файл PDF. Во-первых, вам нужно установить PDF-принтер на свой компьютер с Windows. Затем вы можете пройти процесс печати как обычно, выбрав виртуальный PDF-принтер. Вы получите файл, который сможете сохранить в чем-то вроде Evernote или Dropbox.
- Печать электронных писем: сообщения электронной почты можно распечатывать в формате PDF таким же образом. Вы также можете попробовать пометить их звездочкой (если вы используете Gmail) или добавить их в специальную папку или ярлык, где вы сможете обратиться к ним позже. Вы можете получить доступ к этим электронным письмам позже с любого устройства с почтовым клиентом - распечатывать не нужно.
- Печать веб-страниц: Если вы распечатываете веб-страницы, чтобы вернуться к ним позже, вы можете распечатать их в формате PDF. Вы также можете добавить их в закладки, чтобы просмотреть их позже (ваши закладки могут синхронизироваться на всех ваших устройствах). Если вы хотите прочитать веб-страницу позже, используйте такой сервис, как Pocket или Instapaper, чтобы создать список материалов, которые вы хотите прочитать. Подобные сервисы берут веб-страницу, преобразуют ее в удобочитаемую текстовую статью и даже сохраняют ее в автономном режиме на мобильных устройствах, чтобы вы могли прочитать веб-страницу позже, не распечатывая ее.
- Печать карт: Вам не нужно печатать карты, если у вас есть смартфон с GPS. Если вы используете Карты Google, вы можете войти в приложение Карты Google и просмотреть список поисковых запросов, которые вы сделали на веб-сайте Карт Google на своем ПК. Конечно, вы также можете просто распечатать карту в формате PDF.
- Отправка документов по факсу: Некоторые старые предприятия по-прежнему требуют факсы. Вы можете использовать такой сервис, как HelloFax, для отправки факсов через Интернет. HelloFax предлагает пять бесплатных факсов в месяц - этого должно быть более чем достаточно для домашних пользователей, которым лишь изредка нужно отправлять факсы по работе.
- Когда кто-то настаивает на печатных документах: К сожалению, некоторые организации по-прежнему настаивают на печатных документах. Обойти это просто невозможно. Если они не примут PDF-файл по электронной почте, возможно, вам придется распечатать его.
- Что делать со старыми бумажными документами: проще начать двигаться вперед безбумажным способом, чем решать методично конвертировать все ваши старые бумажные документы в цифровые версии - это может быть много работы. Тем не менее, вы можете сканировать свои старые документы в файлы PDF с помощью сканера.
Использование цифровых файлов
Ваше цифровое рабочее пространство теперь имеет ряд преимуществ, которых нет у бумаги:
- Резервное копирование: резервные копии ваших файлов сохраняются, если вы сохранили их с помощью таких сервисов, как Evernote, Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Если ваш дом сгорит, вы не потеряете важные документы.
- Поиск: Вы можете легко выполнять поиск по всем своим электронным документам, чтобы найти нужные документы, не просеивая горы бумаги. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive и даже Windows - все они имеют функции полнотекстового поиска.
- Доступ везде: ваши документы могут быть доступны в любом месте с ПК, смартфона или планшета. Если вас нет дома и вам нужно что-то найти, вы можете сделать это со своего смартфона, а не идти домой и копаться в своих бумагах.
- Без беспорядка: вам не нужно беспокоиться о хранении, упорядочении, освобождении места и расхламлении документов.
- Без затрат на печать: Если вам не нужно покупать дорогие чернила, дешевые принтеры и стопки бумаги для принтера, вы сэкономите деньги.
Конечно, некоторые документы могут быть слишком конфиденциальными для хранения в Интернете. В подобных ситуациях вы всегда можете использовать шифрование - создайте зашифрованный контейнер и сохраните его в таком сервисе, как Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Людям понадобится пароль, прежде чем они смогут получить доступ к вашим документам.