Ужасный запрос предложения.
Это может отнимать много времени, вызывать стресс и иногда приносить разочаровывающе низкую отдачу от инвестиций. И это относится к заинтересованным сторонам по обе стороны стола.
Агенствам и другим поставщикам, которые отвечают, может показаться, что организация, подавшая запрос предложений, держит все карты, но организации, отчаянно пытающиеся найти помощь в достижении своих целей, часто столь же обеспокоены этим процессом, если не больше.
И нет более неприятной дилеммы для организации, чем попытка найти новые или появляющиеся таланты и навыки, такие как наука о данных и цифровая аналитика, не имея правильного понимания того, что они на самом деле ищут и что нужно делать. спросите об этом, прежде чем вызывать сторонних экспертов. На самом деле, вероятно, именно поэтому они в первую очередь ищут помощи!
В компании Cardinal Path (мой работодатель) мы часто слышим от маркетологов такие слова: «Мы знаем, что нам нужна помощь с нашими данными, аналитикой и стратегией оптимизации маркетинга, но мы не знаем, с чего начать.”
С этой целью вот несколько рекомендаций (и шаблон в конце), которые помогут вашей организации получить максимальную отдачу от конкурентного и, будем надеяться, взаимовыгодного процесса запроса предложений по цифровым данным и аналитике.
1. Выработайте правильное мышление
Если вам нужна помощь с вашей цифровой стратегией или другими ценными услугами, вы должны понимать, что вы ищете и находите ценного партнера, с которым вам будет удобно работать, а не приобретение услуги так же, как если бы вы покупали лицензию на программное обеспечение. Это наиболее важный аспект успешного процесса запроса предложений для всех участников.
Когда вы закупаете услугу, вы обычно ищете работу, которая является товаром и предлагается на рынке в определенном изобилии. В этом случае нет ничего плохого в том, чтобы стремиться к удобству и самой низкой цене.
При закупках на работу среднего и низкого уровня, которую можно выполнить с минимальными организационными затратами, разумно собрать предложения, позвонить по телефону, чтобы проверить рекомендации и быстро принять решение.
Однако, если вы ищете долгосрочные стратегические отношения с организацией, которая потенциально может изменить ваш способ ведения бизнеса, вы не просто закупаете услугу или нанимаете поставщика.
Если данные и аналитика являются основой вашей бизнес-стратегии, то вы на самом деле ищете стратегического партнера, который не только способен удовлетворить ваши потребности сейчас, но также впишется в вашу организацию и станет партнером в твой будущий успех.
Ценность стратегического партнера определяется тем, насколько сильно он может повлиять на ваш бизнес, насколько далеко он может помочь вам в достижении ваших целей и какой рост или инновации вы можете создать вместе.
Считайте это скорее консультативным подходом, а не простым подключением ресурсов с определенным набором навыков. Стратегическое партнерство - это не просто деловые отношения: оно будет зависеть от того, насколько хорошо вы сможете совместно добиться положительных результатов. И это может - и должно - иметь долгосрочное положительное влияние на ваш бизнес.
Как только вы настроитесь на партнерство и начнете работать вместе, чтобы пройти дистанцию, вы будете готовы приступить к подробностям процесса запроса предложений по цифровым данным и аналитике, который выявит наиболее подходящее и ценное решение для вашей организации.
2. Четко скажите, кто вы и что ищете
Хотя это кажется очевидным, я не могу не подчеркнуть, насколько важно, чтобы организация, выдающая запрос предложений, предоставила достаточно четкой и подробной информации о своей ситуации и о себе.
Чтобы задать правильный контекст для остальной части процесса, обязательно укажите полную информацию о компании, требуемых услугах, текущем статусе, соответствующем потребностям, краткосрочных и долгосрочных целях и любых требованиях. это может повлиять на участие в процессе запроса предложений.
Чем лучше информацию вы можете предоставить респондентам RFP, тем лучше они смогут понять не только ваши потребности, но и то, почему эти потребности существуют, как они могут развиваться и подходит ли респондент для их удовлетворения потребности.
Это (очевидно) хорошо для организации, запрашивающей услуги; вы не хотите тратить свое время на изучение ответов на запросы предложений от потенциальных партнеров, которые делали огромные предположения о том, смогут ли они удовлетворить ваши потребности, основываясь на ограниченной информации.
Для респондентов часто наиболее высококвалифицированные и дорогостоящие специалисты посвящают свое время процессу ответа, и ни одна фирма не хочет тратить бесчисленные часы талантов своих лучших специалистов на реагирование на запрос предложений, который не является хорошо подходит для их организации.
В результате великие фирмы оценят этот фон (или его отсутствие), и, если он не соответствует требованиям, они перестанут отвечать на запрос предложений, который не выгоден ни одной из сторон.
В этом смысле предоставление критериев принятия решения также является важным компонентом успешного процесса запроса предложений. Это не только поможет вашей организации заранее понять, что для вас наиболее важно, но также обеспечит согласованность действий ваших респондентов.
Если для вас наиболее важны культурное соответствие, отраслевой опыт или состав команды, проясните это заранее, чтобы респонденты могли учесть ваши приоритеты.
Предполагая, что вы хотите работать с отличными партнерами, которые хорошо соответствуют вашей организации и ее потребностям, потратьте время на то, чтобы изложить весь возможный контекст: дополнительная предварительная работа окупится многократно на протяжении всего процесса..
3. Позвольте немного творчества
Да, хорошие инструменты RFP выигрывают от жестких, систематических вопросов и ответов, но они также оставляют некоторое пространство для вашего потенциального партнера, чтобы предложить альтернативы, основанные на его опыте, или показать вам, почему они могут выделиться в своей области.
Конечно, вам захочется получить четкое представление о бизнесе поставщика услуг в целом. Вы захотите понять такие вещи, как время их работы в бизнесе, их основные предложения услуг и опыт, примеры взаимоотношений с клиентами, их культуру и людей, а также их конкретные подходы, процессы, детали и затраты на то, как они предлагают решить вашу проблему. проблемы.
Это вещи, которые обеспечивают единообразие, необходимое для сравнения, и вы можете выявить их, ответив на несколько ключевых вопросов запроса предложений.
Но также убедитесь, что организация может предоставить дополнительную информацию, которая покажет, насколько она соответствует запросу предложений, вашей организации и вашим потребностям. Открытые вопросы дают вам возможность узнать что-то об организации, что может выявить культурные особенности (или нет) или другие вещи, о которых вы даже не подозревали, но хотели знать.
Например, если вы ищете долгосрочного партнера для маркетинговой аналитики, обеспечьте достаточную гибкость в своем запросе предложений, чтобы потенциальный поставщик мог рассказать о других дополнительных и соответствующих услугах, которые могут помочь вам в дальнейшем..
В дополнение к измерению и оптимизации на основе данных и аналитики вы можете получить дополнительные услуги, такие как программная покупка рекламы, SEM, атрибуция, моделирование данных, отчетность и визуализация, организационное управление, обучение или множество других вещей, которые вы будете использовать. скорее всего, выиграют от этого либо сейчас, либо в будущем. Это может говорить о комплексности потенциального партнера в отрасли, которая становится все более конвергентной.
4. Запишите четкие и уточняющие ключевые вопросы
Чтобы избежать расплывчатых и нечетких ответов, не пишите расплывчатый и нечеткий запрос предложений. Убедитесь, что вы предоставили набор вопросов, который точно соответствует вашим потребностям и который может быть последовательно оценен одним или несколькими людьми - в конечном итоге вы хотите иметь возможность сравнивать ответы между собой.
В противовес закупкам коммерциализированных услуг, хорошей практикой при поиске поставщика стратегических услуг является сосредоточение внимания на специфике ваших потребностей (почему и ценности, которые вы ищете), а не на детальных тактических деталях (как и как это сделать). что), и ваши вопросы должны отражать это.
Например, если вы хотите спроектировать и внедрить решение для веб-аналитики, вместо того, чтобы спрашивать, сколько строк кода или сколько элементов следует отслеживать на веб-сайте, вам будет гораздо лучше вернуться снова к нужде. Почему вы развертываете решение для веб-аналитики?
Лучше вопрос мог бы касаться того, как респондент будет разрабатывать и внедрять решение для измерения производительности и обеспечения основы для оптимизации цифровых активов для поддержки ключевых целей организации.
Конечно, вам нужно будет включить вопросы, касающиеся того, как участники торгов будут решать ваши конкретные проблемы. Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, как партнер будет мыслить стратегически и сможет ли он помочь вам сейчас, предвидеть и подготовиться к будущему:
- Как вы думаете, какие проблемы возникнут при выполнении требований, изложенных в запросе предложений?
- Объясните свой подход к отношениям между клиентом и поставщиком и то, что вы ожидаете от нас на протяжении всего процесса.
- Хотя предполагается, что вы разбираетесь в инструментах, объясните, какие у вас отношения с поставщиками соответствующих технологий.
-
Каков ваш подход к управлению проектами и клиентами?
Каков характер и частота отчетов и обновлений статуса, которые вы предоставляете?
- Опишите хотя бы одну трудность, с которой вы сталкивались раньше при выполнении этого вида работы, и как ее удалось преодолеть.
- Как мы можем обеспечить максимальную ценность этой работы во всей организации?
- Что нам следует подумать в качестве следующего шага за рамками этого RFP?
Все эти вопросы требуют четких и прямых ответов, которые помогут раскрыть способности, опыт и откровенность респондентов.not - это вопросы, требующие мельчайших подробностей о выполнении задач на уровне.
Наконец, крайне важно предоставить участникам торгов справедливую и открытую возможность задавать вопросы и уточнять ожидания, и не менее важно обеспечить, чтобы все респонденты получили всю подборку заданных вопросов и ответов на них.
5. Думайте о долгосрочной перспективе
Лучшее стратегическое партнерство должно начинаться и продолжаться взаимовыгодным образом. Это означает, что работа и характер отношений будут продолжать меняться от этапа к этапу.
Чтобы обеспечить покрытие при любых переходах на дороге, обязательно спросите:
- постоянные консультации и услуги для поддержки предлагаемой работы и удовлетворения будущих потребностей;
- план передачи знаний и возможности формального обучения;
- руководящие принципы, регулирующие текущие, планируемые или будущие субподрядные отношения;
- проблемы конкуренции и конфликты интересов, как существующие, так и потенциальные;
- образцы юридических документов (таких как соглашения о неразглашении информации, генеральные соглашения об оказании услуг, технические задания и т. д.);
- финансовое здоровье и жизненный путь потенциального партнера; и
- подробности о команде и людях, с которыми вы, возможно, будете работать.
Что касается вопросов конкуренции, важно отметить, что тот факт, что потенциальный партнер в настоящее время работает или в конечном итоге будет работать с вашим конкурентом, не обязательно означает, что отношения не могут работать или процветать.. В конце концов, вы можете получить значительную выгоду от партнерства с фирмой, которая имеет прямой и соответствующий опыт в вашей отрасли.
Вместо того, чтобы потенциально лишать себя лучшей фирмы для ваших нужд, спросите, как они справляются с такими ситуациями. Довольно часто встречаются сегрегированные команды и другие политики, которые могут смягчить и решить проблемы конкуренции, и вполне возможно, что характер работы достаточно отличается, чтобы вообще избежать проблем.
Не бойтесь задавать много вопросов, чтобы понять, какие у вас будут отношения. Будь то проект или долгосрочное обязательство, вам нужен кто-то, кто будет использовать свой опыт, чтобы направлять вас в правильном направлении, активно выявлять и избегать проблем на этом пути и, возможно, даже говорить вам некоторые вещи, которые вы не хотите слышать..
Но есть большая разница между партнерством с организацией по стратегическому консалтингу и закупкой услуг. Вы не просто хотите, чтобы согласованные услуги оказывались группой специалистов по согласованным ценам; вам нужен кто-то, кто поможет вам разработать и реализовать лучшую стратегию для вашего бизнеса.
Хороший стратегический партнер может даже отговорить вас от проекта, вообще порекомендовать другой подход или внести пробелы в ваше мышление - но, надеюсь, не в присутствии вашего начальника!
За такие отношения вы заплатите больше, но и получите больше. Команда людей, с которыми вы будете работать и вместе расти, потратит время на то, чтобы понять ваш бизнес.
Они не будут просто браться за выполнение задач, которые вы перед ними поставили. Вместо этого они помогут вам планировать и работать в рамках ограничений и возможностей вашей среды, чтобы помочь вам пройти через континуум зрелости цифрового маркетинга и добиться стабильных, постепенных успехов, необходимых вам, чтобы оставаться конкурентоспособными в эту цифровую эпоху, основанную на данных.
6. Будьте разумны и конкретны в своих инструкциях
Нет ничего более неприятного, чем получать ответы на запросы предложений, которые настолько различаются, что вы и ваша команда просто не можете провести сравнение, необходимое для принятия решения.
Организации, предоставляющие ответы, всегда будут искать способы «выделиться из толпы», но вы можете справиться с несоответствиями, четко указав свои требования к подаче заявок.
- Если вы хотите ограничить ответы определенным количеством страниц или длиной слова, укажите это.
- Если вам нужен определенный формат документа или носитель, запишите это или предоставьте шаблоны.
- Если вы хотите оценить пример проекта или дать образец задания, предоставьте очень конкретные инструкции и ограничьте то, что вы ожидаете получить.
- Четко определите этапы вашего процесса, соответствующие сроки, порядок доставки материалов и способ подтверждения получения.
- Если вы ожидаете презентацию на месте, укажите сроки и ожидания.
В то же время помните, что это процесс, который требует времени и внимания с обеих сторон, и это может стать отличным способом установить взаимное уважение к вкладам друг друга в этот процесс. Хотя может возникнуть соблазн попросить все, о чем вы только можете подумать, будьте внимательны и разумны в своих ожиданиях.
- Предоставьте респондентам достаточно времени, чтобы пройти весь процесс и дать вам вдумчивый и полезный ответ.
- Запрашивайте только ту информацию, которую вы планируете использовать в процессе принятия решений.
- Старайтесь не писать несколько вопросов, чтобы получить один предмет, который вы хотите оценить.
- Осознавайте и четко формулируйте свои жесткие требования, а также те, к которым вы можете проявить гибкость.
- Будьте максимально открыты для обратной связи и общения с респондентами.
Шаблон успеха
Процесс запроса предложений для поиска подходящего партнера по цифровым данным и аналитике может быть непростым, но рассматривая его как фантастическую возможность - и предоставляя четкие и подробные подсказки и требования - вы увеличите свои шансы найти подходящего долгосрочного партнера. временный партнер.
Если вы хотите подать запрос на предоставление данных или аналитическую работу в сфере цифрового маркетинга, вот проверенный и надежный шаблон, который поможет вам начать работу.