У менеджера мало времени для выполнения административных задач, особенно повторяющихся. Мы знаем, что они ох как много времени! Наличие штатного ассистента для молодой компании может быть слишком дорого и не обязательно соответствует потребностям компании. Является ли аутсорсинговый секретариат находкой?
Аутсорсинговый секретариат, кесако?
Аутсорсинговый секретариат позволяет менеджеру получать помощь в решении нескольких задач, которые он выбирает в соответствии со своими потребностями:
- телефонная служба (назначение встреч, фильтрация всех входящих звонков, различных запросов, прием сообщений)
- расшифровка минут
- установление и отслеживание котировок и счетов
- перезапуск неоплаченных счетов
- управление почтой (сортировка почты, обработка почты, классификация почты, написание писем)
- создание баз
Короче говоря, список далеко не исчерпывающий.
Каковы 5 причин использовать аутсорсинг секретариата?
Причина 1: Предприниматель, эксперт в определенных областях, которые являются основой роста компании, не имеет навыков помощника или достаточного количества времени для выполнения определенных задач.
Причина 2: у предпринимателя нет денежных средств, чтобы нанять штатного сотрудника, и он осторожно сокращает расходы.
Причина 3: У предпринимателя нет объема работы, достаточного для найма сотрудника, и поэтому секретариат на аутсорсе - это решение, которое позволяет ему посвятить себя задачам с добавленную стоимость в ожидании развития своего бизнеса.
Причина 4: Предприниматель не хочет тратить время на найм сотрудника (назначение встреч и отбор кандидатов, проведение собеседований, ответы на различные письма-заявления).
Причина 5: Подрядчик должен справиться с временным увеличением активности или должен заменить отсутствующего сотрудника. Но, прежде всего, это позволяет предпринимателю сосредоточиться во время профессиональных встреч, будь то с клиентами или поставщиками, и не отвлекаться на звонки или просто просматривать файлы.
Знать
Поставщик услуг вмешивается по просьбе предпринимателя, в частности, в контексте чрезвычайных ситуаций, с которыми он может столкнуться, и он может сделать это с помощью своего собственного компьютерного оборудования, которое не требует от молодого предпринимателя вложений и, следовательно, достижения реальная финансовая выгода.
Провайдеры могут быть микропредпринимателями, которые работают удаленно или на сайтах своих клиентов, но должны соблюдать правилаконфиденциальности.
Как выбрать аутсорсинговый секретариат?
Если внешний секретариат представляет определенный интерес для предпринимателей, они должны, тем не менее, тщательно выбирать поставщика услуг или обращаться в компанию, которая предлагает компетентных людей. Очевидно, что никто не импровизирует помощника или секретаря. Эти должности требуют ноу-хау, таких как умение отвечать, фильтровать, писать, уметь выставлять счета
Внимание
Профессия не регулируется, и теперь любой может предложить этот вид услуг, не имея обучения и опыта. Например, некоторые люди отправляются в авантюру без какой-либо реальной квалификации, чтобы получить дополнительный доход. Вы должны попросить подробное резюме, в котором вы можете сослаться на человека. Особое внимание следует уделить соблюдению условностей в отношении рабочего времени, директив и отношений подчиненности, чтобы договор об оказании услуг не рассматривался как замаскированный трудовой договор.