Планирование встреч - одна из самых распространенных (и часто раздражающих) задач на современном рабочем месте.
Когда вы пытаетесь объединить группу людей, необходимо учитывать множество факторов.
Возможно, вам приходится работать в соответствии с графиком других или ваш товарищ по команде находится удаленно; Какими бы ни были препятствия, сегодня существует множество приложений и инструментов, которые значительно облегчат задачу.
В сегодняшнюю цифровую эпоху проектные команды чаще работают в нескольких офисах, штатах или даже в нескольких странах, чем в соседних офисах.
В свою очередь, планирование встреч может занять довольно много времени, а также снизить производительность. Когда вы тратите так много времени на то, чтобы выяснить, когда и где встретиться, что забываете, о чем на самом деле вы должны встретиться, это проблема!
Ниже приведены шесть инструментов, которые помогут вам удобно планировать встречи и повысить общую производительность вашего рабочего места.
1. Дудл
Doodle - это веб-инструмент планирования, который позволяет пользователям устанавливать флажки, чтобы указать, в какое время в течение дня или нескольких дней они доступны для встреч. С помощью Doodle вы можете выбрать параметры даты и времени, а затем опросить свою команду, чтобы узнать, что для них лучше всего.
Вы также можете создать общедоступный URL-адрес Doodle, где люди смогут видеть ваше расписание и запрашивать встречу с вами в зависимости от того, когда вы доступны.
Базовая учетная запись бесплатна, но есть также Premium Doodle, которая не содержит рекламы и предназначена для профессионалов и предприятий. Дополнительные функции включают автоматические напоминания, интеграцию с календарем и сквозное шифрование.
Также доступно бесплатное приложение Doodle для iOS и Android.
2. Календарно
Если вы получаете много приглашений на встречи от людей за пределами вашей организации, попробуйте Calendly.
Благодаря удобному интерфейсу Calendly позволяет вам легко указывать предпочтения времени встречи и делиться своей личной страницей с другими, чтобы выбрать доступное время с помощью приглашения в календаре.
Однако особенным этот инструмент делает то, что его можно легко интегрировать в программное обеспечение, которое ваша команда уже использует, например Infusionsoft, MailChimp, Gmail, Salesforce, Zapier или даже Slack.
Вы можете бесплатно подписаться на Calendly с помощью учетной записи Google, но есть также премиум-версия с лучшей поддержкой, персонализированными уведомлениями, различными типами и продолжительностью событий и автоматическими напоминаниями.
Поясняя простоту использования Calendly, Клэр Суэллентроп (директор по маркетингу) сказала: «Мы снижаем барьер для входа в забронированные встречи, поскольку для этого требуется всего три клика со стороны приглашенного и не требуется никакой регистрации или регистрации». от них заранее - это заманчиво, а не подавляюще».
3. Джини
Genee - мечта мобильного планировщика встреч, работающая с Gmail, iCloud и Office 365.
Все, что вам нужно сделать, это скопировать адрес электронной почты Джини в своем электронном письме, указать запрошенный период времени и другие детали мероприятия (например, время или место), затем Джини отправит электронное письмо всем участникам и предложит варианты времени в зависимости от вашей доступности. и запрошенные настройки.
Как только время согласовано, Джини добавляет событие в ваш календарь и отправляет сообщение с подтвержденными деталями. Вы также можете планировать сообщения с Genee через текстовые сообщения, Twitter или приложение для iPhone. Это похоже на волшебство.
4. Выберите встречу
Теперь это приложение избавляет от всех хлопот, которые обычно возникают при планировании встречи.
Вместо того, чтобы рассылать всем электронное письмо с указанием случайного времени в надежде, что одно из них сработает, функция «Выбрать собрание» собирает информацию из всех ваших календарей и определяет, когда у всех есть время собраться вместе. (Разумеется, если у всех обновлен календарь.)
Выбрать собрание удобно, поскольку оно позволяет сравнивать вашу доступность с другими участниками, независимо от домена электронной почты, и упрощает планирование с помощью мобильного устройства.
Как только время будет выбрано, Pick также запланирует встречу и уведомит участников по электронной почте.
5. Встречи HubSpot
HubSpot Meetings - это бесплатный инструмент, который поможет вам бронировать встречи без пересылки электронных писем. Если вы занимаетесь продажами, успехами клиентов, предпринимательством и вообще любой профессией, требующей большого количества встреч, это может помочь вам сэкономить массу времени в неделю, чтобы уделять больше времени значимой работе.
Он интегрируется с вашим Календарем Google, Office 365 и HubSpot CRM, поэтому люди всегда смогут видеть самую свежую информацию о вашем наличии.
Вы также можете отправлять ссылки на групповые встречи, чтобы люди могли бронировать время для нескольких человек в вашей организации. Таким образом, потенциальные клиенты могут назначить встречу с торговым представителем, доступность которого лучше всего соответствует их графику.
Если вы обновите свою учетную запись, вы также сможете вставлять ссылки на встречи на свой веб-сайт.
Если вы также используете HubSpot CRM или другие инструменты продаж HubSpot, Meetings является более мощным инструментом благодаря встроенной интеграции и комбинированным возможностям (например, автоматическое добавление контактов в вашу CRM, если вы заказываете с ними встречи).
6. Встречи по борьбе
Grapple Meetings - один из новейших планировщиков встреч. Это приложение, созданное бывшим клиентом IMPACT, компанией Grapple, позволяет вам выбирать разное время встреч и создавать страницу опроса, где люди могут указать, какой вариант для них лучше всего подходит.
Зрители могут видеть, какой выбор сделали другие участники, что упрощает перепланировку друг друга и позволяет большему количеству людей принять участие.
Вы можете бесплатно зарегистрироваться здесь, чтобы получить доступ как к программному обеспечению Grapple для совместной работы, так и к встроенному планировщику встреч. Если вы спросите меня, это хорошая сделка!
Вывод
Планирование встречи может быть хлопотным, но это не обязательно. Чтобы упростить задачу, каждый может использовать некоторые инструменты, которые помогут найти удобное для всех время встречи, рассылку приглашений и последующие заметки.