Электронная подпись скоро станет неотъемлемой частью производительности многих компаний, в частности малого и среднего бизнеса.
Электронная подпись очень быстро стала необходимой во время кризиса COVID: скорость подписания, юридическая ценность, автоматизация. Простое и законное решение позволяет подписать любой документ в несколько кликов. Люк Паллавидино, соучредитель и генеральный директор Yousign, французского лидера в области электронной подписи, рассказывает об основных преимуществах этого формата подписи и экономии времени, которую он предлагает компаниям, в частности VSE и SME.
Как электронная подпись экономит время компаний?
Основное преимущество электронной подписи заключается в том, что она позволяет компаниям экономить время и делать процессы более эффективными и гибкими. Раньше нужно было распечатывать контракты, отправлять их по почте или сканировать и подписывать вручную. Такой инструмент, как Yousign, позволяет командам больше не тратить время на сканирование, печать и отправку бумажных документов.
Подписавший документ может подписать его абсолютно где угодно и на любом носителе, даже в пути. Для команд, находящихся в движении, опять же важна экономия времени. Если раньше подписание контракта между различными поездками туда и обратно занимало несколько дней, то теперь это делается почти мгновенно. Документы принимаются, читаются и подписываются в один клик.
Если организовать физическую встречу сложно или подписавшие стороны географически удалены, электронная подпись позволяет подписавшим сторонам не терять время и подписать все документы или контракты быстрее. Помимо экономии времени, инструменты электронной подписи также помогают избежать ошибок, которые требуют повторной подачи новых документов, и значительно удлиняют время выполнения.
А в плане финансовой экономии?
Сотрудники тратят меньше времени на задачи с низкой добавленной стоимостью, такие как сканирование документов или последующие запросы. Например, продавцы могут уделять больше времени своим задачам продаж, а не административному управлению. Повышение производительности происходит мгновенно.
Но Yousign также позволяет значительно сэкономить на почтовых расходах, бумаге или печати. Окончание бумажной работы, очевидно, экономит время, но также приносит финансовую выгоду для многих компаний, особенно для малого и среднего бизнеса.
А с точки зрения бухгалтерии все происходит быстрее. Контракты подписываются быстрее, заказы на поставку тоже. Вы ускоряете продажи и уменьшаете все трения. У вас есть возможность в режиме реального времени отслеживать ход подписания всех ваших документов. Скорость принятия решения между документом, отправленным в бумажном виде, и документом с цифровой подписью не имеет никакого отношения.
Какую степень автоматизации можно реализовать, чтобы добиться еще большей эффективности?
Решение для электронной подписи, такое как Yousign, позволит вам настроить автоматизацию и интеграцию, чтобы идти дальше и работать более эффективно. В частности, вы можете создавать рабочие процессы подписи и максимально автоматизировать цикл подписания документов: настраивать, кто является подписывающим лицом, кто утверждающим и т. д. Вы также можете контролировать автоматизацию напоминаний. И здесь цель состоит в том, чтобы максимально сократить время между отправкой документа и его подписанием.
Для более важных нужд также можно внедрить API Yousign в различные инструменты, такие как CRM или ERP. API позволяет вам, например, управлять всеми вашими коммерческими предложениями из вашей CRM, минуя интерфейс Yousign. Например, решение Yousign полностью интегрировано с Salesforce: вы подписываете свои предложения или контракты в Salesforce и выполняете запросы на подпись в режиме реального времени. Все контракты подписываются и сертифицируются благодаря Yousign и доступны в любое время в CRM. Для продавцов, которые часто находятся в движении и у которых нет времени заниматься этим административным аспектом своей миссии, экономия времени и эффективность огромны. И больше не нужно просить клиента отсканировать подпись, которая не имеет юридической силы, все делается онлайн.
Еще одним интересным примером интеграции является внедрение с ATS (инструментом управления кандидатами) для компаний или участников подбора персонала: трудовые договоры можно подписать в 1 клик с любого рынка инструментов через API.
На какие отрасли нацелены решения в области электронной подписи? Доступно ли оно всем компаниям?
Инструменты электронной подписи актуальны для бизнеса любого размера, даже самого маленького. Будь то страхование, недвижимость, банковское дело, юриспруденция, подбор персонала, образование - все отрасли, использующие контракты, затронуты.
Рефлекс бумаги по-прежнему широко распространен во многих секторах, поскольку документы, которые, тем не менее, полностью «оцифрованы»: трудовой договор, расценки, заказы на поставку, требования SEPA, договор купли-продажи. Почти все документы могут быть подписаны электронной подписью. В таких секторах, как временная работа или недвижимость, становится возможным подписывать трудовые договоры или договоры купли-продажи без необходимости путешествовать и практически мгновенно. Yousign применяется ко всем секторам, поскольку он сертифицирует и юридически закрепляет все ваши контракты (что не относится к некоторым конкурентам).
И вопреки тому, что можно было бы подумать, это недорогие решения, предназначенные для больших групп. Самое доступное предложение Yousign стоит 9 евро в месяц за пользователя и ориентировано в первую очередь на фрилансеров и малый бизнес.