'reunitis' - одно из зол нашего времени. Эта болезнь, поощряемая и питаемая всеми нами, нарушает нашу повседневную жизнь и заставляет принимать различные фантазии за истину. Первое: Когда что-то действительно важно, оно заслуживает встречи. Второе: при личных встречах мы лучше координируем свои действия. И самое разрушительное из всех проявлений: чем больше людей будет на каждой из этих непродуктивных сборищ, тем лучше.
Далеко не обращая вспять эту опасную тенденцию, пандемия, рост удаленной работы и последующее внедрение гибридных моделей привели к увеличению как количества, так и продолжительности встреч.
На самом деле, согласно данным, предоставленным Otter.ai, 70% сотрудников стали проводить встречи на 70% чаще, чем когда была введена удаленная работа. Вы можете поиграть в расчет стоимости каждой очной или виртуальной встречи, с долей юмора, на этом сайте и добавить цифры в отступ.
Выходные дни от собраний
Столкнувшись с непреодолимым натиском личных и виртуальных встреч, которые мешают сотрудникам сосредоточиться и работать, такие компании, как Facebook и Atlassian, предпочитают вводить выходные от встреч, но… Как это влияет на производительность у него есть?неужели это мера? Влияет ли это на командную работу и сотрудничество?
Массачусетский технологический институт (MIT) опубликовал исследование, в котором они приняли участие 76 компаний, из них более 1.000 сотрудников в каждой и работающих более чем в 50 странах. Все компании-участники ввели от одного до пяти дней без совещаний в неделю, что означает запрет даже на встречи один на один, за последние 12 месяцев.
Результаты ошеломляющие. Организации, которые полностью отказались от этих собраний три дня в неделю, повысили свою производительность на 73%, снизили стресс сотрудников на 57% и повысили общую удовлетворенность на 65%.
Кроме того, как это может показаться нелогичным, это исследование показывает, что встречи снижают эффективность сотрудничества. Кроме того, отказ от встреч улучшил общение, поскольку увеличение количества письменных взаимодействий значительно уменьшило недопонимание.
Формула Илона Маска для повышения продуктивности
Илон Маск, генеральный директор Tesla и известный цифровой влиятельный человек, назвал встречи «чумой крупные компании» и сообщает в электронном письме всем своим сотрудникам:
- Удалите все длинные или, если это невозможно, хотя бы те, которые, как вы точно знаете, не добавляют ценности для всей аудитории.
- В любом случае, запланируйте их как можно короче.
- Уменьшите их частоту,, за исключением чрезвычайно срочных вопросов, в этом случае может быть целесообразно оставить их до тех пор, пока проблема не будет решена. кризис, породивший их.
- Поощряйте всех тех, у кого нет ничего, что можно было бы внести в собрание или ставить под сомнение, покинуть, если они чувствуют, что не могут внести какой-либо вклад ни за что. «Уйти не грубо, грубо заставлять кого-то остаться и тратить свое время», - пишет он.
Правило семи и встречи
В соответствии с тем, что говорит Маск, важно помнить о правиле семи каждый раз, когда отправляете вызов. В нем говорится не больше и не меньше, что при каждый участник собрания, начинающийся с седьмого номера, снижает вероятность принятия правильного и эффективного решения на 10 процентов. Не приглашайте слушателей или людей просто послушать. Продуктивные собрания - это те, на которых принимаются решения.
Инструменты для совместной работы, ключи к повышению производительности
Чтобы эффективная совместная работа продолжалась и не уменьшалась с сокращением времени, затрачиваемого на встречи и совещания, лучший вариант - внедрить инструменты для совместной работы, такие как Slack или Команды или внутренние социальные сети, такие как Workplace.
Его основное преимущество в том, что позволяет каждому человеку организовать свое время и асинхронно следить за сообщениями,в дополнение к сохранению записи разговоров и интегрируйте другие инструменты управления проектами и повышения производительности.
В них можно создавать рабочие группы и проекты, в которых можно обмениваться актуальной документацией (и редактировать ее в режиме онлайн, не занимаясь сложным управлением версий), принимать решения, назначать задачи или отслеживать результаты и задачи.
Тренировка вслух, чтобы сократить встречи
Чтобы инструменты такого типа действительно приносили плоды и процветали, вам нужно привыкнуть работать вслух: («Работаем вслух»).
Как говорит Джон Степпер, создатель концепции, это метод, который помогает вам строить отношения. «Это сеть, но с человеческим уклоном».
И он объясняет: «Вместо того, чтобы работать в сети, чтобы что-то сделать, «Работаем вслух» о внесении вклада в других людей, которые имеют отношение к тому, чего вы хотите. делать», что означает, среди прочего- сделать видимыми те аспекты вашей работы, которые могут быть полезны другим членам группы».
Для компании работа на высоком уровне “означает, что сотрудники могут извлечь выгоду из того, что компания знает коллективно, чтобы они могли избежать повторения ошибок, могли принимать лучшие решения, они могли внедряйте инновации быстрее». Изменение культуры, которое приводит к радикальному отказу от совещаний, которые ни к чему не ведут.
Напишите повестку дня и следуйте ей
Как ни странно, встречи по-прежнему проводятся без четкой и конкретной повестки дня, что может привести к тому, что разговор будет ходить вокруг да около. Чтобы обсуждаемые вопросы не превратились в очередную битву, вырождающуюся в десятки электронных писем, вы можете попросить членов рабочей группы включить те моменты, которые они хотят затронуть, в документ, который можно совместно редактировать, где вы также можете обсудить (и даже проголосовать) вопросы, которые должны быть приоритетными.
Подготовить протокол: договоренности, производные действия и ответственные лица
Во время встречи вы можете делать заметки и краткие итоговые протоколы, которые включают основные соглашения, действия и задачи, вытекающие из встречи, и людей, которым поручено их. Вместо того, чтобы ждать следующего звонка, чтобы узнать, что случилось со всем этим, следите за проектом через рабочие группы онлайн до следующей встречи.
Постепенно сокращает продолжительность встречи
При таком методе работы больше нет необходимости вдаваться в подробности или исчерпывающе анализировать каждый документ при личном общении И когда все участники ознакомятся с динамикой, вы заметите, что такие долгие встречи больше не нужны. Разрежьте их пополам на первом этапе: 30 минут достаточно, если все хорошо подготовлены.
Вы можете укоротить их еще больше. Одним из пагубных последствий больших совещаний является то, что участники бессознательно пытаются уложиться в запланированное время и заполнить их вкладами, которые в меньшем формате были бы не нужны..