Когда я сижу здесь, размышляя о нашем последнем виртуальном мероприятии года, просматривая удивительный контент, который наши спикеры создали для этого мероприятия, я не могу не быть благодарным за все, чему мы научились за это время. год, которые помогли нам добиться такого высокого качества контента.
Я имею в виду, эти ребята действительно добились успеха. Откуда у нас такие потрясающие докладчики и такой контент?
Что ж, после нескольких месяцев организации виртуальных мероприятий и каждый раз многому изучению, мы усовершенствовали наши рекомендации для выступающих, чтобы установить правильные ожидания и возложить на наших докладчиков ответственность за выполнение того, о чем мы все договорились.
Без этого вы можете столкнуться с такими техническими проблемами, как сбой видео, плохой звук, слишком маленькие для чтения слайды и другие распространенные проблемы. Кроме того, если контент и качество не соответствуют ожиданиям людей, записывающихся на ваше мероприятие, это может стать разочарованием для ваших посетителей и нанести ущерб репутации ваших мероприятий.
Лично или виртуально, если вы хотите обеспечить целостный опыт, который понравится посетителям, все ваши занятия должны проводиться по одним и тем же стандартам. Ваши спикеры должны донести ожидаемый контент таким образом, чтобы он соответствующим образом отражал дух мероприятия.
Решение?Оправдайте ожидания, заранее поделившись подробными рекомендациями со своими докладчиками.
Вы и не мечтаете позволить кому-то выступить с основным докладом без предварительной проверки звука или тестирования слайдов. В виртуальном пространстве вам не обязательно понадобится генеральная репетиция Zoom, но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы убедиться, что презентации ваших докладчиков соответствуют вашим потребностям.
Определение ожиданий от спикеров виртуального мероприятия - один из наиболее важных компонентов вашей стратегии мероприятия, и он выходит далеко за рамки того, к какой ссылке им нужно присоединиться в день мероприятия. Он включает в себя все: от того, как вы хотите, чтобы они настроили свой фон, до того, насколько точно им нужно придерживаться своего лимита времени, и все остальное, что между ними.
Вот мои 7 советов по эффективным рекомендациям для выступающих на виртуальных мероприятиях и несколько примеров того, как выглядят рекомендации для отличных выступающих.
1. Обращайтесь пораньше
Когда дело доходит до установления ожиданий от спикеров, вам необходимо сообщить обо всем заранее, как только спикер согласился участвовать в вашем мероприятии, а в некоторых случаях и заранее. Сюда входят сроки предоставления доступа к любым записям или ресурсам, которые вам понадобятся, каковы наиболее важные следующие шаги и к кому обращаться с вопросами.
Я спросил менеджера по мероприятиям и сообществу IMPACT Коннора ДеЛэни немного о его процессе. Он сказал: «Как только мы подтвердим спикера для одного из наших мероприятий, я позвоню и представлюсь как их основное контактное лицо. Этот шаг имеет решающее значение, поскольку он устраняет путаницу в отношении того, с кем им следует поговорить о мероприятии.”
Вот пример одного из электронных писем Коннора:
Важно точно говорить людям, что им делать и к кому обращаться, если у них есть вопросы. В противном случае, если что-то неясно и не проясняется в кратчайшие сроки, дело может быстро зайти в тупик.
Коннор далее сказал: «Отправляя всю эту информацию докладчику заранее, это избавляет обе стороны от лишних вопросов, показывает, что вы подготовлены и готовы работать с докладчиком, и ставит ваши новый спикер уверен, что у него есть команда по проведению мероприятий, на которую он может положиться».
Однако, учитывая такой большой объем информации в электронном письме, неужели оно утомляет докладчиков? Будут ли они это читать?
2. Сделайте свои рекомендации понятными, но подробными
Длинный и подробный список правил и пошаговых указаний - это то, что большинство людей сразу замалчивают, бормоча про себя что-то вроде: «Да, я понял, нажми на запись и давай сделаем это».
Хотя из-за этого ваша первоначальная разъяснительная работа может включать массу информации, важно поделиться ею заранее, сразу же. Даже если они его не просматривают, такая возможность есть, и вы можете следить за отдельными элементами и легко ссылаться на этот центральный источник информации в дальнейшем.
Так как же заставить спикеров действительно читать информацию, особенно если вы не единственное мероприятие, которое у них на планах?
Давайте самую важную информацию непосредственно в электронном письме и как можно короче,, но дайте ссылку на более подробные инструкции.
Мы отправили наши первоначальные ключевые сроки и ожидания по электронной почте, но дали ссылку на подробный документ с инструкциями о том, как вести запись, подробную информацию о предыстории и многом другом.
Мы стараемся быть максимально конкретными, когда говорим вещи, которые могут быть субъективными, например «сделайте свое видео достаточно большим». Гораздо яснее показать это на примерах, изображенных выше, чем предполагать, что у всех будет одинаковое определение «достаточно большого» видео. Однако для электронного письма этого было бы слишком много, поэтому мы даем ссылку на него в отдельном документе.
Вот отрывок из этого документа:
Внутренне мы прокладываем маршруты в Basecamp, потому что наша команда знает, где искать. Если вы общались со своими спикерами по электронной почте, начните с этого. В идеале встречайте людей там, где они есть, а не отправляйте их куда-то в новое место.
Единственным исключением из этого правила может быть ситуация, когда вы работаете со спикерами над более углубленным мероприятием, требующим тщательной подготовки и постоянных встреч. В этом случае я использовал инструмент под названием Process Street, который мне очень понравился. Это позволило мне создать пошаговый контрольный список для наших основных докладчиков и дало им одно место для загрузки всей информации, например фотографий и контрактов.
Чтобы сделать эту информацию доступной для просмотра, я рекомендую несколько ключевых вещей:
- Разделение информации на связанные фрагменты
- Важные даты и события, выделенные жирным шрифтом
- Будьте проще - при необходимости дайте ссылку на более подробные документы
- Рассмотрите возможность добавления видео
- Поделитесь, почему эти рекомендации
В этом примере вы можете видеть, как все четко разбито, выделено жирным шрифтом, коротко и понятно.
3. Объясните, почему
Мы поняли, что если вы предваряете свои конкретные рекомендации для выступающих неким контекстом, объясняющим, почему они существуют, ваши ораторы будут чувствовать себя более вовлеченными.
Почему ты? Подумайте о том, кто ваша аудитория, что им нравится и что не нравится. Что бы они оценили на мероприятии? Что могло бы их расстроить или потенциально обидеть?
В нашем случае многие наши «почему» проистекают из желания, чтобы наша аудитория действительно любила наши виртуальные мероприятия. Это означает постоянное повышение качества, креативности и опыта посетителей. Мы, вне всякого сомнения, хотим проводить самые впечатляющие и увлекательные виртуальные мероприятия в нашем пространстве.
Вот пример некоторых требований и рекомендаций для докладчиков от малого и среднего бизнеса.
Они проделали отличную работу, поделившись контекстом своего мероприятия и тем, чего зрители ожидают от их контента.
Они особо отметили, что «участники мероприятия возлагают очень большие надежды на докладчиков и впечатления от мероприятия, поскольку планирование производственных мероприятий является ключевой сильной стороной малого и среднего бизнеса». Это очень ясно объясняет, почему ожидания настолько детализированы.
Возможно, вы хотите, чтобы посетители запомнили ваш бренд, поэтому вы хотите, чтобы ваши докладчики использовали соответствующий виртуальный фон или использовали определенный шаблон слайда, оба из которых содержат ваш логотип. Или, возможно, вы знаете, что вашу аудиторию отпугивают политические ссылки или грубые выражения в контексте вашего мероприятия.
Рассказывая, почему стоят эти рекомендации, выступающие с большей вероятностью поймут, чего именно вы собираетесь добиться, и почувствуют себя обязанными выполнить то, что от вас ожидают.
4. Используйте видео
Если вы объясните «почему», лежащее в основе правил вашего мероприятия, это отличный повод включить видео в свое выступление. Если вы услышите это от себя, с правильным тоном и выражением лица, это вызовет еще больший резонанс.
Кроме того, иногда проще показать что-то (например, как правильно настроить Zoom или войти на платформу для мероприятий), чем набирать это шаг за шагом. Видео с демонстрацией экрана может пригодиться для технической стороны дела.
Кроме того, видео в вашем первом письме докладчикам будет выделяться и привлекать их внимание. Не говоря уже о том, что если вы дадите говорящим возможность увидеть и услышать вас, они почувствуют, что знают вас немного лучше.
Это важно, потому что, когда они могут указать свое имя и лицо на том, что от них просят, они с большей вероятностью захотят выполнить свою часть сделки и с меньшей вероятностью пропустят сроки, потому что они сдержаны. ответственность несет реальный человек, а не просто электронное письмо с некоторыми пунктами.
5. Установите точные сроки сдачи и придерживайтесь их
Как бы вы ни были конкретны, вы, вероятно, получите обратно несколько записей, которые не соответствуют тому, что кто-то обещал представить. Или у вас будут живые ораторы, у которых тормозит Интернет или проблемы со звуком.
Вы можете не только дать себе время, чтобы пообщаться с динамиками, но и заранее определить четкие ожидания, но вы также можете подготовиться и к этому.
Устанавливайте сроки сдачи предметов намного раньше, чем вы думаете, что вам нужно.
Наше первое виртуальное мероприятие было посвящено COVID, а это означало, что оно было безумным и в короткие сроки. Когда мы приступили к следующему мероприятию, мы поставили срок публикации контента за несколько дней до мероприятия, однако это по-прежнему приводило к поздним ночам, лихорадочным загрузкам и контролю качества перед мероприятием.
Для нашего последнего мероприятия мы подготовили контент более чем за неделю до нашего мероприятия, но времени все еще не хватило. Для нашего следующего мероприятия мы попросим сдать предварительно записанный контентза три полных недели до нашего мероприятия.
Подарив себе это время, вы сможете отказаться от записей, которые не соответствуют вашим ожиданиям, и попросить людей отправить их повторно, не заставляя их делать это за день до мероприятия.
6. Требуются репетиции
Для живых презентаций, помимо установления четких технических спецификаций, крайне важно провести репетицию или, по крайней мере, потребовать, чтобы ваши докладчики записались на сеанс как минимум за 15 минут раньше, чтобы убедиться, что их настройка правильна и все такое. работает правильно.
Планирование репетиций или проверок для живых и предварительно записанных выступлений означает, что вы можете помочь выступающим улучшить их настройку, если это необходимо, устранить неполадки и, возможно, даже доставить им такое оборудование, как кольцевая лампа или микрофон.
Если ваш докладчик не является опытным основным докладчиком или освещает новую тему, это также хорошее время, чтобы обсудить с ним его содержание и убедиться, что вы согласны с тем, что он планирует представить. Обязательно уточните продолжительность сеанса с ними.
После репетиции подтвердите в письменном виде по электронной почте все, что они обещают изменить, или то, что, по вашему мнению, было идеальным, и что вы хотите, чтобы они сделали снова, в день мероприятия.
7. Привлечь докладчиков к ответственности
Несмотря на все ваши усилия, всегда найдется кто-то, кто не соблюдает правила. Вы обязаны при необходимости отступить и вернуться к своим первоначальным принципам и ожиданиям.
Это может показаться пугающим, но если вы не будете привлекать к ответственности своих докладчиков, вы оставляете слишком много возможностей для того, чтобы что-то пошло не так, и в результате может пострадать все ваше мероприятие.
Если вы привлечете ораторов к ответственности, в конечном итоге они будут вам благодарны за то, что вы сделали их как можно лучше!
Если кто-то, например, отказывается назначить репетицию или не появляется, вы должны привлечь его к ответственности.
Хотя они, возможно, не думают, что им нужно практиковаться, я рекомендую хотя бы отправить им короткое видео с пошаговым руководством и попросить их подтвердить, опять же в письменном виде по электронной почте, что они будут следовать вашим конкретным рекомендациям. Вы даже можете попросить их записать короткое тестовое видео в ответ, поделившись с вами своими настройками. Кроме того, даже самые профессиональные докладчики могут быть не знакомы с вашим программным обеспечением.
Если контент будет записан заранее, установленные вами сроки дадут вам время просмотреть контент и при необходимости попросить внести изменения. Вот пример того, как мы решили некоторый контент, который необходимо было перезаписать для одного из наших мероприятий:
Из этого конкретного взаимодействия мы узнали одну вещь: хотя мы с Коннором оба просмотрели это письмо перед его отправкой, мы на самом деле не сказали конкретно, что им нужно сделать по-другому.
Запрашивая изменения, будьте как можно более конкретны
В этом случае докладчикам пришлось перезаписать сеанс, создав отдельные файлы видео, аудио и общего доступа к экрану, вместо того, чтобы объединять их в один. Чем конкретнее вы будете (в пределах разумного), тем больше вероятность того, что кто-то легко внесет необходимые изменения.
Мы ходили туда-сюда с ведущим и добрались до того места, где нам нужно было быть. Они даже обратились к нам во время мероприятия, после просмотра нескольких других сессий, и сказали: «Теперь я чувствую боль и сожаление о том, насколько дрянными были наши две сессии».
Ваши ведущие хотят хорошо поработать. Они хотят хорошо выглядеть и звучать для вашей аудитории. Ваша задача – дать им возможность это сделать.
Приведите своих ораторов к успеху
Хорошо, пришло время создать свой собственный набор правил для ораторов. Приступая к работе, я рекомендую начать с «почему», стоящего за вашими рекомендациями. Это поможет вам описать свои ожидания таким образом, чтобы они отражали причину.
Затем установите ключевые сроки и убедитесь, что они ясны и находятся в верхней части документа.
Затем заполните все остальное, включая все, что связано с потребностями в аудио и видео, фоном и шаблонами слайдов, языком и стилем и многим другим.
Наконец, запишите короткое видео (не более двух минут), в котором рассказывается о вашем пути и нескольких ключевых пунктах ваших рекомендаций. Для любой технической информации, например, информации о платформе мероприятия, я рекомендую отдельное видео в стиле демонстрации экрана.
И вот оно! Рецепт рекомендаций для докладчиков, которые помогут вашему следующему виртуальному мероприятию иметь огромный успех. Только не отпускайте никого, кто не соблюдает правила!