Если вы потратили время, прокручивая эту страницу вверх и вниз, велика вероятность, что вы видели гигантский призыв к действию для IMPACT Live 2018.
Это наше крупнейшее личное мероприятие в году начинается завтра, так что, как может подозревать любой, кто занимается ивент-маркетингом, мы уже в процессе планирования следующего года.
Верно - как бы закрывается одна дверь конференции, но вам не придется ждать целый год, чтобы увидеть, что мы запланировали.
Я буду делиться с вами своим маркетинговым планом и секретами (и, скорее всего, некоторыми легкими выходками) по ходу дела. Просто считайте это своим руководством по маркетингу мероприятий - все происходит в реальном времени.
Итак, хватайте виртуальные ремешки, мятные конфеты в индивидуальной упаковке и крошечные блокнотики, и приступим.
4 вопроса, которые следует задать перед составлением маркетингового плана мероприятия
Когда так много всего нужно планировать, координировать, контролировать и выполнять, технические подробности планирования большого мероприятия могут оказаться совершенно непосильными.
Но, как говорит нам Джули Эндрюс на протяжении последних 50 лет, давайте начнем с самого начала.
Как и все остальное, начало плана мероприятия без видения - лучший способ настроить себя на неудачу.
Очень важно, чтобы ваша команда и ваша организация были полностью согласны с концепцией мероприятия и критериями успеха, прежде чем вы начнете, чтобы вы могли быть уверены, что все, что вы делаете, направлено на достижение этих целей.
Ниже приведены некоторые ключевые вопросы, которые необходимо решить на начальном этапе. Хотя они могут показаться очень простыми, если вы не задумаетесь над ответами на раннем этапе, вы обнаружите, что добиться прогресса будет намного сложнее:
1. Какова общая концепция? Чего ты хочешь достичь?
Прежде чем что-либо еще, четко определите (и запишите в документе, к которому каждый может регулярно получить доступ), чего вы хотите достичь на своем мероприятии и какой тон и информацию вы хотите донести до своих посетителей.
Конечно, это проще, если вы планируете повторяющееся мероприятие, такое как IMPACT Live, но все равно стоит поговорить, чтобы все были на одной волне.
2019 станет третьим IMPACT Live для нашей команды, но поскольку он такой свежий и многие из нас (включая меня) здесь новички, было важно обсудить наши цели и общее видение того, чего мы хотим дальше. событие года, которое будет.
Если вы примете участие, большая часть того, что вы увидите на этой неделе - однотрековое мероприятие, наполненное обильным сочетанием легендарных выступлений и блестящих докладчиков IMPACT - перенесется на следующий год, но это по замыслу, а не по умолчанию.
Наличие такого уровня намерений имеет решающее значение для создания общей картины успеха конференции.
2. Кто будет присутствовать? Сколько человек вы хотите там?
Это решение особенно повлияет на вашу тактику и график продвижения.
- Это мероприятие предназначено только для клиентов/покупателей или только для участников?
- Это отраслевое мероприятие, которое расширяет круг вашей обычной аудитории?
- Мероприятие открыто для публики?
Если ваше мероприятие ограничено клиентами или заказчиками, то, скорее всего, вы уже имеете хорошую оценку того, сколько людей примет в нем участие. С другой стороны, если вы планируете отраслевую конференцию, более широкий круг участников означает более широкую рекламную сеть.
Ни один из подходов не делает продвижение проще или сложнее, но знание того, чем каждый из них отличается, напрямую повлияет на то, как вы задаете рекламный тон и темп продвижения в дальнейшем.
Размер вашего мероприятия и поставленные вами цели посещаемости также напрямую влияют на тип помещения, который вам понадобится, ваш бюджет и количество времени, которое потребуется на планирование.
Однако для некоторых это шокирует, но важно отметить, что размер вашего мероприятия не обязательно означает, что его планирование будет проще, как и длительный график. Я видел, как маркетинговые команды посвящали 18 месяцев планированию конференции на 300 человек, а затем переходили к планированию мероприятия на 1000 человек всего за 6 месяцев. Это выполнимо, хотя лично я бы не рекомендовал это делать.
В целом, вопрос, возвращающий к основам: «Кто будет присутствовать?» помогает определить ожидания для многих других, более сложных элементов вашего мероприятия. Например, наша цель по посещаемости IMPACT Live 2019 - 1000 человек, что вдвое превышает размер аудитории этого года.
Это означает, что нам понадобится гораздо большее пространство, гораздо больший бюджет и большее рекламное окно. Знание этого с самого начала значительно упрощает определение ожиданий (а наши ежемесячные контрольные встречи становятся намного приятнее).
3. Как вы будете измерять успех?
Возможно, вы гонитесь за общим количеством зарегистрировавшихся, пытаетесь получить прибыль в 100 тысяч долларов или работаете над привлечением 30 новых клиентов. Какими бы ни были ваши показатели успеха, убедитесь, что у команды есть полная заинтересованность и регулярная структура отчетности, чтобы отслеживать их на протяжении всего пути.
Даже если ваша цель - что-то вроде повышения узнаваемости бренда, сформулируйте ее до четкой числовой цели, прогресс в достижении которой вы действительно сможете отслеживать.
На нашем мероприятии мы будем встречаться ежемесячно, чтобы сообщать об уровне регистрации и пересматривать бюджет по ходу дела. Наша мера успеха в этом вопросе не в деньгах, но нам все равно нужно следить за своими расходами; расходы на трубы и драпировки быстро выходят из-под контроля!
И не только расходы могут ускользнуть от вас, если вы не настроите показатели.
Не зная, какова цель, и не имея возможности ее измерить, вы лишаете свою команду возможности отмечать меньшие вехи на этом пути.
Команда, которая знает свои цели и имеет возможность знать, когда эти цели были достигнуты (или когда нужно скорректировать курс, если цифры не достигаются), является более сильной и более действенной командой.
При планировании мероприятия этого года команда IMPACT использовала информационные панели Databox, чтобы держать остальную часть организации в курсе наших показателей.
На одном экране мы можем увидеть количество зарегистрировавшихся по типу билета, сумму дохода, которому это соответствует, и множество других важных показателей.
Примечание: в моем списке дел на конец этой недели: настройка панели управления на 2019 год.
4. Какой у вас график?
Когда дело доходит до планирования и маркетинга мероприятия, единственная гарантия - вы всегда будете в курсе событий.
Независимо от контекста, есть несколько очевидных логистических проблем, связанных с планированием мероприятия: вам нужно иметь место, где можно разместить людей (забронировать место), накормить их (найти поставщика провизии) и дать им вещи (потому что все дело в сумке), но вам также понадобится много времени, чтобы создать ажиотаж, забронировать докладчиков (и дать им время для самостоятельного продвижения), определить повестку дня и миллион других вещей, которые необходимо сделать..
Убедитесь, что общие цели по количеству посетителей и доходам также достижимы в установленные вами сроки.
(А если нет, измените либо свои цели, либо свой график. Лучше прислушаться к данным или своей интуиции на раннем этапе, чем осознавать необходимость поворота, когда уже слишком поздно.)
Невозможно переоценить важность этого.
Хотя большинство из нас, занимающихся событийным маркетингом, понимают это (скорее всего, научившись на собственном горьком опыте), есть гораздо больше людей с благими намерениями, которые думают, что все это можно сделать в последнюю минуту. Те, кто входит в команду по организации мероприятий, должны четко сообщить необходимое время и соответствующим образом сформулировать ожидания.
Это так же верно как в первые дни, так и в последние несколько недель, когда закрадывается чувство безотлагательности.
Меньшие этапы и сроки могут помочь команде сохранить мотивацию и достичь промежуточных целей, а не откладывать на потом (хотя мы бы никогда этого не сделали!).
Вехой, установленной для этого первого этапа графика 2019 года (не считая нескольких важных логистических задач, которые необходимо выполнить), является получение 200 зарегистрировавшихся к 1 октября. Зная это, мы начнем регистрацию позже на этой неделе.
Итак, какой план?
На сегодняшний день до открытия IMPACT Live 2019 остался ровно год.
Наша команда встретилась две недели назад, чтобы полностью согласовать нашу концепцию и цели.
(Примечание: эти вопросы обсуждались до того, как я присоединился к команде и забронировал наш сайт - ура! - поэтому было важно встретиться снова и подтвердить план.)
Наша цель - удвоить посещаемость в 2019 году, а это значит, что мы хотим, чтобы на мероприятии в августе следующего года присутствовало 1000 приглашенных профессионалов. Аудитория будет представлять собой здоровую смесь наших клиентов и других людей в отрасли, столь же одержимых цифровым маркетингом, как и мы, и мы договорились измерять успех количеством зарегистрировавшихся, о чем будет сообщаться на ежемесячных собраниях.
При наличии этих важных основ следующим шагом будет запуск новой конференции во время торжеств на этой неделе.
О логистике запуска мероприятия и некоторых первых результатах я расскажу в следующем посте. А я тем временем собираюсь накрыть регистрационный стол. Если вы собираетесь на IMPACT Live 2018, увидимся здесь, в Хартфорде!