Когда я учился в колледже, изучая спортивную подготовку (ах!), я провел семестр, работая с командой штата Пенсильвания по регби. Одним из самых захватывающих аспектов этого вида спорта является схватка.
Во время схватки вся команда собирается вместе, на каждой позиции, рука об руку, чтобы двигаться к одной цели: двигаться вперед и получить мяч.
Могло ли я знать, что несколько лет спустя я буду внедрять структуру, названную в честь этой простой игры в регби, не говоря уже о мире входящего маркетинга.
Итак, что общего между регби и управлением проектами?
Это то, чему я научился с тех пор, как мы начали использовать структуру Scrum здесь, в IMPACT, и чем я хочу поделиться с вами!
Scrum как структура управления проектами существует достаточно давно, и большинство людей хотя бы слышали этот термин. Со стороны это часто рассматривают как модное слово в управлении проектами - просто тенденция, и это была моя первоначальная мысль:
Вот еще один новый стиль управления проектами, который обещает решить все наши проблемы, но будет ли это просто еще одной тенденцией, которая через несколько лет будет заменена чем-то другим?
Теперь, когда мы внедрили Scrum в нашей маркетинговой команде по обслуживанию клиентов, я многому научился. И я буду честен с вами: теперь я полный фанатик Scrum. Думаю, ты поймешь, почему.
Что такое Scrum?
Среда Scrum, разработанная Кеном Швабером и Джеффом Сазерлендом в 1990-х годах, представляет собой подход к управлению сложными проектами.
Дуэт использовал его для отдельного управления проектами разработки программного обеспечения, а затем объединил свой опыт в статье, что в конечном итоге привело к написанию книг и разработке программ обучения для команд.
Название Scrum было вдохновлено практикой регби, когда межфункциональные команды собираются вместе, чтобы что-то сделать.
Хотя изначально он был создан для проектов по разработке программного обеспечения, с момента своего создания он использовался самыми разными командами, от производителей автомобилей до маркетинговых команд!
Если вы хотите узнать больше о Scrum и его процессах, существует множество ресурсов. Вы можете за 30 секунд ознакомиться со структурой Scrum Scrum Alliance, чтобы получить краткий обзор, но если вы серьезно рассматриваете возможность внедрения Scrum в своей команде, я настоятельно рекомендую прочитать книгу Джеффа Сазерленда «Скрам: искусство делать вдвое больше работы за половину времени».
Однако моя цель здесь не в том, чтобы научить вас деталям внедрения Scrum. Я хочу рассказать вам об уроках, которые я усвоил в команде, которая использует Scrum для выполнения задач.
Итак, вперед!
Вот некоторые из многих уроков, которые я и моя команда усвоили с момента запуска Scrum шесть месяцев назад.
1. Вам не нужно планировать каждую деталь, прежде чем действовать
Водопадная модель, или традиционное управление проектами, кажется очень организованной.
Вы тратите много времени, обдумывая все, что вам нужно сделать, чтобы завершить проект. Вы планируете каждый этап, который должен произойти, и сколько времени займет каждый. У вас очень хорошая диаграмма того, как все это будет работать.
Единственная проблема в том, как часто эти планы воплощаются в жизнь? Как часто проект идет точно по плану? По моему опыту, никогда. Обычно, когда что-то идет не так или возникает проблема, весь план приходится менять или приостанавливать.
Все время, потраченное на первоначальное планирование, потрачено впустую или, по крайней мере, ваш проект задерживается.
Такие ситуации часто случаются в нашей маркетинговой команде.
Мы планировали все, что собирались сделать на предстоящий месяц, и чувствовали себя прекрасно.
Однако со временем появлялось все больше и больше вещей. Всегда что-то было; пришлось ли клиенту сменить приоритеты, изменить свое мнение или появилась возможность сделать что-то более ценное.
Все планы, которые мы делали в начале месяца, больше не пригодились, и нам пришлось начинать с нуля. Однако в Scrumожидание неожиданностей встроено в ваш процесс.
Каждый день - это возможность сосредоточиться на самом важном, и изменение планов ожидается, а не доставляет неудобства. Звучит здорово, правда?
Это так! Когда вы ожидаете, что произойдет то, чего вы просто не можете предвидеть заранее, это настраивает всю команду на возможность быстро и эффективно менять планы и экономит вам часы времени планирования на стороне пользователя.
2. Ваша команда должна решать проблемы, а не методы, которые вы используете
Часто, когда появляются новые методологии управления проектами или другими процессами, легко захотеть, чтобы они решили все ваши проблемы.
Когда мы готовились к переходу на Scrum, я слышал, как люди говорили что-то вроде: «Со Scrum это не будет проблемой». или «Когда мы запустим Scrum, у нас не будет этой проблемы».
Ну, это не совсем так. Дело не в том, что использование Scrum предотвращает возникновение проблем или что-то идет не так, а в том, что Scrum позволяет вам быстро и эффективно решать проблемы, которые у вас есть, как команда.
На самом деле это одна из моих любимых частей использования Scrum.
Когда возникает проблема, это проблема всей команды, и вся команда должна объединиться, чтобы найти решение, независимо от их роли или положения.
Это вернуло меня к образу схватки в регби – каждый человек, на любой позиции, собирается вместе, чтобы переместить мяч вперед. Вот что это такое!
Scrum дает вам структуру для постоянного улучшения.
Ежедневно и еженедельно проводятся «церемонии» (так называемые встречи), на которых команда постоянно задает друг другу вопросы, например: «Что мы сделали хорошо?» «Что мы могли бы улучшить?» и «Какие действия помогут нам решить эту проблему?»
Проблемы быстро выносятся на обсуждение, обсуждаются, и команда работает вместе, чтобы найти эффективное решение. Это прекрасная вещь.
Когда вы и остальные члены вашей команды берете на себя ответственность за все, что происходит внутри команды, каждый получает возможность присоединиться к решению проблем. Не нужно обвинять других или систему, нужно только работать над решением любой возникшей проблемы.
3. Пожертвовав небольшим количеством времени на общение, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе
Один из основных ритуалов Scrum - ежедневный стендап.
Ваша команда собирается каждое утро на 15 минут, и все говорят:
- что они делали вчера
- что они собираются делать сегодня
- какие препятствия мешают им делать то, что им нужно
Когда я впервые услышал об этом, мне показалось, что это звучит смешно. Каждое утро? Разве это не слишком много?
Ответ: нет, это не так.
Ежедневные стендапы эффективны по нескольким причинам. Во-первых, они держат всю команду в курсе того, над чем они работают. Во-вторых, каждый в команде видит, какие препятствия мешают команде двигаться вперед, и может решить их на месте, если это возможно, или подготовиться, если это невозможно.
Наконец, это позволяет команде оценить, какой прогресс был достигнут и где каждому нужно повернуть время, чтобы убедиться, что все выполнено.
В долгосрочной перспективе такие стендапы действительно экономят время. Выделение 75 минут в неделю может сэкономить вашей команде часы времени, компенсируя недостаток первоначального общения.
4. Многозадачность - это не всегда хорошо
Возможность делать несколько дел одновременно часто считается положительным моментом, но в Scrum-командах это не так.
Есть отличное исследование о том, почему многозадачность на самом деле не позволяет сделать больше.
При использовании Scrum вы работаете над одной задачей за раз, пока она не будет завершена и не отправлена на проверку другому члену команды. Это позволяет команде двигаться вперед, поддерживая постоянный поток задач посредством внутреннего рассмотрения и принятия, а не сразу большими порциями.
Если у кого-то есть задача, которая зависит от того, над чем вы работаете, это также гарантирует, что вы выполните ее как можно быстрее, чтобы дать ему возможность работать над тем, что ему нужно.
Полное раскрытие: я нарушил это правило, когда писал этот пост, и чувствую себя очень виноватым. И да, это меня замедлило. Уф. Рад, что избавился от этого.
5. Ваш успех=успех команды. Всё или ничего
Scrum - это команда. Не имеет значения, выполнили ли вы много работы на этой неделе, если ваша команда этого не сделала. Вы поднимаетесь и падаете вместе со своей командой.
Хотя это потенциально может расстраивать, это мотивирует всех делать все возможное, чтобы помочь друг другу, а также дает утешение, зная, что успех - это не только ваша ответственность.
Недавно у нашей команды была действительно продуктивная неделя, одна из лучших, но это была одна из моих наименее продуктивных недель.
При традиционном управлении проектами я бы чувствовал себя ужасно, но в Scrum продуктивность переопределяется в контексте команды. Даже если я не внес столько ощутимой работы, как обычно, я внес свой вклад другими способами, благодаря которым наша команда в целом провела отличную неделю.
Наоборот, если у меня действительно «продуктивная» неделя, но остальная часть моей команды почти ничего не делает, мне нечего праздновать, потому что моя личная скорость не имеет значения, если скорость команды не следует за ней.
Это мотивирует меня помогать решать не только свои проблемы, но и проблемы всех членов команды.
6. Не начинайте работу, которую не сможете закончить
Это сложный вопрос.
Вы когда-нибудь начинали работать над чем-то и на полпути понимали, что у вас нет всего, что вам нужно для завершения этого дела, или вам нужен кто-то другой, чтобы закончить то, над чем они работают, прежде чем вы сможете закончить?
Работа может застрять в этой золотой середине на неопределенный срок, и это замедляет как вас, так и команду. Чтобы избежать этого, в Scrum используется термин «Критерии приемки», который точно определяет, что необходимо выполнить, чтобы задача была помечена как выполненная.
Если для чего-то нет четких критериев приемлемости или вы смотрите на это и понимаете, что у вас нет всего, что вам нужно, чтобы действительно это сделать, вы не начинаете это.
Ключ на вынос
Использование Scrum-фреймворка принесло нашей команде удивительные результаты. Я могу с уверенностью сказать, что Scrum сделал нашу команду лучше на многих уровнях: от повышения продуктивности команды до улучшения коммуникации и повышения уровня счастья.
Вот лишь несколько конкретных способов, которыми Scrum улучшил нашу команду:
- Повышение прозрачности отношений с клиентами.
- При использовании Scrum каждый спринт (то есть неделю) у нас есть список того, над чем именно мы работаем для каждого клиента, и мы делимся этим с ними. Если в середине недели они решат, что хотят, чтобы мы поработали над чем-то другим, мы берем из спринта что-то равноценное и вносим новый приоритет. Это предотвращает расползание объема в любом направлении и позволяет клиентам точно знать, что мы делаем. делаем для них неделю за неделей.
- Улучшение командного взаимодействия и сотрудничества.
- Трудно плохо общаться, когда постоянно проводятся встречи, чтобы обсудить все, что делает команда. Проведение ретроспектив для каждого спринта помогает нам решить любую возникшую проблему и убедиться, что она больше не повторится, а ежедневные стендапы позволяют нам всегда оставаться на одной волне.
- Меньше стресса!
- Я не думаю, что ЛЮБАЯ методология может устранить стресс, но Scrum определенно снижает уровень стресса в нашей команде изо дня в день. Есть что-то очень обнадеживающее в том, чтобы точно знать, что вам нужно сделать и когда это нужно сделать. Это не значит, что мы не испытываем стресса, но наша система управления проектами больше не вызывает этого стресса.
- Увеличена индивидуальная и командная скорость.
- С тех пор, как мы запустили Scrum, мы постоянно наблюдаем стабильный рост объема работы, которую мы можем выполнить как индивидуально, так и в команде. Неудивительно, что по мере того, как мы стали лучше работать в команде, увеличилась и наша индивидуальная скорость. До Scrum у нас не было четкого способа измерить, как много мы сделали, теперь, благодаря Scrum, мы можем ясно видеть, как наша команда улучшается!
- Высокий моральный дух!
- Если бы вы прогулялись по офису здесь, в IMPACT, и спросили людей, как они относятся к Scrum, вы бы не услышали ни одного человека, который бы сказал, что это не принесло агентству огромной выгоды. Нам это очень нравится (если вы еще не поняли!). По всем вышеперечисленным причинам моральный дух в офисе стал выше благодаря принципам, которые нам привил Scrum. Это действительно образ мышления, и именно он настраивает вас на более качественную работу и быстрее.
Эти уроки - лишь некоторые из многих, которые мы усвоили, и я знаю, что их будет еще много. Были ли вы в команде, которая использует Scrum? Дайте нам знать, какие уроки вы извлекли, в комментариях ниже!