Мы много говорили о том, что нужно сделать, чтобы навести порядок на вашем захламленном портале HubSpot, но как насчет того, как вообще избежать беспорядка?
В этой статье мы сосредоточимся именно на этом - упреждающих советах по организации вашего портала HubSpot сейчас, чтобы потом не попасть в большой беспорядок.
Организация очень важна, когда дело касается HubSpot.
Если ваш портал неорганизован или не имеет структуры вокруг ваших ресурсов, вы рискуете совершить множество дорогостоящих ошибок, таких как оставление потенциальных клиентов без внимания, отсутствие последовательности и неиспользование всего существующего контента.
Независимо от того, только начинаете ли вы с HubSpot или унаследовали немного беспорядочный портал, никогда не поздно навести порядок для достижения успеха.
Ниже я расскажу о нескольких ошибках, которых следует избегать, чтобы ваш портал был организован.
1. Неправильно называть целевые страницы
Как вы называете свои целевые страницы и другие ресурсы HubSpot, на первый взгляд может показаться тривиальным, но я могу вас заверить, что это совсем не так. Четкие и последовательные соглашения об именах позволяют вам быстрее находить и использовать ваш контент, а другие могут делать то же самое, не задумываясь.
Одна из самых важных вещей, которую следует учитывать при выборе структуры именования, - это выбрать ту, которая соответствует вашему образу работы и будет устойчивой и полезной в долгосрочной перспективе.
Как бы легко это ни казалось, просто озаглавьте свою страницу названием предложения и двигайтесь дальше, есть и другие важные детали, которые вы должны указать, чтобы имя было понятным и его было легко найти.
Например, вы можете сгруппировать целевые страницы по тому, на какой этап воронки они нацелены (TOFU, MOFU или BOFU).
Вы также можете указать аббревиатуру для типа страницы, например LP или TYP, если вы используете целевые страницы и страницы благодарности, чтобы можно было легко сортировать их.
В конечном итоге вы получите следующее соглашение об именах: [Тип страницы] [Этап последовательности] - [Категория] | Название предложения
Благодаря этому вы можете быстро определить, на что вы смотрите, без необходимости переходить по ссылкам.
Как только вы найдете работающую структуру, обязательно поделитесь ею со всей командой, чтобы она была понята, использована и принята всеми.
2. Использование слишком большого количества форм
Слишком много форм на вашем портале может привести к путанице, а в худшем случае - к тому, что контакты останутся без ответа.
Когда у вас слишком много используемых форм, вы можете легко забыть о тех, которые могут не приносить столько стабильного трафика; вы можете забыть обновить последующие электронные письма или рабочие процессы. Если эти действия не заданы точно для каждой формы, вы можете пропустить уведомления об отправке формы или контакт может остаться висящим без каких-либо последующих действий для доставки его предложения или связи с ним.
Самый простой способ избежать этого - иметь меньше форм, которые нужно отслеживать. Вам следует стремиться свести к минимуму количество ненужных форм на вашем портале, чтобы избежать беспорядка и обеспечить четкость действий после отправки формы.
В HubSpot легко минимизировать количество форм, поскольку HubSpot позволяет вам управлять настройками формы на уровне отдельной страницы, а это означает, что вы можете использовать одну и ту же форму во многих местах. Например, вы можете использовать одну и ту же форму для двух разных предложений контента, но обновите настройки страницы для каждого, чтобы иметь отдельные последующие сообщения для этого предложения.
Настраивая эти настройки на уровне страницы, а не на уровне формы, вы всегда будете иметь четкое представление о действиях после отправки, специфичных для этой страницы/предложения.
Аналогично тому, что мы обсуждали выше с целевыми страницами, учитывая группировку форм по тому, на какой этап воронки они нацелены.
Для предложений в верхней части воронки ваша форма, вероятно, запрашивает только такую информацию, как имя и адрес электронной почты, в то время как формы в нижней части воронки запрашивают дополнительную информацию, такую как местоположение, номер телефона, или конкретные вопросы, касающиеся продукта или решения.
Поддерживая и ограничивая себя стандартными формами для каждого этапа воронки, вы значительно упростите свой портал HubSpot.
При необходимости вы по-прежнему можете создавать разовые формы для специальных предложений или конкретных сценариев, но меньшее количество форм поможет обеспечить точное отслеживание и вам будет намного проще составлять отчеты.
3. Отсутствие внутренней структуры пользователей
HubSpot поставляется с множеством отличных встроенных настроек, которые помогут вам организовать права пользователей и структуру команды, чтобы пользователи получали доступ только к тому, что им нужно.
Если на вашем портале HubSpot несколько пользователей, всегда уточняйте доступ каждого человека и команду, к которой он принадлежит.
Если вы этого не сделаете, люди могут получить доступ к областям, которые им не нужны, и могут случайно внести нежелательные изменения. Чтобы избежать этого, определите, кому и к чему нужен доступ, и кто будет суперадминистратором и сможет контролировать и устанавливать доступ других.
Например, людям из отдела продаж, скорее всего, не нужен доступ к маркетинговым инструментам, таким как электронная почта и целевые страницы, поэтому их доступ может быть ограничен инструментами продаж. С другой стороны, членам маркетинговой команды может не потребоваться доступ к специальным инструментам продаж, таким как котировки и специальные предложения.
Если вы не распределяете пользователей по командам, вы также упускаете замечательную возможность отправлять уведомления или назначать задачи определенным командам. Это может быть очень полезно, когда дело касается таких вещей, как маршрутизация потенциальных клиентов или использование живого чата. Вы также не сможете легко отличить аутсорсинговых партнеров от сотрудников в пользовательском представлении.
Используйте этот ресурс для настройки команд на своем портале и обязательно всегда назначайте в команду новых пользователей или создавайте новую, соответствующую их роли.
4. Не удаляя старые контакты
Если вы начнете правильно и будете поддерживать чистоту своей базы данных контактов, это сэкономит вам много времени в дальнейшем. Если ваша база данных будет расти с течением времени без ее организации или управления, это может привести к тому, что вам придется платить за контакты, которые вам не нужны или не нужны. Они могут засорить ваши списки и усложнить сортировку базы данных.
Это означает, что вам следует удалить контакты, которые были отклонены, отписались, являются спамом или неквалифицированными.
Вы также можете удалить контакты, которые не участвуют в работе, не открывали электронные письма или не совершали никакой активности на вашем сайте в течение длительного периода времени.
Для тех, у кого большая база данных и кто не уверен, что нужно удалять контакты, HubSpot недавно объявил, что выпускает новую функцию под названием «Маркетинговые контакты».
Маркетинговые контакты, короче говоря, позволяют вам выбирать, какие контакты вы хотите поддерживать на своем портале и иметь возможность продавать их посредством отправки электронных писем или таргетированной рекламы и т. д. Это контакты, за которые вы платите.
Если вы хотите поддерживать контакты, но не хотите регулярно продавать им, теперь вы можете бесплатно хранить их отдельно - до одного миллиона.
Раньше важно было помнить о лимите контактов, чтобы не платить за контакты, которые не представляли законных возможностей, но теперь у вас будет возможность хранить эти контакты отдельно и платить только за контакты, которые с которым вы хотите связаться.
Вы также можете использовать инструмент списков, чтобы легко сгруппировать контакты, соответствующие вышеуказанным критериям, и подумать, хотите ли вы хранить их в CRM как немаркетинговые контакты или вообще удалить их из своей базы данных.
Совет: Если вы боитесь потерять определенные контакты, вы всегда можете сохранить их в электронной таблице Google или Excel.
Аудит и поддержание чистоты базы данных должны быть постоянным процессом. Незадействованные или отскочившие контакты могут быстро накапливаться, но, настроив процесс сейчас, его можно будет легко промывать и повторять каждые несколько месяцев.
5. Отсутствие структурированного файлового менеджера
Раздел файлов в HubSpot, вероятно, является одним из тех мест, где легче всего попасть в полный беспорядок.
Поскольку здесь хранятся все медиафайлы, здесь наверняка будет много файлов.
Если ваш файловый менеджер неорганизован, вам будет сложнее найти нужные материалы. Меньше всего вам хочется создавать страницу и тратить массу дополнительного времени на поиск изображений и контента для подключения.
При наличии единообразной структуры доступ к файлам должен быть простым и интуитивно понятным, как и к вашим целевым страницам и веб-сайтам.
Совет: не используйте подчеркивания и тире между словами, так как это затрудняет поиск
Есть две ключевые вещи, на которые следует обратить внимание, когда вы думаете об успешной настройке раздела файлов.
Первый – намеренно присваивайте файлам имена, аналогично тому, что мы упоминали о целевых страницах.
Когда вы загружаете изображение или PDF-файл, по умолчанию сохраняется исходное имя файла, что обычно совершенно бесполезно, когда нужно попытаться найти этот файл позже. Поэтому, когда вы загружаете файл, дайте ему описательное имя и прикрепите его к правильной папке.
Если это, например, изображение, пусть имя будет описывать, что это за изображение и/или на какой странице оно находится. Если вы даете имя PDF-файлу, сопровождающему предложение, используйте имя предложения, а затем тип актива.
Сделав это, вы сможете быстро найти все, что вам нужно, с помощью функции поиска.
Указав название и тип актива, вы сможете легко найти его с помощью поиска
Вторая важная часть - создание папок для хранения изображений и документов по назначению и типу. Сюда могут входить такие категории, как логотипы, фотографии, предложения электронных книг, изображения в блогах и т. д.
При загрузке изображений всегда помещайте их в папку, чтобы они всегда были организованы, и ваш инструмент для работы с файлами не превратился в кучу файлов.
Начните организовывать
Неорганизованный портал может привести к пустой трате времени, неэффективному использованию вашего HubSpot и в целом просто к повышению неэффективности. Потратив время на внедрение этих основополагающих передовых организационных практик, вы окупитесь в долгосрочной перспективе.
Теперь, когда вы узнали, какие опасности таит в себе беспорядок на портале HubSpot и какую пользу можно получить от его правильной организации, не ждите!
Начните вносить эти изменения и организовываться, и наблюдайте, как HubSpot масштабируется более эффективно по мере роста ваших активов.