Если вы раньше читали мою биографию команды IMPACT, то знаете, что я простая женщина с простыми потребностями, поскольку она заканчивается следующим образом:
" Она также говорит, что ее языки любви - это книга стилей AP, фильмы «Форсаж», холодная погода, Хан Соло и сэндвичи с арахисовым маслом и желе».
Я не знаю, что такого в сэндвичах с арахисовым маслом и желе. Я просто считаю, что они невероятно утешают, когда я в стрессе.
Единственное, чего не хватает в этом списке, - это то, что я люблю почти так же сильно, как сам процесс создания контента. Нет, это не начало осени со всем, приправленным тыквой, когда на улице все еще определенно 80 градусов - хотя это действительно «вызывает радость», как любят говорить дети.
Это процесс и создание инструментов. ❤️
Как наш редакционный директор, основной процесс, который я разрабатываю и выполняю (вместе с моим верным управляющим редактором Рамоной), - это наша контент-стратегия. Наша стратегия охватывает весь контент, который мы публикуем семь дней в неделю, 365 дней в году, включая праздники.
Я знаю, что со скоростью от 20 до 25 публикуемых фрагментов контента в неделю наша «машина» по производству контента гораздо более надежна, чем у среднего малого и среднего бизнеса. При этом я задумал, чему собираюсь научить вас, как реализовать свою контент-стратегию через Trello, думая обо всех вас.
Понимаете, в IMPACT мы с командой по обучению контенту тесно сотрудничаем. В наших отдельных лабораториях мы внедряем инновационные процессы и лучшие практики и делимся ими друг с другом. С моей стороны это означает, что все, что я проектирую и создаю для контент-стратегии IMPACT, я делаю с идеей решения для нас и для вас.
Это включает в себя то, как я настроил и создал Trello для управления стратегией бизнес-контента, такой же, как ваша, чтобы вы могли публиковать контент максимально высокого качества вовремя и последовательно
Итак, сегодня мы вместе отправимся в небольшое контентное путешествие. И к концу этой статьи вы узнаете:
- Что вам нужно знать (и делать), прежде чем даже подумать о том, чтобы прикоснуться к Trello
- Как Trello должен вписаться в ваш общий набор инструментов для стратегии контента
- Как настроить Trello в соответствии с вашими уникальными практиками и процессами
- Мои любимые приемы общения и управления
Вы готовы? Давайте погрузимся.
Подожди, что это за Trello?
Trello - это небольшой удобный инструмент для управления рабочими процессами, который можно использовать для управления задачами, производственными рабочими процессами и многим другим, с множеством возможностей настройки:
Короче говоря, Trello - невероятно простой, но мощный инструмент для любой компании. Помимо контент-стратегий, я знаю нескольких людей, которые используют его только для отслеживания личных задач. На самом деле, вице-президент IMPACT по услугам Кэти Притчард однажды рассказала мне, что она использует Trello для планирования свадьбы!
Прежде чем начать строить свою стратегию в Trello
Одна из наиболее частых ошибок, которые, как мы видим, цифровые маркетологи и команды совершают с любым инструментом, платформой или программным обеспечением, заключается в том, что они сразу же запускают инструмент в качестве своего первого шага. Дааа.
Например, неопытный маркетолог открывает инструмент рабочих процессов HubSpot еще до того, как представляет, каким будет его рабочий процесс. Когда вы думаете, что ваша технология - это сама стратегия, вы покупаете себе билет в один конец в город «Я разрушаю свою стратегию еще до того, как она начнет реализовываться».(Да, это реальное место. Думаю, это в Северной Дакоте.)
Говорим ли мы о Trello, HubSpot, Mailchimp или WordPress, вы должны помнить, что ваши инструменты не являются вашей стратегией. Ваша стратегия должна быть разработана до того, как вы начнете нажимать вокруг - даже если это элементарная первая версия с планами по существенному обновлению.
В частности, в случае с Trello вам необходимо иметь следующее, прежде чем открыть его и начать настройку:
- Aстратегия документированного контента или календарь редакционного контента (даже если у вас есть задокументированный контент только за месяц, это нормально)
- Пониманиекак Trello вписывается в ваш процесс производства контента, а также черновой вариант этапов вашего процесса
Если у вас нет этих двух вещей, зафиксированных (и записанных, потому что их вращение в голове не в счет!), держитесь подальше от Trello, пока не сделаете это.
Как Trello вписывается в наш процесс контент-стратегии
Имейте в виду, что в примерах в этом разделе и во всех последующих прелесть Trello заключается в том, что вы можете бесконечно настраивать его в соответствии со своими потребностями. Итак, я собираюсь показать вам, как мы создали его для IMPACT, основываясь на том, что, как мы видели, хорошо работает для нас.
Более того, все, что я собираюсь вам показать, это использование 100% бесплатной версии Trello, хотя есть множество платных «улучшений», которые вы можете приобрести, или планы более высоких уровней, которые предоставят вам больше возможностей.. (Однако, учитывая нынешнее положение вещей, я решил начать с того, что просто покажу вам, что возможно с бесплатными вещами в Trello, поскольку нам пока этого достаточно!)
Завершив эту служебную работу, давайте углубимся в то, как мы используем Trello в нашей контент-стратегии. Контент-стратегия IMPACT состоит из трех этапов, с каждым из которых связаны конкретные результаты и инструменты:
Теперь давайте разберем каждый из этих этапов по отдельности, а также инструменты, связанные с каждым из них.
Мозговой штурм
Это делается совместно с нашей командой по доходам и нашим директором по формированию спроса. Для мозговых штурмов по контенту моей группы по доходам я использую наш инструмент «песочницы» по продажам контента, который позволяет продавцам предлагать и голосовать за темы, которые они считают наиболее актуальными.
Он также автоматически сортирует по количеству голосов «за» (чтобы я мог автоматически видеть элементы с наивысшим приоритетом) и цветовому коду по статусу. (Скоро я расскажу больше об этом инструменте в статье.)
Планирование
На этом этапе я синтезирую все приоритеты, которые я собрал от отдела по доходам и нашего директора по формированию спроса, в нашей основной таблице контент-стратегии.
На этом этапе я определяю стратегию для каждого отдельного фрагмента контента, включая оптимизацию ключевых слов, избранные фрагменты, желаемого предметного эксперта, видео продолжительностью от одной до четырех минут по каждой теме с моими мыслями об объеме, целевой URL-адрес и т. д.
Этот документ также предоставляет общее представление о нашей контент-стратегии для лидерства, а также позволяет отделам продаж продолжать непрерывно использовать инструмент «песочницы» для коммерческого контента, без необходимости возиться с слишком сложным документом.
Производство
Как только наша стратегия определена, пришло время перейти в производственный режим, и именно здесь мы включаем Trello. Trello - это инструмент, который используют все авторы контента в компании для управления каждым фрагментом контента, который они создают для IMPACT, и с его помощью моя команда отслеживает ход создания каждого отдельного фрагмента контента, от запроса до публикации.
Теперь давайте поговорим о том, как настроить Trello!
Почему вы используете несколько инструментов вместо одного?
Это тема, о которой я мог бы написать целую статью. Но вкратце, поверьте мне. Я пробовал. Я пробовал электронную таблицу «один ко многим», платформу контентной стратегии «один ко многим» и т. д., но это просто не работает.
И вот почему:
- На разных этапах задействовано так многозаинтересованных сторон, и все они нуждаются в разных вещах. Точнее, с технологической точки зрения. Например, мои начальники не хотят копаться в Trello, чтобы увидеть все, над чем работают. Но мастер-лист стратегии контента дает им простой «единый взгляд», который они ищут, который не создает больше вопросов, чем дает ответов.
- Да, вы можете создавать столбцы этапов процесса с раскрывающимися списками, а также автоматическую цветовую кодировку и сортировку в электронных таблицах. Но это боль. Это делает администрирование производственного процесса и сам производственный процессдвумя отдельными, очень трудоемкими действиями Используя соответствующие инструменты на соответствующих этапах, вы фактически сокращаете объем администрирования.
Итог, хотя это звучит нелогично, но это правда. Как только я перестал заставлять себя использовать один инструмент для решения каждого этапа - мозгового штурма, планирования и производства - моя жизнь стала намного проще.
Честно говоря, мне бы хотелось осознать это много лет назад. Это избавило бы меня от многих душевных страданий и бессонных ночей.
Создание этапов создания контента в Trello
Большинство написанных материалов, таких как блоги, следуют базовому производственному процессу:
- Часть контента запрошена или установлена в контент-стратегии для производства
- Кто-то называет эту тему своей, или она кому-то назначена
- Затем следует этап набросков
- За которым следует этап разработки
- Затем проект подвергается той или иной доработке
- После чего (скрестив пальцы!) оно одобрено
- И оттуда вы переходите к постановке и публикации
Определите и задокументируйте свои конкретные этапы, прежде чем приступить к их созданию в Trello. Хотя время разработки в Trello может показать вам, что в вашем производственном процессе больше стадий, чем вы думаете.
Одна вещь, которую я вам скажу по своему опыту: во время построения у вас возникнет желание упростить или сократить этапы. Не делайте этого. Меня не волнует, если на вашей доске Trello окажется 18 этапов. Если вам нужно 18 этапов, сделайте их.
Вы можете подумать, что иметь такое большое количество - это излишне сложно, но вы будете удивлены, насколько никого не волнует, насколько «широка» ваша доска Trello. Более того, чем больше вы сжимаете этапы, тем больше возрастает потребность в громоздком администрировании и лишнем общении.
Например, если нескольким людям необходимо подписаться на часть контента в определенном порядке, вам следует создать этап Trello для каждой из этих точек взаимодействия. В противном случае вам придется пойти и убедиться, что люди сообщают друг другу, когда документ готов к следующему этапу проверки, вместо того, чтобы просто перетаскивать карточку на следующий этап.
Вот как выглядит часть нашей доски:
Следуя полосам для запрошенных тем (не все статьи сразу назначаются конкретному человеку) и черновику, находящемуся в разработке, у нас есть полосы для:
- Компас контента и схема готовы к просмотру
- Черновик находится в разработке или на внутреннем тестировании (прежде чем он попадет в команду по контенту)
- Черновик готов к рассмотрению командой по контенту
- Черновик находится на доработке (автор работает над изменениями от команды по контенту)
- Статья готова к размещению в HubSpot
- Статья была размещена (но не проверена) в HubSpot
- Уууу, статья опубликована или запланирована
Вот интересный факт: если поставить ? в конце названия полосы раздела в Trello конфетти взрывается, когда карточка перемещается на этот этап. Мне нравится использовать его для таких вех, как готовность, подготовка или публикация черновика.
Нам также нравится, чтобы первая линия была не этапом производства, а скорее базой для ресурсов и шаблонов:
Выше приведен пример того, как мы используем первый столбец для нашей контент-стратегии. Он включает в себя легенду, чтобы люди могли видеть, что означают разные ярлыки, нашу карточку-шаблон для нашего контента (подробнее об этом позже!), а также наши разные сценарии для разных типов контента.
Что касается нашей стратегии видеоконтента (позже в этом месяце я собираюсь посвятить этому целую статью), у меня немного другая настройка:
У нас есть больше шаблонов, а также несколько карточек ресурсов, которые дают обзор того, как работает правление, кто чем занимается (это небольшая группа заинтересованных сторон), и ссылки на другие справочные документы.
Но это всего лишь основная цель Trello.
Примеры этапов контента в Trello
Конечно, ваши конкретные потребности и процессы будут определять, какими должны быть полосы этапа контента в Trello. Но если вы действительно испытываете трудности и/или предпочитаете адаптировать процесс, а не создавать его с нуля, ниже приведены несколько основных конвейеров этапа контента, которые вы можете настроить.
Если ваш контент основан на интервью
- Тема готова к производству (ваша очередь, до назначения собеседования)
- Интервью запланировано
- Интервью завершено (на этом этапе я бы рекомендовал прикрепить расшифровку и файлы записи)
- Проект в производстве
- Черновик готов к рассмотрению
- Черновик в редакциях
- Проект одобрен
- Контент, размещенный в HubSpot (или другой CMS)
- Контент опубликован или запланирован на будущее
- Контент добавлен в каталог контента для продажи
Теперь, если вы ломаете голову над этим последним этапом, вам нужно иметь какой-то цикл обратной связи с продажами. Им необходимо знать, когда контент, который они ищут (например, материал, полученный в результате мозгового штурма вашей команды по доходам с помощью инструмента «песочница»), готов к использованию.
В IMPACT я делюсь этим как частью более широкой стратегии отчетности с помощью «информационных бюллетеней» на доске объявлений, выходящих раз в две недели в Basecamp. Но у нас также есть централизованный каталог контента, организованный по сервисам, куда вводятся эти темы.
Если ваш контент создан одним автором (без интервью)
- Тема готова к производству (ваша очередь, до назначения собеседования)
- Проект в производстве
- Черновик готов к рассмотрению
- Черновик в редакциях
- Проект одобрен
- Контент, размещенный в HubSpot (или другой CMS)
- Контент опубликован или запланирован на будущее
- Контент добавлен в каталог контента для продажи
Если ваш контент создан многими авторами по заданию
- Тема готова к производству
- Назначена тема (отметьте автора как участника при размещении карточки)
- Проект в производстве
- Черновик готов к рассмотрению
- Черновик в редакциях
- Проект одобрен
- Контент, размещенный в HubSpot (или другой CMS)
- Контент опубликован или запланирован на будущее
- Контент добавлен в каталог контента для продажи
Если ваш контент создан многими авторами по заданию или с возможностью заявить свои права (мы так делаем)
- Запрашиваемая тема
- Тема заявлена (темы, авторы которых уже выбраны, начинаются в этом столбце, а автор отмечен контент-менеджером; или люди перемещают карточку сюда и отмечают себя, когда заявляют на нее права)
- Проект в производстве
- Черновик готов к рассмотрению
- Черновик в редакциях
- Проект одобрен
- Контент, размещенный в HubSpot (или другой CMS)
- Контент опубликован или запланирован на будущее
- Контент добавлен в каталог контента для продажи
Если у вас несколько этапов одобрения
Допустим, у вас есть несколько человек, которым нужно просмотреть один фрагмент контента в определенном порядке.
Например, если у вас есть старший контент-менеджер над автором, а также эксперт в данной области:
- Контент-менеджер качества
- Эксперт по существу
- Контент-менеджер еще раз для окончательной доработки
Или вот еще один распространенный вариант:
- Эксперт по существу
- Проверка соответствия
- Контент-менеджер для окончательной доработки
Независимо от того, какой у вас процесс редакционного рецензирования,у вас должна быть одна полоса для каждого этапа этого процесса рецензирования Таким образом, вам не придется оставлять комментарии людям в Карточку Trello, когда пришло время проверки, если вы пытаетесь объединить несколько этапов проверки в одну полосу.
Вместо этого они будут знать, что для них готово, потому что карта просто перемещается на их полосу; им не нужно беспокоиться о пропущенных комментариях. И, если их полоса пуста, им не нужно задавать никаких вопросов, им просто сейчас не над чем работать.
Использование ярлыков для вашей контент-стратегии в Trello
Ярлыки - отличный способ пометить карточки в Trello. Но в своей контент-стратегии вы можете использовать ярлыки по-разному:
- Тема
- Приоритет
- Тип контента
- Желаемый отдел
- Отметка ошибок
Опять же, поскольку наша контент-стратегия более сложна, чем у большинства других, у меня есть несколько досок Trello для разных стратегических компонентов - не беспокойтесь о разных досках. И на каждой доске я использую метки по-разному.
В этом примере я использую маркировку в основном для приоритета, пометки ошибок и важных индикаторов (например, «Требуется дополнительное внимание»).
Однако вы также можете использовать его для обозначения типа контента, желаемой команды, источника запроса контента и т. д.
Вам может потребоваться пара месяцев, чтобы по-настоящему закрепить свои ярлыки. К счастью, Trello настолько легко обновлять и использовать, что вносить быстрые изменения на лету совсем несложно. Однако, если вы используете свою маркировку таким образом, чтобы другие могли ее понять (или другие управляют ею сами), я бы посоветовал отложить внесение изменений до точки перелома, чтобы вы могли адекватно сообщить об этих изменениях.
Создавайте шаблоны карточек Trello для своего контента
А, это одна из моих любимых вещей в Trello. Чтобы опубликовать высококачественный, приносящий доход контент, вы не можете просто выстроить правильные этапы. Вам необходимо максимизировать Trello таким образом, чтобы он закреплял передовые стратегические практики и давал создателям вашего контента все, что им нужно для достижения успеха, в одном месте.
Если я чему-то научился за годы построения процессов, так это то, что ваши люди не будут следовать правилам, если вы разбросаете свои правила и лучшие практики по разным местам. Итак, услышьте меня, когда я это говорю - централизуйте как можно больше информации в шаблоне карточки контента. Чем больше вы заставляете людей искать что-то, тем меньше вероятность, что они будут придерживаться лучших практик или следовать заданию.
А вот как мы это делаем в IMPACT:
Я создал один шаблон, чтобы управлять ими всеми. И как только вы создадите шаблон карты (что вы делаете, нажав кнопку «Шаблон»), вы сможете просто создавать будущие карты на основе этого единственного шаблона. Это волшебно.
Наша стандартная карточка шаблона статьи в блоге состоит из следующих разделов:
Aраздел стратегического руководства, который включает в себя персонализированное видео от меня, в котором я даю советы, подсказки и мысли по определению объема работ (чтобы никому не приходилось начинать полностью с нуля), а также asруководства и ресурсывсе перечислено и связано в одном месте, поэтому им не придется искать их.
Тогда есть два контрольных списка. Во-первых, мы хотим закрепить лучшие практики, которые чаще всего упускают из виду создатели контента. Второе задание должна выполнить моя внутренняя команда, прежде чем какой-либо фрагмент контента будет опубликован.
Вы можете создать столько контрольных списков, сколько захотите, но будьте осторожны, чтобы не сделать их слишком громоздкими. Вы можете составить свои контрольные списки для поддержки каждого этапа процесса или просто для закрепления наиболее важных пунктов.
Если у вас есть платные бонусы, вы также можете указать конкретные сроки выполнения и исполнителей для каждого элемента контрольного списка, но это может быть немного громоздко с точки зрения администрирования, в зависимости от того, сколько частей контента вы используете. публикация еженедельно. Тем не менее, для некоторых из вас это может быть отличным дополнением.
Комментируйте свой контент в Trello
Теперь вы можете думать, что знаете все, что вам нужно знать, чтобы ваша доска Trello имела успех. Прежде чем вы побежите в закат, чтобы создать свою собственную потрясающую доску Trello, у меня есть несколько последних напутственных слов.
Один из ключей к нашему успеху в Trello - это не только то, как мы его создали, но и настойчивое требование, чтобы любое общение вокруг части контента происходило в Trello - но получало от этого удовольствие. Проявите свою индивидуальность.
Да, я использую комментарии в первую очередь для проверки сроков, но я также использую их для поощрения, предоставления положительных отзывов, которые может видеть чей-то начальник, и так далее:
Помните, ваши инструменты не просто помогают вам выполнять ваши процессы. Как контент-менеджер (или любой человек, который курирует создание контента для своей компании), вы также являетесь менеджером по связям с общественностью. Людям должно нравиться работать с вами, поэтому всегда ищите способы сделать процесс создания контента приятным.
Наконец, коммуникация и последовательность являются ключевыми факторами
Итак, вы создали эту замечательную доску Trello как часть своего технологического стека контент-стратегии и точно знаете, что она потрясет мир каждого. Но как заставить людей этим пользоваться?
Вам необходимо постоянно общаться и использовать его. Это действительно так просто
Перед запуском проекта свяжитесь с соответствующими менеджерами. Сообщите своим людям, что это произойдет. Вы также можете запросить отзывы на стадиях бета-тестирования и после запуска, чтобы продолжить улучшать свою доску Trello и заставить ваших сотрудников чувствовать себя более заинтересованными в продукте.
Мы используем Basecamp для общекорпоративного (и командного) общения, поэтому вот как я объявил о нашем последнем раунде изменений для всей компании:
Но прежде чем разослать это объявление, я заранее поделился предварительным обзором того, что будет (вместе с предложенными темами для обсуждения) всем менеджерам. Затем я поделился отдельным объявлением в группе наших менеджеров в тот день, когда оно было опубликовано. Я также говорил об этих предстоящих изменениях на ежедневных встречах и еженедельных встречах с менеджерами, чтобы они были в курсе изменений.
Кроме того, я работал с ключевыми сотрудниками компании, чтобы узнать их мнение о предложенных мною изменениях.
Объявления - это весело, потому что они вызывают восторг. Однако со временем азарт угасает. Итак, ключ к вашему продолжительному успеху с Trello (да и любым другим инструментом, если уж на то пошло) - это его использование.
- Как измерить и составить отчет о рентабельности инвестиций в контент-маркетинг
- Как создать мощный ежемесячный контентный информационный бюллетень с рентабельностью инвестиций
- Как правильно составлять отчеты о рентабельности инвестиций в контент с помощью HubSpot
Например, если я хочу привлечь к работе кого-то, кто не использует его так, как следует, я никогда не буду использовать Slack или отправлять по электронной почте вопросы о статусе части контента. Я создам контент (как вы и должны) в Trello, попросив обновить статус, а затем отправлю им ссылку на эту карточку с дружеской запиской: «Привет, у меня был небольшой вопрос о вашем статья, можете ли вы связаться со мной в этой карточке?"
Не будьте придурком, но поймите, что чем больше вы будете поощрять использование Trello в своем центре для производства контента, тем лучше для вас будет. Однако чем больше вы сообщаете своими действиями о том, что использование Trello не является правилом, живя за его пределами ради «удобства», тем больше вы подрываете свою способность сделать Trello привычкой, для которой он вам нужен. другие.
Следите за обновлениями!Существует так много способов использовать Trello. Итак, скоро я расскажу, как мы используем Trello для реализации нашей видеостратегии, а также о том, как расширить использование Trello с помощью платных дополнений. (Опять же, все вышеперечисленное было разработано с использованием только бесплатной версии Trello, потому что, эй, сейчас в мире суровый мир, и каждый доллар и цент, которые мы тратим, должны иметь значение.)