Из нынешних 60 сотрудников 50% работают за пределами Коннектикута, где находится наш единственный офис.
Из остальных 50% жителей Коннектикута примерно 30% предпочитают работать удаленно каждый день.
Мы предлагаем возможность удаленной работы, потому что она позволяет нам собрать лучшую команду людей по всей стране (а в последнее время и за ее пределами!), и это становится все более популярным бонусом, поскольку сотрудники стремятся к большей гибкости и работоспособности. жизненный баланс.
Однако сильная культура удаленной работы - это не просто возможность работать удаленно.
Чтобы сделать это эффективным и приятным, вам нужны правильные инструменты, которые позволят вам работать продуктивно, эффективно общаться и позволять каждому чувствовать себя частью команды.
Хотя мы постоянно оцениваем наши инструменты и тестируем новые, следующие семь платформ являются одними из наших любимых на данный момент, поскольку они облегчают удаленную работу и борются с некоторыми распространенными болями.
Внутреннее общение
Когда все или некоторые из ваших товарищей по команде находятся удаленно, вы не можете просто подойти к чьему-то столу, когда у вас есть вопрос или вам что-то нужно. Вам нужны надежные инструменты для облегчения общения.
1. Масштаб
Zoom - это инструмент, который мы используем для организации и записи видеозвонков, и я не могу объяснить, насколько он улучшил нашу удаленную работу.
Находиться лицом к лицу во время встречи или обсуждения - это совершенно другой опыт, чем традиционный телефонный звонок.
Наблюдение за выражением лица людей, языком тела и возможность совместного использования экранов помогает вам почувствовать, что вы находитесь в одной комнате с кем-то, даже если он находится за океаном.
Не только это, но и возможность видеть лица людей, а не просто слышать голос, позволяет построить более глубокие связи внутри команды.
Чем больше люди чувствуют себя связанными с другими, тем меньше они чувствуют себя изолированными, что может улучшить производительность труда и чувство счастья, а также снизить текучесть кадров.
Используйте Zoom, чтобы сделать групповой снимок всех, кто одет в розовое, в рамках Месяца распространения информации о раке груди.
2. Слабый
Slack - это инструмент для обмена мгновенными сообщениями, и когда личная встреча не требуется, он спасает жизнь для отправки быстрых заметок, обновлений, документов и т. д.
С учетом уведомлений на рабочем столе и возможности добавления приложения Slack на наши телефоны, это лучший вариант, который мы нашли для быстрого соединения с кем-то, если не в режиме реального времени.
В IMPACT все, от совместной работы команды до заказов обедов, выполняется в Slack, и мы подключили такие приложения, как Google Calendar, Zenefits и другие, чтобы обеспечить регулярное общение через эту платформу.
Кариса делится вариантами обеда с местной командой.
Управление проектами
Когда вы находитесь вне зоны слышимости, управлять проектами и задачами может быть сложнее. К счастью, есть множество инструментов, которые помогут в этом.
3. Трелло
Trello - это инструмент визуального управления проектами, использующий упрощенную канбан-доску. Оно позволяет вам оцифровывать списки дел, чтобы каждый мог видеть их и получать к ним доступ, где бы они ни находились.
Когда дело доходит до базового управления проектами, мы используем Trello, чтобы все отслеживать.
Trello великолепен не только потому, что мы можем обойтись бесплатной версией, но и потому, что он прост в использовании, к нему можно получить доступ и обновить его где угодно.
Использование Trello для онбординга
Поскольку эффективный план адаптации состоит из множества шагов, крайне важно, чтобы он был организован и позволял легко отслеживать прогресс и вопросы.
С Trello мы можем упорядочивать задачи в удобном для обработки и визуально привлекательном формате.
Благодаря простоте использования платформы новые сотрудники могут сразу приступить к делу и начать работать без простоев и обучения, причем ко всему можно получить удаленный доступ.
Взгляд на план адаптации, который мы разработали в Trello для Кристен Гарольд, нашего директора по формированию спроса.
Новые сотрудники постоянно хвалят, насколько хорошо организован процесс адаптации, поэтому мы не планируем менять платформу в ближайшее время.
4. Джира
Для более сложных проектов мы используем Jira, продукт Atlassian для гибкого управления проектами.
Благодаря возможности входить в систему и вносить изменения откуда угодно наши команды могут легко видеть, что у них на работе на неделю, видеть, как их команда продвигается по проектам, и обмениваться обновлениями.
В рамках этого инструмента пользователи также могут прикреплять файлы, отмечать элементы, требующие внимания, и при необходимости переназначать задачи новым людям.
Скриншот доски Jira, показывающий ход выполнения каждого из этих проектов.
Создание и хранение документов/процессов
Теперь обмен документами и доступ к ним важны для любой цифровой организации, но тем более, если в вашей команде есть удаленные члены команды.
5. Google Диск
Поскольку мы используем Gmail в качестве платформы электронной почты, Google Диск - это легкодоступный вариант для совместной работы над текстовыми документами, электронными таблицами и т. д.
Возможность команд видеть обновления в режиме реального времени означает, что у них всегда есть самая последняя версия, к которой они могут получить доступ откуда угодно, даже с мобильного устройства.
6. Слияние
При организации и документировании процессов и вещей, которые должны быть доступны всей команде, мы используем Confluence, инструмент для совместной работы над контентом от Atlassian.
Confluence позволяет нам организовывать информацию и процессы на портале, который легко организовывать и искать.
Использование confluence для процессов гарантирует, что все используют одни и те же документы и всегда имеют доступ ко всему.
В IMPACT у нас есть руководства и документация практически для всего, что мы регулярно делаем в Confluence.
Благодаря этому в большинстве случаев у кого-то возникает вопрос о том, как выполнить задачу, и он может быстро найти то, что ему нужно, прямо в хабе.
Вступительные документы
Начало работы в новой компании может оказаться нервным и утомительным. Внедрение инструментов адаптации, подобных приведенным ниже, не только сокращает объем бумаги, но и позволяет новым членам команды виртуально заполнять свои документы.
7. Зенефитс
Zenefits - это облачное программное обеспечение, которое мы используем для управления документооборотом, здравоохранением, расчетом заработной платы и вообще всем, что связано с кадрами.
Хотя в Zenefits мне нравится много вещей, больше всего мне нравится то, насколько легко и просто они позволяют заполнять и организовывать оформление документов по адаптации сотрудников.
Несколько лет назад наш традиционный процесс выглядел так:
- Найдите самые последние формы регистрации и, если необходимо, соответствующие формы штата
- Распечатайте формы (или надейтесь, что у удаленного человека есть принтер)
- Сотрудник физически заполняет формы
- Сканирование форм в цифровую папку
- Сканируйте и распечатывайте копии удостоверений личности
- Сканирование фотографий, удостоверяющих личность, в цифровую папку
- Опознайте, что сотрудник не заполнил определенную форму(ы)
- Повторите большую часть описанного выше процесса, пока все формы не окажутся в папке сотрудника
- Вручную введите информацию в систему для проверки анкетных данных
- Введите информацию вручную в электронную таблицу, чтобы отслеживать всю информацию о сотрудниках в одном месте
- Старайтесь обновлять таблицу с информацией
Я уверен, что даже забыл кое-что, но что за хлопоты, правда?
Это был не только разочаровывающий административный процесс с нашей стороны, но и плохой опыт для нового сотрудника.
Теперь, благодаря Zenefits, как только мы вводим в систему основную информацию о сотруднике, необходимые документы автоматически собираются, автоматически заполняются и отправляются сотруднику.
Мало того, сотрудник может поставить цифровую подпись на всем - печать или сканирование не требуются!
Как только они нажимают кнопку «Отправить», все автоматически упорядочивается в профиле их сотрудников, и запрос на проверку анкетных данных отправляется без необходимости пошевелить пальцем.
Если ваш текущий процесс оформления документов похож на наш, я предлагаю протестировать такую платформу, как Zenefits, чтобы сэкономить время, энергию и оставаться в здравом уме.
Новые инструменты дистанционного управления
Если у вас удаленная команда, вам всегда следует тестировать и пробовать новые платформы, чтобы ваши сотрудники получали наилучшие впечатления.
По иронии судьбы, мне пришлось сделать паузу в середине написания этой статьи, чтобы ответить на звонок от компании, которая находится в стадии бета-тестирования, по поводу замечательного продукта для удаленного фона. (Более подробная информация появится, когда они выйдут из бета-версии!)
Если у вас есть удаленные сотрудники, я советую вам оценить инструменты, которые вы используете, чтобы понять, действительно ли они удобны для удаленной работы, и изучить возможности, которые повысят качество работы и производительность всей вашей команды.
Используете ли вы сейчас что-нибудь интересное, о чем мне следует знать? Дайте мне знать в IMPACT Elite!