Появится Проводник Windows. Вы заметите, что тип «Сохранить как» установлен как «Презентация PowerPoint». Это тип файла PPTX. Нажмите «Сохранить».
Ваш файл PPT теперь будет преобразован в файл PPTX. Как видите, размер файла уменьшился.
HTG Presentation 2 - это наш файл PPT, а HTG Presentation 3 - наш файл PPTX. Простое преобразование типа файла уменьшило его размер на 335 КБ.
Хотя уменьшение размера файла не является захватывающим дух, нам удалось уменьшить размер файла документа Word с 6 001 КБ до 721 КБ. Все зависит от того, что внутри файла. Если повезет, это будет единственный шаг, который вам нужно сделать. Если нет, продолжайте читать.
Вставьте свои фотографии - не копируйте и не вставляйте
Заманчиво скопировать и вставить изображение в PowerPoint вместо использования функции вставки. Это не будет проблемой, если вас не беспокоит размер файла, но если вас это беспокоит, остерегайтесь копирования и вставки - это может переформатировать ваше изображение в BMP или PNG. Почему это проблема? Оба этих формата файлов больше, чем JPG.
Вы можете видеть на снимке экрана выше, что файл PNG имеет размер 153 КБ по сравнению с файлом-j.webp
Редактируйте изображения в графическом редакторе, а не в PowerPoint
Когда вы вставляете изображение в PowerPoint, лучше убедиться, что оно не требует редактирования. Если это требует редактирования, вам лучше сделать это в графическом редакторе. Почему? Когда вы используете PowerPoint для редактирования изображения, он сохраняет все эти изменения как часть презентации. Например, когда вы меняете изображение на черно-белое, PowerPoint также сохраняет полноцветное изображение. Сохраняется много лишних кусочков.
Если у вас нет графического редактора (у вас есть) или вы просто должны использовать PowerPoint, обязательно скажите PowerPoint, чтобы он удалил все эти лишние данные, сохраненные в результате редактирования. Это не сэкономит вам столько места, как работа в специальном редакторе, но поможет.
Сжать все изображения в презентации
Вы можете сжимать изображения в PowerPoint по одному или все сразу. Если вы хотите сделать последнее, вот как это сделать.
Откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как» на левой панели.
Далее выберите «Дополнительные параметры», которые вы найдете в области, где вы назовете свой файл, и выберите тип файла.
Появится окно «Сохранить как» - на этот раз с несколькими дополнительными опциями, доступными вам. Рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите «Инструменты».
В появившемся раскрывающемся меню выберите «Сжать изображения».
Появится окно «Сжать изображения». Здесь вы можете выбрать тип разрешения изображений (на основе PPI) в презентации. Вы также заметите, что не можете выбрать параметр «Применить только к этому изображению» в группе «Параметры сжатия». Это потому, что из-за того, как мы получили доступ к этому инструменту, эта опция недоступна.
Примечание: Если вы хотите сжать одно изображение, выберите его, а затем перейдите к Формат инструментов для обработки изображений > Сжатие изображений.
Если вы довольны своим выбором, нажмите «ОК».
Не забудьте потом сохранить презентацию.
Не используйте встроенные шрифты
Мы понимаем, почему вы можете захотеть встроить шрифты - вы можете делать презентацию на тему «Звездных войн», и в результате у тех, с кем вы делитесь презентацией, вряд ли будут доступны эти специальные шрифты. Встраивание шрифтов в вашу презентацию может предотвратить проблемы в будущем, но это происходит за счет увеличения размера файла.
В общем, если вы не уверены, что вам нужно отображать определенный шрифт, мы рекомендуем отключить встраивание шрифта.
Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.
На вкладке «Сохранить» снимите флажок «Встроить шрифты в файл» и нажмите «ОК».
Мы сохранили копию нашей презентации со всеми встроенными шрифтами, без встроенных шрифтов и со встроенными только шрифтами, используемыми в презентации. Посмотрите на разницу, если размеры файлов:
Уже убедились?
Ссылка на файлы вместо их встраивания
Учитывайте разницу в размере файла, если вы встраиваете в презентацию видео YouTube целиком, а не ссылаетесь на него. Встраивание всего видео значительно увеличит размер вашей презентации. Конечно, есть некоторые ценные преимущества при встраивании файла по сравнению со ссылкой на него (например, когда у получателя может не быть доступа в Интернет для воспроизведения видео), но если размер файла является проблемой, просто не делайте этого.
Не сохраняйте миниатюру для презентации
Во времена, когда Office позволял сохранять эскизы презентаций, чтобы можно было предварительно просмотреть файл при поиске в проводнике. Windows стала более сложной, поэтому для этого больше не требуется помощь приложений Office. Но опция по-прежнему доступна.
Мы провели небольшой тест, чтобы увидеть разницу в размере файла с включенной опцией и без нее. Вот результаты:
С включенной опцией эскизов размер нашего файла составил 2 660 КБ. Без включенной опции размер файла был уменьшен до 2 662 КБ, что позволило сэкономить в общей сложности 7 КБ.
Это довольно маленькое сохранение, но когда мы тестировали его с документом Word, разница была значительной: 721 КБ без включенной опции и 3 247 КБ с включенной опцией.
Несмотря на то, что это большой разрыв между приложениями, и не совсем понятно, почему разница так велика, этот вариант все же стоит изучить. Чтобы отключить эту функцию, откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», а затем выберите «Свойства» справа, затем «Дополнительные свойства».
Теперь вы окажетесь на вкладке «Сводка» окна «Свойства». В нижней части окна снимите флажок «Сохранить изображение для предварительного просмотра», а затем нажмите «ОК».
Удалить личную и скрытую информацию из презентации
Microsoft Office сохранит вашу личную информацию (например, имя автора) и скрытые свойства в вашей презентации. Избавление от этой информации может сэкономить вам немного места.
Откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», выберите параметр «Проверить наличие проблем», затем выберите «Проверить документ».
Появится окно «Инспектор документов». Убедитесь, что установлен флажок «Свойства документа и личная информация», а затем нажмите «Проверить».
В следующем окне выберите «Удалить все». Теперь информация будет удалена, что сэкономит вам несколько КБ места.
Отключить автовосстановление
Мы не обязательно рекомендуем это, и его следует использовать только в крайнем случае. Автовосстановление - важный инструмент в Office, и если вы когда-либо теряли документ перед сохранением, то вы точно понимаете, что мы имеем в виду.
Каждый раз, когда Office использует автовосстановление, он немного увеличивает размер файла. Чтобы отключить автовосстановление, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.
На вкладке «Сохранить» окна «Параметры» снимите флажок «Сохранить информацию об автовосстановлении каждые xx минут».
Если вы сохраните и сразу же выйдете из презентации, вы не заметите разницы. Однако со временем, по мере того, как вы продолжаете продвигаться по презентации, функция автоматического восстановления добавит к вашему файлу КБ.
Копировать все в новую презентацию
Пока вы создаете презентацию, PowerPoint будет сохранять различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы упоминали, как отключить многие из этих функций, удалить данные, сохраненные в PowerPoint, и т. д., но всегда есть вероятность, что что-то ускользнуло из трещин, и PowerPoint сохранил некоторую информацию, которая вам не нужна. Копирование вашего контента в новую презентацию может быть хорошим решением проблемы.
Это может быть немного хлопотно, так как в PowerPoint вам нужно будет копировать и вставлять каждый слайд (и мастер-слайды). Как только вы это сделаете, новая презентация не будет иметь никаких предыдущих фоновых сохранений, информации об автовосстановлении или предыдущих версий файла. В результате вы должны увидеть изменение размера файла.
Хотя мы не можем точно сказать, насколько это уменьшит размер вашего файла, поскольку каждая презентация будет отличаться, попробовать стоит.
A Возможность: распаковать презентацию и сжать ее
Как мы упоминали ранее, файл PPTX представляет собой сжатый файл (именно поэтому его размер намного меньше, чем у файла PPT старой школы). Это означает, что вы можете открыть его с помощью такого инструмента, как 7-Zip или WinRar, извлечь все файлы из вашего PPTX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать архив в файл с расширением PPTX.
Однако у нас были некоторые проблемы.
Роб тестировал свой документ Word и успешно уменьшил размер файла с 721 КБ до 72 КБ. Однако он повредил файл в процессе. В моем тестировании с моим файлом размером 2 614 КБ он не повредил его, а только уменьшил до 2 594 КБ - всего 20 КБ. Мы не уверены, что здесь происходит, поэтому, если вы хотите попробовать, убедитесь, что у вас есть резервная копия вашего файла, прежде чем делать это.
Вот и все наши советы по уменьшению размера вашей презентации PowerPoint. Мы всегда ищем новые и интересные способы уменьшить размер наших файлов, поэтому, если у вас есть какие-либо советы, сообщите нам об этом в разделе комментариев, и мы будем рады их протестировать!