Время решает все, когда дело доходит до событийного маркетинга. И лучший способ максимально эффективно использовать свое время - заранее разработать стратегический план вашего мероприятия.
Независимо от того, действительно ли вы создаете мероприятие с чистого листа или только что завершили его и начинаете планировать на следующий год, лучший способ действий - это поставить цели и убедиться, что все заинтересованные стороны согласованы.
Этот одностраничный шаблон, разработанный Eventbrite, помогает сосредоточиться на общей картине любого события и помогает организовать и отслеживать детали всех движущихся частей и частей.
Хотя эти разделы могут показаться очевидными, следует учитывать каждую часть шаблона. Они будут использоваться в качестве вашей Полярной звезды по прошествии нескольких недель, и вы углубитесь в детали регистрации и вопросы логистики.
Давайте разберемся, почему важен каждый раздел.
1. Ваша аудитория
Это решение напрямую повлияет на вашу тактику продвижения, график и бюджет.
- Это мероприятие предназначено только для клиентов/покупателей или только для участников?
- Это отраслевое мероприятие, которое расширяет круг вашей обычной аудитории?
- Мероприятие открыто для публики?
Если ваше мероприятие ограничено клиентами или заказчиками, то, скорее всего, вы уже имеете хорошую оценку того, сколько людей примет в нем участие. С другой стороны, если вы планируете отраслевую конференцию, более широкий круг участников означает более широкую рекламную сеть.
Ни один из подходов не делает продвижение проще или сложнее, но знание того, чем каждый из них отличается, напрямую повлияет на то, как вы задаете рекламный тон и темп продвижения в дальнейшем.
2. Потребности и решения
Здесь вы сможете определить, какую именно задачу хочет решить ваша аудитория – почему именно они посещают ваше мероприятие.
Это ключевой компонент вашего плана, поскольку он сильно повлияет на вашу общую тему, содержание сеанса и рекламные сообщения.
Есть несколько причин, по которым кто-то решает посетить мероприятие, включая (но не ограничиваясь):
- решение их конкретных проблем
- встречаться и учиться у других в своей области
- непрерывное образование и сертификация
- покупка новых технологий и инструментов
Изучите каждый из них, чтобы определить, применимы ли они к вашей аудитории и в какой степени. Если, например, ваша аудитория хочет решить конкретные проблемы, отметьте каждую из проблем, с которой они сталкиваются. Чему они пытаются научиться? Какие инструменты они хотят купить?
Из списка потребностей аудитории обратите внимание на общие черты: что вы можете предложить своей аудитории, что заставит ее полюбить ваше мероприятие?
Задокументируйте те части вашего мероприятия, которые совпадают с решением проблем вашей аудитории. Чем больше совпадение, тем лучше вы будете обслуживать свою аудиторию и тем больше вероятность, что они вернутся на долгие годы.
3. Ваш отличительный признак
Ваш следующий шаг - определить, что делает ваше мероприятие таким, чего не может сделать ни одно другое. Как сказано в шаблоне, это ваше несправедливое преимущество.
Может быть, вы самый крупный или предлагаете определенный тип образования. Возможно, у вас уникальная группа спикеров или ваша аудитория принадлежит к определенной нише.
После того как вы определили свою отличительную черту, вы можете адаптировать ее к своему однострочному ценностному предложению. Это поможет вам в рекламных материалах, чтобы ваши потенциальные клиенты знали, чем вы отличаетесь от других, что они получат от мероприятия и почему им нужно подписаться на ваше мероприятие, а не на все другие варианты.
Ваша ценностная поддержка теперь является краеугольным камнем вашей стратегии обмена сообщениями. Вы можете расширить это дифференциатор из одного предложения на язык веб-сайта вашего мероприятия, рекламные акции по электронной почте и любой другой канал, который вы будете использовать для охвата своих людей.
4. Каналы
Теперь, когда вы знаете свою аудиторию и то, что хотите ей сказать, пришло время определить, как и где вы будете с ней общаться.
Среди каналов, которые следует рассмотреть:
- веб-сайт (ваша домашняя страница и/или специальный сайт мероприятий)
- электронная почта
- социальные сети
- прямая почтовая рассылка
- чат-боты
- платная реклама
Задокументировав это в своем стратегическом плане, вы сможете с уверенностью вернуться к нему, когда придет время составлять график продвижения.
5. Метрики
Команда, которая знает свои цели и имеет возможность знать, когда эти цели были достигнуты (или когда нужно скорректировать курс, если цифры не достигаются), является более сильной и более действенной командой.
Рассмотрите следующие цели:
- всего регистраций
- всего проданных билетов (конечно, за исключением билетов на выступления, выступления сотрудников и выступающих)
- общий доход от билетов
- количество спонсоров
- общий доход спонсоров
- узнаваемость бренда
- лидогенерация
- взаимодействие с сообществом
Затем определите, как именно вы будете измерять каждую цель. Это, вероятно, очевидно для чего-то вроде общего количества регистраций, но для более эзотерических целей, таких как узнаваемость бренда и вовлечение сообщества, вам нужно будет измерять социальную активность или опросы после мероприятия.
6. Бюджет
Работа, которую вы вложили в свою стратегию маркетинга мероприятий, завершается получением конкретных данных о ваших доходах и расходах. Для вашего одностраничного плана вам необходимо поддерживать этот уровень на высоком уровне, но лучше всего сделать его максимально детализированным, когда вы формируете полный бюджет.
Сопоставляя затраты и доходы, вам следует вернуться к своим общим целям. Если вы намерены провести мероприятие как сбор средств, вам необходимо ограничить свои расходы по сравнению с доходами. Если прибыль не является конечной целью, тогда в вашем стратегическом документе должно быть указано, каковы приемлемые потери от события.
Нет правильного или неправильного в денежной рентабельности, но они обязательно будут, если все заинтересованные стороны не достигнут согласия по бюджету и бюджетным целям.
Воплощение плана в действие
Преимущество одностраничной стратегии событийного маркетинга заключается в том, что, хотя ее разработка может занять некоторое время, она не занимает много места. Держите документ открытым, чтобы вы и ваша команда могли вернуться к нему в течение недель и месяцев, предшествующих важному дню.
Конечно, со временем вы будете строить более подробные планы, но усилия, которые вы приложите к созданию этого стратегического документа, окупятся, поскольку вы будете использовать его для определения вашего полного бюджета, обмена сообщениями, графика продвижения и успеха. метрики. Ваше будущее «я», празднующее завершение успешного события, будет вам за это благодарно.