Экономия времени стала для вас настоящей навязчивой идеей. Вы не видите, как? И все же вам нужно туда попасть, если вы хотите улучшить свою производительность. По крайней мере, час - это время, которое вам обещают сэкономить, если вы будете скрупулезно соблюдать каждый из следующих советов.
11 приемов, которые помогут вам перестать атаковать вашу электронную почту
Устали от спама? Бесконечный поток электронных писем в папке «Входящие» сводит вас с ума (и, прежде всего, непродуктивен)? Вот несколько советов, как избежать атак почтового ящика Outlook!
1- Создать образцы ответов
Вы привыкли часто посылать однотипные ответы своим собеседникам? Поэтому перестаньте каждый раз перепечатывать сообщение от А до Я. Создайте стандартное сообщение, которое вы будете интегрировать и, при необходимости, персонализировать. Для этого создайте новое сообщение в Outlook, выделите сообщение для сохранения и нажмите «Вставить», а затем «QuickPart». Чтобы интегрировать этот текст в электронное письмо, просто нажмите QuickPart и выберите нужное сообщение.
Знайте, как отключить свой почтовый ящик и проверять его только 3 раза в день: Если вы не ожидаете срочных писем, попробуйте закрыть свой почтовый ящик Outlook, чтобы не отвлекаться на поток сообщений. Заглядывайте в свой почтовый ящик только утром, днем и вечером, запрограммировав в своем расписании время, посвященное ответам на электронные письма.
2- Создать несколько адресов электронной почты
Une Хороший способ не перегружаться электронными письмами - создать несколько адресов: один предназначен для клиентов, другой - для сотрудников, третий - для рассылок, а именно: Outlook позволяет отображать электронные письма с разных учетных записей в одном и том же интерфейсе.
Архивируйте или удаляйте электронные письма по мере их поступления. Эффективная папка «Входящие» - это та, в которой электронные письма не накапливаются! Получив сообщение, заархивируйте его в тематическую папку или выбросьте, если оно вам не нужно. В наших почтовых ящиках мы принимаем дзен-отношение и очищаем свой разум!
3- Телефон вместо электронной почты
Иногда 30-секундный телефонный звонок будет более эффективным, чем письмо по электронной почте и последующее ожидание ответа получателя. Более эффективно, но и более человечно!
Во время отсутствия настройте автоматическое сообщение: Прежде чем уйти на несколько дней, не забудьте настроить автоматический ответ о вашем отсутствии. Получатели не будут присылать вам множество напоминаний по электронной почте. Это избавит вас от необходимости обрабатывать слишком много сообщений по возвращении.
4- Создание групп получателей
VВы обычно отправляете электронные письма всей своей команде или своим сотрудникам в одном из отделов компании? Поэтому, чтобы каждый раз не интегрировать все их адреса, создайте группы получателей. Нажмите «Новая группа» в Outlook, затем введите имена и адреса получателей группы.
5- Остановить копирование
Lпочтовые ящики лидеров Outlook заполнены электронными письмами, которые не касаются их напрямую, но были скопированы «для информации». Если вы хотите экономить много времени каждый день, попросите своих соавторов максимально избегать этой практики и при необходимости отправлять вам сообщения напрямую.
6- Удалить себя из списков рассылки
Outlook позволяет вам незаметно удалить себя из списка рассылки обмена электронной почтой, который не касается вас напрямую и который не заканчивается. В одном из таких писем нажмите кнопку «игнорировать». Следующие биржи не появятся в вашем почтовом ящике, но при необходимости будут доступны вам.
7- Искоренение спама
En, предоставляя вам эффективную защиту от спама и регулярно отписываясь от информационных бюллетеней, которые загрязняют ваш почтовый ящик. Как только вы получите спам, отметьте его как «мусор» в папке «Входящие» Outlook.
8- Прекратите телефонную манию, перестаньте быть рабом своего телефона
Это маленькое чудо, которое помещается в карман и позволяет быть на связи 24 часа в сутки, нужно приручить, чтобы оно не стало полностью неуправляемым!
9- Умение управлять телефоном, настоящая самодисциплина
Чтобы быть эффективным, лидер должен учитывать тот факт, что он не готов ответить на него в любое время не потому, что его телефон следует за ним повсюду. Не легко устоять перед сладкой мелодией вашего рингтона? Так что помните, доказано, что непрерывное выполнение задачи занимает намного меньше времени, чем ее прерывистое выполнение, когда вас все время прерывают. Причина проста: мозгу требуется около 3 минут, чтобы восстановить уровень концентрации. 3mn +3mn +3mn Да, позволив своему телефону завладеть вами, вы только что потеряли час своего дня! Экономия времени так же проста, как телефонный звонок, на который вы ответите позже! Вот два правила, которым нужно следовать буквально, чтобы очень легко повысить эффективность.
10- Знаете, как поставить телефон на беззвучный режим
Конечно, вам, как менеджеру, сложно выключить телефон, так как это может иметь решающее значение для ответа будущему клиенту, который свяжется с вами за информацией. В таком случае, как ваш, попробуйте установить правило не отвечать на звонки, когда вы погружены в задачу, требующую высокой концентрации. Например, вы можете установить доступное время для звонков: с 10:00 до 12:00, затем с 14:00 до 18:00. Помимо этих слотов, где вы будете доступны, вы можете спокойно продвигаться по основным файлам. Затем вы можете слушать свои сообщения и отвечать на пропущенные звонки в течение четко определенного временного интервала в вашем расписании. Другие стратегии, используемые многими профессионалами: отвечать только на известные номера, отличать личные звонки от деловых звонков, выбирая две разные мелодии звонка, или даже оборудовать себя несколькими мобильными телефонами, каждый из которых предназначен для разных типов звонков: клиенты, сотрудники, личные
11- Учитесь ясности
Чтобы не перегружаться сообщениями при повторном включении телефона, запишите сообщение автоответчика, в котором будет четко указано время, когда вы будете доступны для ответа на вызовы. Ваши собеседники, которые захотят, чтобы вы были прямо на линии, перезвонят вам позже. Также постарайтесь быть откровенным с людьми, которые звонят вам, чтобы продать вам услугу или партнерство, в которых вы не заинтересованы. Если вы недостаточно ясно выразились, через несколько недель этот человек может снова позвонить вам.
Чтобы положить конец бесконечным встречам
Вы отчаянно хотите видеть, что все встречи, организованные в вашей компании, крайне неэффективны? Вот несколько секретов, не всегда простых в применении, но необходимых для проведения коротких и продуктивных встреч.
Ваша компания страдает от синдрома острого митингита? Хуже того, встречи не заканчиваются и в итоге ни к чему не приводят? Так что реагировать надо быстро!
- До встречи
Успех встречи во многом зависит от ее хорошей подготовки. Для начала спросите себя, действительно ли необходимо организовать эту встречу. Если вопрос сначала покажется немного глупым, вы увидите, что он может избавить вас от множества ненужных встреч, а затем напишите четкую и подробную повестку дня, в которой упоминается цель встречи. Определите участников: будьте внимательны, приглашайте только тех, кто непосредственно касается темы. Отправьте им повестку дня за день до встречи, чтобы они уже могли обдумать ее и выступить с предложениями. Не планируйте слишком большой временной интервал для этой встречи: если участники будут знать, что у них есть только один час, чтобы прийти к решению, они не позволят себе задремать во время обменов!
- Во время встречи
Приучите своих сотрудников соблюдать пунктуальность. Опоздания участников - один из бичей, подрывающих эффективность совещаний. Подумайте о назначении «хронометриста», который будет ограничивать время выступлений и следить за тем, чтобы каждый вопрос рассматривался вовремя. Сделайте все возможное, чтобы встреча началась хорошо. Если обмен мнениями в первые 5 минут будет эффективным, это задаст тон всей встрече. Наконец, убедитесь, что вы никогда не заканчиваете встречу до принятия решения. Если решение не будет принято, не будет преувеличением сказать, что собрание послужит лишь пустой трате времени для всех
- После встречи
Не откладывайте отправку резюме и четкого отчета о встрече. В частности, должны быть указаны: дальнейшие действия и действия, которые каждый должен выполнить, чтобы конкретизировать решение, принятое во время собрания.
Движения: секреты движения (почти) со скоростью света
Важные, но очень трудоемкие командировки представляют собой большую часть времени, которое лидеры теряют каждый день. Несколько ключей к оптимизации времени транспортировки.
Транспорту есть чем разозлить профессионалов! Особенно, когда они являются синонимами пробок на КАД, задержек поездов, забастовок авиакомпаний. Итак, чтобы больше не быть жертвой транспортных авантюр и оптимизировать время в пути, есть несколько приемов. Прежде всего, постарайтесь как можно скорее организовать встречи удаленно. Когда физическая встреча остается необходимой, предпочтительнее попытаться собрать все ваши встречи в один и тот же день, особенно для клиентов, находящихся в одном и том же географическом районе. Это избавит вас от бесконечных поездок в офис.
- Для городских поездок
Выберите такси, в котором вы можете обрабатывать электронную почту, например, через планшет. Если вы путешествуете самостоятельно, обязательно проверьте условия движения, прежде чем планировать быстрый маршрут, избегая перегруженных районов. В случае очень интенсивного движения осмелитесь попробовать мототакси, которые заставят вас слаломить между автомобилями, чтобы добраться до места назначения быстрее, чем требуется, чтобы сказать это.
- Для поездки поездом или самолетом
Позвоните в консьерж-службу, которая забронирует для вас билеты. И путешествуйте налегке, особенно в случае полета на самолете, где рекомендуется брать с собой ручную кладь, чтобы не было необходимости регистрировать ее при вылете и забирать по прибытии.
Тайм-менеджмент: новые технологии вам в помощь
Узнайте, как использовать новые технологии для повышения эффективности.
- Организируйте свое расписание
Используйте повестку дня в своем ящике, чтобы записать все ваши встречи и различные задачи, которые вы планируете выполнить. Эту повестку также можно синхронизировать со смартфоном, чтобы она всегда была с вами. Вы можете запланировать оповещения, чтобы напомнить вам о предстоящих обязательствах.
- Назначить встречу с несколькими людьми
Чтобы избежать бесконечных переписок по электронной почте, воспользуйтесь бесплатным сервисом Doodle, чтобы найти даты встреч, которые подходят всем. Экономия драгоценного времени и признак отличного тайм-менеджмента!
Управляйте своими задачами эффективно: программное обеспечение для управления задачами поможет вам более эффективно продвигаться по своим проектам.
- Переход между разными мобильными устройствами
Компьютер для работы в офисе, ноутбук для работы над проектами на ходу, планшет для быстрого ответа на электронную почту и смартфон для проверки почтового ящика Outlook в любое время Все эти терминалы могут помочь менеджеру сэкономить время при условии, что все они синхронизированы друг с другом, как с точки зрения учетных записей электронной почты, так и с точки зрения используемого программного обеспечения и приложений.
- Доступ к вашим файлам в любое время
Появление сервисов облачных вычислений - отличная новость для профессионалов, которые могут виртуально хранить все свои файлы и работать с ними на любом устройстве.