МСП теряют более 3300 евро в год на одного сотрудника из-за неэффективных совещаний. Согласно новому исследованию Sharp, сотрудники французских МСП проводят около 25 часов в месяц на совещаниях? Как добиться полезных встреч?
Дисциплина «Réuniologie» была создана в 2017 году не случайно. Как пишет Луи Варей в своей книге «La Réunionite ça suffice!» опубликованный Éditions Eyrolles, он «направлен на поддержку организаций в том, чтобы сделать каждое их собрание продуктивным, увлекательным и обучающим моментом.»
Но почему?
По данным сайта Международной школы реуниологии:
“Потому что встречи занимают много времени в нашей жизни, на работе и в других местах. Потому что встречи - это место, где коллектив может получить обязательства, генерировать идеи и принимать решения. Потому что встречи позволяют вам научиться многим социальным и управленческим навыкам.»
В то время как лидеры, менеджеры и сотрудники бегут за временем, говорят, что они перегружены и испытывают стресс из-за перегрузки работой, исследование Шарпа заставляет нас еще раз задуматься о влиянии совещаний и их эффективности и задать вопрос: как сделать их эффективными.
По словам доктора Найджела Осленда, профессионального психолога: «Очевидно, что неэффективные встречи не приносят прибыли и оказывают финансовое влияние на компании. Рабочие собрания организуются по множеству причин и для достижения множества целей; поэтому сотрудники должны иметь возможность полагаться на различные пространства и технологии в соответствии со своими потребностями, а не без устали использовать одни и те же помещения и одни и те же инструменты.»
И чтобы доказать его правоту, важны результаты этого исследования:
32% сотрудников признаются, что отвечают на запоздалые электронные письма во время встреч, а 29% представителей поколений Y и Z признаются, что следят за своими социальными сетями. Для этого поколения, которое не отделяется от своего смартфона и которое привыкло работать, отвечая на его текстовые сообщения, нас вряд ли можно удивить, но то, что они размещают заказы, означает, что собрание не вносит вклада в его работу и не получает никакой выгоды. вызов, чтобы стимулировать его.
Но что сотрудники говорят о своих встречах? Отсутствие разнообразия и гибкости, красноречивые размышления, но открывающие определенные возможности для улучшения:
• более 80% считают, что они более продуктивны за рабочим столом, • две трети говорят, что эти встречи почти никогда не приводят к каким-либо конкретным действиям или результатам
• и 56% считают их «скучными».
И к тому же добавляют для уничтожения эффективности встреч:
- 83% французских сотрудников сожалеют о том, что все встречи имеют одинаковую структуру, независимо от темы,
- 66% сожалеют, что некоторые встречи проходят в неподходящих помещениях,
- 71% говорят, что встречи часто бывают слишком формальными.
Кажется, творчество и ставки едва ли установлены: время встречи - деньги. Это доказательство должно быть четко уведомлено.
И более того, они используют инструменты из другой эпохи
Технологические инструменты, доступные сотрудникам в конференц-залах, слишком часто не подходят или устарели: 26% сотрудников все еще работают на бумаге, а 35% делают свои презентации на флипчартах или стираемых досках.
Все это заставляет нас думать, что пришло время, прежде чем организовывать встречу, спросить, какова ее цель, и поставить под сомнение ее: нет конкретной цели, нет встречи, потому что люди, с которыми консультировались, суммируют недостатки его встреч:
- Непредоставление информации заранее (30%),
- Не удалось пригласить только необходимых участников (31%)
- Количество участников слишком велико (26%).
Поскольку встречи не вдохновляют сотрудников, неудивительно, что сотрудники предпочитают использовать свое время для занятий, которые они считают более продуктивными и полезными:
И что делать?
По словам Биргит Джексон, коммерческого директора Sharp Visual Solutions
“- обязательно указывайте правильную информацию, - пригласите нужных людей, - выбор подходящего окружения
- используйте правильные инструменты».
Вот почему встречи Stand Up так успешны в стартапах и используют их как модель, почему бы и нет?
Исследование, проведенное Censuswide Institute на репрезентативной выборке из 1017 французских сотрудников малых и средних предприятий.