В деловой жизни юридический секретарь участвует в регулярности решений, принимаемых для Компании. Эти решения оформляются протоколами, регулярность которых должна быть обеспечена.
В решении от мая 2013 года апелляционный суд имел возможность вынести решение об отсутствии подписи протокола (PV) собрания. Несмотря на этот недостаток, этот отчет сохраняет свою доказательную силу, поскольку он не делает недействительным ни сам отчет, ни встречу, за которой он наблюдал. Это возможность рассмотреть форму и содержание протокола.
Содержание протокола
Требуется ли протокол для каждого общего собрания? Да, каждый раз, когда партнеры принимают решение относительно Компании, это решение должно быть расшифровано, а сам акт транскрипции должен храниться Компанией в оригинале.
Независимо от формы организации протокол обычно содержит: - дату и место проведения собрания, - указание на кворум, - итоги прений, - тексты резолюций- результаты голосования.
Все эти элементы позволяют обеспечить контроль регулярности проведения собрания.
Резюме дебатов оставлено на усмотрение партнеров, и эта часть заслуживает того, чтобы ее доработать, если принятые решения могут привести к судебным разбирательствам, в частности, во время увольнения менеджера или исключения партнер. Нет необходимости откладывать обсуждение дословно.
Текст резолюций развивает повестку дня и был разослан партнерам одновременно с приглашением, но можно ли его изменить? Технически голосование может относиться только к тому, что стоит на повестке дня и о чем партнеры были проинформированы созывающими документами. Текст резолюций, отправленных вместе с созывом, является лишь черновиком: обсуждения между партнерами, конечно, могут потребовать переписывания резолюций. Нарушений нет, если голоса касаются вопросов повестки дня.
Что касается результата голосования, то нет необходимости вводить голос каждого партнера, а необходимо подсчитывать поданные голоса.
Естественно, эти формальные требования распространяются и на единственного акционера, чьи решения (а уже не резолюции) также фиксируются в письменной форме в протоколах.
Подписание и ведение протокола
Остается выяснить, кто подписывает протокол, и для этого необходимо ссылаться на устав Компании, a fortiori в SAS. Для ООО принципом является подпись руководителя и, при необходимости, председателя собрания. Некоторые законодательные акты также предусматривают подписание всеми присутствующими партнерами, что может быстро стать обязательным для исполнения.
Решением от 14 мая 2013 г. разъяснено, что при отсутствии подписи руководителя, в частности, при его невозможности присутствовать, протокол не менее действителен и не может быть признан ничтожным из собрания. С другой стороны, если собрание требует внесения депозита в канцелярию арбитражного суда, отсутствие подписи приведет к отклонению формальности. Но дело не в том, чтобы клерк гарантировал, что подписавший действительно уполномочен подписывать отчет.
После составления отчет хранится в специальном реестре, перечисляется и парафируется на каждой странице, даже если сегодня развивается практика отдельных листов, также перечисленных и парафированных и хранящихся в специальном переплете. Этот реестр должен храниться в головном офисе.
Если копия должна быть выдана, в частности, при реализации права партнеров на информацию, действующий менеджер (или президент в SAS) уполномочен заверить эту копию, включая включение отчета, составленного до того, как он принял офис.
Таким образом, к написанию отчета будет уделено самое пристальное внимание не только из-за его достоверности или доказательной силы во время спора, но и потому, что все отчеты рассказывают о жизни Компании.