Сказать, что удаленная работа сейчас является горячей темой, было бы преуменьшением.
Это одно из главных преимуществ, которое ищут соискатели работы и сотрудники, и они готовы продержаться или покинуть компанию, чтобы найти ту, которая подойдет.
Особенно в нашей отрасли (и, возможно, в вашей тоже), мы были бы сумасшедшими, если бы не баловались наймом удаленных сотрудников или не лишали наших местных сотрудников возможности работать удаленно.
А побаловаться у нас есть. За последний год или около того мы сократили количество удаленных сотрудников с одного до 12.
Если бы мы были полностью удаленной командой, это было бы одно, но у нас также есть 22 местных сотрудника, которые работают (по большей части) вне нашего офиса в Коннектикуте, и это «частично удаленная» часть наша установка усложняет задачу.
Когда у нас был один удаленный сотрудник, людям в офисе было легко избежать адаптации к удаленной практике - и им это сошло с рук.
“Извините, мы забыли указать информацию для звонка, мы запомним в следующий раз.”
“Извините, мы забыли настроить камеру. Это круто, если вы нас просто слышите, но не видите?”
“Извините, мы забыли попросить вас подписать эту открытку, я попрошу у вас следующую.”
Извинения были бесконечными, и ни для кого не было секретом, что мы не очень дружелюбны к удаленным людям.
Однако, поскольку ♓ нашей команды теперь удалена, продолжение нашей обычной практики и отказ от адаптации повлияли бы на производительность, командные связи и общее счастье.
Чтобы нанять и удержать лучших специалистов (в офисе или удаленно), нам нужно было сделать приоритетом улучшение общего опыта работы в частично удаленной среде.
Хотя мы все еще относительно новички в этом деле, мы внедрили некоторые новые вещи в нашем агентстве, чтобы оно работало, и получили положительные отзывы от команды - удаленной и в офисе.
Вот несколько способов, которыми мы изменили нашу корпоративную культуру для частично удаленной команды:
Обязательное видео
Первое, что нам нужно было улучшить, - это количество видео, которое мы используем во время звонков. Раньше мы иногда звонили из офиса на один компьютер и пытались показать всю комнату, что было не очень удобно для удаленных людей, к тому же было трудно всех увидеть и услышать.
Теперь мы требуем, чтобы каждый индивидуально звонил на свой компьютер, чтобы каждый мог четко видеть лица и слышать отдельные голоса.
После тестирования пары других платформ для видеоконференций (Google Hangouts, Join.me) мы остановились на Zoom, и команда пользовалась большим успехом.
Вы только посмотрите на эти счастливые лица, если не верите мне!
Командная деятельность для удаленной работы
Естественно, на протяжении многих лет мы создавали наши традиции, чтобы все делалось в офисе. Мы раздавали людям открытки на подпись, обменивались подарками во время праздников, и с течением времени удаленные люди чувствовали себя все более и более обделенными.
После некоторых исследований, проб и ошибок мы поняли, что цифровые варианты доступны – и в большинстве случаев даже лучше, чем то, что мы делали полностью в офисе.
Цифровая подпись карт
Когда у сотрудника празднуется годовщина работы, он получает открытку, подписанную всей командой. Учитывая, что треть офиса расположена по всей стране, заставить всех подписать карты удавалось редко.
Живя в эпоху цифровых технологий, мы знали, что должна быть альтернатива, поэтому мы еще раз исследовали.
Мы опробовали несколько решений, и в итоге Kudoboard нам понравился больше всего.
Платформа не только проста в использовании, но и предлагает множество возможностей для «подписи» карт. Наша команда неравнодушна к варианту gif, но вы также можете публиковать собственные изображения, выбирать их из их библиотеки фотографий или писать сообщения без изображений.
Переосмысление годовщин сотрудников
Хотя на протяжении многих лет у нас были вывески и подарки для юбилеев сотрудников, у нас никогда не было настоящего «процесса», который, по нашему мнению, отражал бы нашу культуру.
Во время мозгового штурма, как обновить нашу традицию подарков на годовщину, мы остановились на теме, которая оказалась весьма удобной для удаленных пользователей. Используя популярную идею коробок для подписки, мы представили «Коробки для юбилейной подписки IMPACT».
В каждой коробке содержится подарок для сотрудника (на тему здоровья и хорошего самочувствия), а также пожертвования на благотворительность. Как и в случае с обычными коробками для подписки, в комплект поставки входит карточка с объяснением содержимого коробки и любой другой информацией по общей теме.
Оттуда сотрудники либо отправляются по почте, либо получают ящики для подписки лично, в зависимости от их местоположения. Мы только начали это делать, так что со временем посмотрим, какие будут отзывы!
Рисование из цифровой «шляпы»
Каждый год мы выбираем партнеров для обмена подарками в период праздников. В течение многих лет мы выискивали имена в офисе, и это работало хорошо, пока мы не начали нанимать удаленных сотрудников. Хотя это казалось мелочью, удаленные люди чувствовали себя обделенными, когда не могли участвовать в процессе отбора.
Итак, в конце концов мы решили, что пришло время обновить способ выбора имен.
Быстрым поиском в Интернете мы нашли DrawNames.com. Просто загрузив все имена и адреса электронной почты наших сотрудников и установив дату обмена подарками, мы автоматически отправили каждому члену команды партнера и позволили избежать дублирования. Кроме того, эта платформа имела дополнительный бонус: она позволяла людям создавать список пожеланий или тем, которые могли бы просматривать их партнеры.
Хотя мы используем это для обмена подарками, его можно использовать в любое время, когда необходимо вытянуть пары.
Поощрение встреч (и составление бюджета)
Неважно, сколько цифровых технологий мы используем в нашем агентстве, ничто не сравнится с личными встречами с командой.
Поэтому мы каждый год выделяем 4–5 недель, в течение которых мы призываем удаленных сотрудников приезжать в офис в Коннектикуте. Во время этих визитов мы покрываем расходы на пребывание наших удаленных сотрудников в CT, а также планируем групповые мероприятия, чтобы отдельные команды и вся команда могли лучше узнать друг друга.
Командные события
Когда вся команда собирается вместе, мы делаем самые разные вещи. Ниже приведены некоторые основные моменты:
Вот наша команда отдыхает на открытом веревочном поле в сентябре 16 года.
Недавно у нас было 4-е ежегодное соревнование «День погружения», пока все были в городе. Всегда большой успех!
Одна из недель закончилась счастливым часом для большой команды, и у нас была отличная явка!
Главное - знать свою команду и то, что им понравится, и обязательно планировать заранее, чтобы люди могли найти время для присутствия, а вы могли выделить необходимый бюджет.
Выезды отдела
В дополнение к командным мероприятиям мы также поощряем отдельные отделы и команды проводить время вместе за пределами офиса, например, обедая, занимаясь групповыми занятиями и т. д. Это помогает укрепить доверие между членами команды и позволяет добиться большего. открытый диалог.
Облегчение коммуникации между отделами/командами
Когда вы находитесь в офисе, вы сталкиваетесь с людьми на кухне, за обедом или просто гуляя из комнаты в комнату. Даже если кого-то нет в вашей команде, вы, скорее всего, в какой-то момент пообщаетесь с ним или догоните его, потому что общаться с людьми, когда вы с ними сталкиваетесь, вполне естественно.
-- Но что, если вас физически нет рядом, чтобы устроить эти стычки?
Вероятно, удаленные люди не часто общаются за пределами своих команд просто потому, что это не происходит естественным образом.
Хотя 4-5 недель в году, когда удаленные люди находятся в офисе, безусловно, помогают сплотить команды, мы хотели сделать что-то более регулярное.
Введите: пятничные чаты.
Пятничные чаты
Пятничные чаты - это новое занятие, которое мы делаем в конце недели, каждую неделю.
В это время весь офис случайным образом разделяется на группы по 5-6 человек и им предоставляется видеоссылка для присоединения в назначенное время. Кого-то назначают руководить каждой группой, и у него есть полная свобода в том, как проводить собрание, но мы призываем людей не говорить о работе.
Популярные темы включают планы на выходные, случайные вопросы (если бы вы могли пообедать с любым человеком в мире, кто бы это был и почему?) и т. д.
Люди приносят пиво, закуски и т. д. и узнают друг друга немного лучше, а после этого у них появляется больше тем для разговора со всеми членами своей команды.
Пока встречи проходят хорошо, и мы также работаем над созданием группы удаленных обедов.
Обновление технологий
Когда я начал писать обо всех замечательных технологиях и инструментах, которые мы внедрили, я понял, что моя коллега Бри Рангел уже сделала отличный анализ в своем недавнем блоге, в статье об управлении удаленной командой в разделе 4.
В статье она рассказывает о платформах, которые мы используем для выполнения работы, инклюзивности и признания. Проверьте это, если вам нужны предложения!
Установите правила
Хотя мы не любим устанавливать множество «правил», есть определенные рекомендации, которым каждый должен следовать, чтобы улучшить работу при работе с удаленной командой.
- Будьте внимательны к отвлекающим звукам:Открытие оберток от еды/конфет, щелканье ручек, постукивание пальцами и т. д. может сильно затруднить слышимость, когда вы звоните встреча. Важно по возможности избегать лишних звуков, чтобы сделать встречу максимально понятной.
- Всегда включайте информацию о звонке: При создании приглашения в календаре всегда должна быть информация о звонке, чтобы удаленные люди знали, куда идти. Может быть очень неприятно присоединиться к звонку и обнаружить, что человек не указал, как попасть на встречу в описании.
- Прекратите посторонние разговоры: Это очень отвлекает, когда во время встречи люди начинают вести посторонние разговоры, а вы разговариваете по телефону и пытаетесь не потеряться во всем этом шуме. Просто осознавая, что этого не должно происходить, и вызывая людей, когда они это делают (и прося их вывести разговор за пределы собрания), вы можете помочь всем не сбиться с пути и быть на одной волне.
Продолжайте тестировать и улучшать
Хотя мы не идеальны, мы делаем все возможное, чтобы достичь этого. По мере появления новых технологий мы будем продолжать пробовать что-то новое и адаптироваться к тому, что лучше всего подходит для нашей команды.