Когда какой-то пункт в вашем списке дел становится монстром (не в обиду Шреку), вам нужно нечто большее, чем просто контрольный список, чтобы отслеживать его. Скорее всего, перед вами стоит длительный проект, и вам нужен инструмент, предназначенный для управления им.
В этом посте я поделюсь тремя инструментами управления проектами, которые помогут повысить эффективность и продуктивность вас и вашей команды, но сначала давайте проясним кое-что.
Почему управление проектами?
Кэролин Эджкомб, наш координатор сообщества в IMPACT, пишет: «Управление проектом заключается в использовании различных инструментов и эффективной коммуникации для построения успешных отношений между клиентом и агентством, которые позволяют всем идти в ногу со временем и быть на одной волне».
Ключевым здесь является идея держать «всех в курсе и на одной волне». Это очень важно для успеха любого проекта, и, по сути, в этом вся суть управления проектом; эффективное управление командой.
Что делает команду эффективной?
Команда - это группа людей, работающих вместе для достижения общей цели. Эффективная команда обладает определенными характеристиками и, что более важно, процессом, который позволяет членам ее команды функционировать более эффективно и продуктивно.
Эффективная команда разрабатывает способы разделения ролей и ответственности за результаты своей работы, перенося акцент с одного человека на нескольких человек в команде.
Ниже приведены три инструмента управления проектами, которые помогут вам и вашей команде организовывать, обмениваться информацией и оптимизировать все задачи, связанные с проектом:
1. Асана
Я впервые открыл для себя Асану в 2013 году в креативном агентстве, в котором работал. С тех пор он несколько раз обновлялся, породил приложения для iOS и Android, а также расширил возможности совместной работы как для отдельных лиц, так и для организаций.
По сути, Asana - это программное обеспечение для управления проектами, которое дает вашей команде единое место для просмотра всех дел, связанных документов, заметок и разговоров.
Почему вам стоит попробовать:
Вместо отправки файлов по электронной почте и бесконечных дискуссий в вашем почтовом ящике ваша команда может посетить Asana, чтобы обсудить задачи и просмотреть документы в одном месте. Каждый член вашей команды может видеть обновления в режиме реального времени, назначать друг другу задачи и отмечать выполненные задачи после их завершения.
Добавить и отслеживать несколько проектов на платформе очень просто..
Вы можете структурировать цели и этапы вашего индивидуального проекта в виде простого контрольного списка от начала до конца, упорядочить их по дате или времени их выполнения или сделать их зависимостями, чтобы одно дело не могло быть завершено до тех пор, пока не будут выполнены его подзадачи. закончены.
Вы также можете добавить дополнительную информацию к любой задаче или элементу, например заметки, ссылки, теги и комментарии. А если вы работаете с другими людьми, вы также можете увидеть внесенные ими изменения.
Простое подключение, совместная работа в режиме реального времени - все это есть. Кроме того, Asana бесплатна для отдельных пользователей и групп до 30 пользователей.
Если вы ищете инструмент, который поможет вам и вашей команде организовать ваши проекты, Asana может помочь вам быть в курсе ваших дел, получать обновления от членов команды, которые помогают вам, и фиксировать все, что вы и ваша команда работает в одном месте, чтобы каждый мог быстро к ней обратиться.
2. Трелло
Если вы поклонник личного канбана или даже открыток или стикеров, Trello для вас. Я познакомился с Trello на конференции IMPACT, и мне очень нравится его простота и гибкость. Мы все здесь этим пользуемся!
Почему вам стоит попробовать:
Trello - это быстро и весело. За считанные минуты вы можете организовать все компоненты своих проектов в столбцы и карточки, которые легко перетаскивать, добавлять вспомогательные сведения, комментировать и назначать конкретным членам вашей команды.
С помощью этого инструмента вы также можете создавать разные доски для разных проектов, устанавливать сроки и время выполнения для каждой карточки или набора карточек, добавлять метки и прикреплять файлы, среди прочего. Trello доступен на iOS и Android, а его интерфейс с возможностью перетаскивания хорошо работает на мобильных устройствах.
Trello можно использовать бесплатно, но Trello Gold, премиальный план компании, предлагает вложения файлов большего размера и некоторые визуальные улучшения, такие как смайлики, наклейки и пользовательские фоны.
Помимо нас, Trello - это инструмент управления проектами, который выбирают команды HubSpot, The Verge, The New York Times, Tumblr и других, и не помешает то, что с ним легко и бесплатно начать работу. Вы и ваша команда можете стать одним из 10 миллионов пользователей Trello.
3. Работа в команде
Начиная со следующего месяца вся наша команда IMPACT будет использовать Teamwork в качестве основного инструмента управления проектами. Работа в команде предлагает ряд привлекательных функций, включая возможность определять приоритеты задач, создавать контрольные точки и счета, а также отслеживать свое время.
Почему вам стоит попробовать:
С помощью Teamwork вы также можете просмотреть, что у вас на тарелке, просмотрев календарь командной работы или просмотрев список в формате журнала активности. Он также показывает рабочую нагрузку и моментальный снимок просроченных задач и этапов.
Одной выдающейся особенностью Teamwork является центральная система хранения файлов. В этой системе вы по-прежнему можете прикреплять файлы к задачам и получать доступ к файлам из задач, но вы также можете получить доступ к своим файлам прямо со вкладки «Файлы».
Это большой плюс для команд, которые хотят объединить весь обмен файлами в одном приложении, где происходит управление проектами.
Существуют и другие замечательные функции Teamwork, такие как интеграция с Google Диском, интеграция с электронной почтой и элементы для совместной работы (например, сообщения и общие заметки). Неудивительно, почему наше агентство переходит на платформу Teamwork!
Ключ на вынос
Подведем итоги: теперь вы знаете, насколько важно управление проектами и как оно может помочь вам создать эффективную команду. Будь то назначение задач, отслеживание времени, обмен файлами или просто поддержание организованности, существует множество инструментов управления проектами, которые помогут вам оптимизировать весь процесс. В этом посте я дал вам три (т. е. Asana, Trello и Teamwork), но есть и множество других инструментов, которые вы можете изучить.
Если вы использовали какой-либо из этих трех инструментов управления проектами, расскажите нам об этом! Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже или расскажите нам о других инструментах, которые вы используете.